深圳國(guó)內(nèi)商旅管理辦法總則目的與依據(jù)為了規(guī)范深圳市企業(yè)及組織的國(guó)內(nèi)商旅活動(dòng)管理，提高商旅資源的使用效率，降低商旅成本，保障員工的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合深圳市的實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于注冊(cè)地在深圳市的各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“組織”）開展的國(guó)內(nèi)商旅活動(dòng)管理。本辦法所指的國(guó)內(nèi)商旅活動(dòng)，是指組織員工因工作需要，在中華人民共和國(guó)境內(nèi)（不包括港澳臺(tái)地區(qū)）進(jìn)行的商務(wù)旅行活動(dòng)，包括出差、參加會(huì)議、培訓(xùn)、商務(wù)洽談等。管理原則組織的國(guó)內(nèi)商旅管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保商旅活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。2.成本控制原則：在保障商旅活動(dòng)順利開展的前提下，合理控制商旅成本，提高資金使用效率。3.便捷性原則：優(yōu)化商旅管理流程，為員工提供便捷、高效的服務(wù)，提高員工的工作體驗(yàn)。4.安全保障原則：重視員工的出行安全，采取必要的安全措施，保障員工在商旅過程中的人身和財(cái)產(chǎn)安全。管理職責(zé)管理部門職責(zé)組織應(yīng)當(dāng)明確專門的商旅管理部門或指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)商旅活動(dòng)的管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善本組織的國(guó)內(nèi)商旅管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.與商旅供應(yīng)商建立合作關(guān)系，進(jìn)行供應(yīng)商的評(píng)估和管理。3.審核員工的商旅申請(qǐng)和報(bào)銷，控制商旅成本。4.收集和分析商旅數(shù)據(jù)，為組織的決策提供支持。5.處理員工在商旅過程中遇到的問題和投訴。員工職責(zé)員工在國(guó)內(nèi)商旅活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)履行以下職責(zé)：1.嚴(yán)格遵守本組織的商旅管理制度和流程，按照規(guī)定申請(qǐng)和報(bào)銷商旅費(fèi)用。2.合理安排商旅行程，選擇經(jīng)濟(jì)、便捷的交通和住宿方式，節(jié)約商旅成本。3.確保商旅活動(dòng)的真實(shí)性和合理性，提供真實(shí)、有效的報(bào)銷憑證。4.遵守國(guó)家法律法規(guī)和當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)俗習(xí)慣，維護(hù)組織的形象和聲譽(yù)。5.在商旅過程中注意自身安全，如遇緊急情況及時(shí)向組織報(bào)告。商旅申請(qǐng)與審批申請(qǐng)流程員工需要進(jìn)行國(guó)內(nèi)商旅活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)提前填寫《國(guó)內(nèi)商旅申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明商旅的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，并提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)至少包含以下內(nèi)容：1.申請(qǐng)人姓名、部門、職位。2.商旅目的地和出發(fā)地。3.商旅時(shí)間（包括出發(fā)時(shí)間和返回時(shí)間）。4.商旅目的和具體行程安排。5.預(yù)計(jì)交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用等。6.其他需要說明的事項(xiàng)。審批權(quán)限組織應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的管理架構(gòu)和審批流程，明確不同層級(jí)的審批權(quán)限。一般情況下，員工的商旅申請(qǐng)應(yīng)當(dāng)按照以下流程進(jìn)行審批：1.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工的商旅申請(qǐng)進(jìn)行初審，主要審核商旅的必要性、行程安排的合理性以及預(yù)計(jì)費(fèi)用的準(zhǔn)確性。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)員工的商旅申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，主要審核費(fèi)用預(yù)算是否符合組織的規(guī)定，是否有足夠的資金支持等。3.高層領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)于涉及金額較大或重要的商旅活動(dòng)，需要經(jīng)過高層領(lǐng)導(dǎo)的最終審批。特殊情況處理如因緊急情況需要臨時(shí)安排商旅活動(dòng)，員工無法提前提交申請(qǐng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人口頭報(bào)告，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。交通與住宿管理交通工具選擇員工在選擇交通工具時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)商旅的距離、時(shí)間、成本等因素綜合考慮，優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)、便捷的交通工具。一般情況下，建議按照以下原則選擇交通工具：1.短途商旅（距離較近、時(shí)間較短）：可以選擇汽車、火車等交通工具。2.長(zhǎng)途商旅：可以選擇飛機(jī)、高鐵等交通工具。但對(duì)于經(jīng)濟(jì)艙位的選擇，應(yīng)當(dāng)根據(jù)組織的規(guī)定執(zhí)行。交通費(fèi)用報(bào)銷員工的交通費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)當(dāng)按照組織的規(guī)定執(zhí)行，提供真實(shí)、有效的報(bào)銷憑證。報(bào)銷憑證應(yīng)當(dāng)包括車票、機(jī)票、船票等，憑證上的信息應(yīng)當(dāng)與申請(qǐng)表中的行程信息一致。對(duì)于因特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具的，應(yīng)當(dāng)事先獲得相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并在報(bào)銷時(shí)說明原因。住宿安排員工在選擇住宿時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)商旅目的地的實(shí)際情況和組織的規(guī)定，選擇安全、衛(wèi)生、經(jīng)濟(jì)的酒店或旅館。組織可以根據(jù)不同的地區(qū)和級(jí)別，制定相應(yīng)的住宿標(biāo)準(zhǔn)。員工的住宿費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)當(dāng)按照組織的規(guī)定執(zhí)行，提供真實(shí)、有效的報(bào)銷憑證。報(bào)銷憑證應(yīng)當(dāng)包括住宿費(fèi)發(fā)票、住宿清單等，憑證上的信息應(yīng)當(dāng)與申請(qǐng)表中的住宿信息一致。特殊情況處理如因商旅活動(dòng)的需要，員工需要在非工作時(shí)間或節(jié)假日出行，或者需要延長(zhǎng)住宿時(shí)間的，應(yīng)當(dāng)事先獲得相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并在報(bào)銷時(shí)說明原因。餐飲與補(bǔ)貼管理餐飲費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)組織可以根據(jù)不同的地區(qū)和級(jí)別，制定相應(yīng)的餐飲費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。員工的餐飲費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)當(dāng)按照組織的規(guī)定執(zhí)行，提供真實(shí)、有效的報(bào)銷憑證。報(bào)銷憑證應(yīng)當(dāng)包括餐飲發(fā)票等，憑證上的信息應(yīng)當(dāng)與申請(qǐng)表中的餐飲信息一致。補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)組織可以根據(jù)員工的出差天數(shù)和地區(qū)差異，給予一定的出差補(bǔ)貼。補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)根據(jù)組織的實(shí)際情況和市場(chǎng)行情進(jìn)行合理確定，并在制度中明確規(guī)定。出差補(bǔ)貼一般包括伙食補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼等，補(bǔ)貼的發(fā)放方式和時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照組織的規(guī)定執(zhí)行。特殊情況處理如因商旅活動(dòng)的需要，員工需要在非工作時(shí)間或節(jié)假日用餐，或者需要招待客戶的，應(yīng)當(dāng)事先獲得相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并在報(bào)銷時(shí)說明原因。費(fèi)用報(bào)銷管理報(bào)銷流程員工完成商旅活動(dòng)后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)填寫《國(guó)內(nèi)商旅費(fèi)用報(bào)銷單》，并附上相關(guān)的報(bào)銷憑證，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。報(bào)銷單應(yīng)當(dāng)詳細(xì)說明各項(xiàng)費(fèi)用的名稱、金額、用途等信息，并與申請(qǐng)表中的信息一致。財(cái)務(wù)部門在收到員工的報(bào)銷申請(qǐng)后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行審核，審核通過后按照組織的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷憑證要求員工的報(bào)銷憑證應(yīng)當(dāng)真實(shí)、有效、完整，符合國(guó)家法律法規(guī)和組織的規(guī)定。報(bào)銷憑證應(yīng)當(dāng)包括發(fā)票、車票、機(jī)票、住宿清單等，憑證上的信息應(yīng)當(dāng)清晰、準(zhǔn)確，與申請(qǐng)表中的信息一致。對(duì)于不符合要求的報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)間限制員工應(yīng)當(dāng)在完成商旅活動(dòng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)，逾期未提交的，應(yīng)當(dāng)說明原因，并獲得相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。費(fèi)用審計(jì)組織應(yīng)當(dāng)定期對(duì)員工的商旅費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇組織應(yīng)當(dāng)選擇具有良好信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量高、價(jià)格合理的商旅供應(yīng)商建立合作關(guān)系。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和評(píng)估，考慮以下因素：1.供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽(yù)。2.供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和口碑。3.供應(yīng)商的價(jià)格和優(yōu)惠政策。4.供應(yīng)商的信息化水平和服務(wù)能力。合作協(xié)議簽訂組織與商旅供應(yīng)商建立合作關(guān)系后，應(yīng)當(dāng)簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：1.服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。2.價(jià)格和結(jié)算方式。3.保密條款和違約責(zé)任。4.合作期限和終止條件。供應(yīng)商評(píng)估與管理組織應(yīng)當(dāng)定期對(duì)商旅供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、合作情況等進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行供應(yīng)商的調(diào)整和優(yōu)化。對(duì)于服務(wù)質(zhì)量差、價(jià)格不合理、合作不誠(chéng)信的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)及時(shí)終止合作。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)收集組織應(yīng)當(dāng)建立完善的商旅數(shù)據(jù)收集機(jī)制，收集員工的商旅申請(qǐng)、審批、報(bào)銷等相關(guān)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)收集應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，為后續(xù)的分析和決策提供支持。數(shù)據(jù)分析組織應(yīng)當(dāng)定期對(duì)收集到的商旅數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解商旅活動(dòng)的情況和趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)分析可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：1.費(fèi)用分析：分析不同部門、不同項(xiàng)目的商旅費(fèi)用支出情況，找出費(fèi)用控制的重點(diǎn)和難點(diǎn)。2.行程分析：分析員工的行程安排和交通工具選擇情況，優(yōu)化行程安排，提高效率。3.供應(yīng)商分析：分析不同供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和價(jià)格水平，評(píng)估供應(yīng)商的合作效果。決策支持組織應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，制定相應(yīng)的管理策略和措施，為組織的決策提供支持。例如，根據(jù)費(fèi)用分析的結(jié)果，調(diào)整商旅標(biāo)準(zhǔn)和審批流程；根據(jù)行程分析的結(jié)果，優(yōu)化商旅行程安排；根據(jù)供應(yīng)商分析的結(jié)果，調(diào)整供應(yīng)商合作策略等。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督組織應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)國(guó)內(nèi)商旅活動(dòng)的監(jiān)督和檢查。內(nèi)部監(jiān)督可以包括以下幾個(gè)方面：1.審計(jì)部門定期對(duì)商旅費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。2.管理部門定期對(duì)員工的商旅申請(qǐng)和報(bào)銷進(jìn)行抽查，檢查