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杭州銀行存貨管理辦法總則目的為加強(qiáng)杭州銀行存貨管理,規(guī)范存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)出、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié),保證存貨的安全、完整,提高存貨使用效率,降低經(jīng)營(yíng)成本,根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和銀行業(yè)相關(guān)規(guī)定,結(jié)合本行實(shí)際情況,特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于杭州銀行各級(jí)分支機(jī)構(gòu)及總行各部門的存貨管理活動(dòng)。本辦法所指存貨是指本行在日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中持有以備出售的商品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料和物料等,包括但不限于辦公用品、低值易耗品、固定資產(chǎn)維修用備件、抵債資產(chǎn)等。管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理:總行對(duì)全行存貨管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃,各分支機(jī)構(gòu)在總行的指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本單位存貨的具體管理工作。2.預(yù)算控制,合理儲(chǔ)備:存貨的采購(gòu)和儲(chǔ)備應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要,結(jié)合預(yù)算進(jìn)行合理安排,避免積壓和浪費(fèi)。3.安全完整,賬實(shí)相符:建立健全存貨管理制度,確保存貨的安全、完整,定期進(jìn)行盤點(diǎn),做到賬實(shí)相符。4.效益優(yōu)先,降低成本:在保證業(yè)務(wù)正常開(kāi)展的前提下,注重存貨的使用效益,降低存貨采購(gòu)、存儲(chǔ)和管理成本。存貨管理職責(zé)分工總行層面1.財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)制定全行存貨管理制度和核算辦法,指導(dǎo)和監(jiān)督各分支機(jī)構(gòu)的存貨管理和核算工作。審核各分支機(jī)構(gòu)的存貨采購(gòu)預(yù)算,控制存貨資金支出。定期對(duì)全行存貨進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,為管理層提供決策支持。2.采購(gòu)管理部門根據(jù)各部門和分支機(jī)構(gòu)的需求,編制存貨采購(gòu)計(jì)劃,組織采購(gòu)活動(dòng)。選擇合格的供應(yīng)商,簽訂采購(gòu)合同,確保采購(gòu)的存貨質(zhì)量符合要求,價(jià)格合理。負(fù)責(zé)采購(gòu)貨物的驗(yàn)收和入庫(kù)工作,及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。3.實(shí)物管理部門負(fù)責(zé)存貨的日常保管和維護(hù)工作,確保存貨的安全、完整。建立存貨實(shí)物臺(tái)賬,記錄存貨的收發(fā)存情況,定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)賬目。組織存貨的盤點(diǎn)工作,及時(shí)處理盤盈、盤虧等問(wèn)題。4.使用部門提出存貨需求申請(qǐng),經(jīng)審批后負(fù)責(zé)領(lǐng)用和使用存貨。合理使用存貨,提高存貨使用效率,避免浪費(fèi)。配合實(shí)物管理部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行存貨盤點(diǎn)工作。分支機(jī)構(gòu)層面分支機(jī)構(gòu)應(yīng)參照總行的職責(zé)分工,明確各部門和崗位在存貨管理中的職責(zé),確保存貨管理工作的有效開(kāi)展。存貨采購(gòu)管理采購(gòu)預(yù)算編制各部門和分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實(shí)際情況,在每年年末編制下一年度的存貨采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等詳細(xì)信息,并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核后報(bào)總行財(cái)務(wù)管理部門。采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)管理部門根據(jù)各部門和分支機(jī)構(gòu)的采購(gòu)預(yù)算和實(shí)際需求,制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)的時(shí)間、方式、供應(yīng)商等內(nèi)容,確保采購(gòu)工作的有序進(jìn)行。采購(gòu)方式選擇1.公開(kāi)招標(biāo):對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高的存貨,應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu),以確保采購(gòu)的公平、公正、公開(kāi)。2.邀請(qǐng)招標(biāo):對(duì)于采購(gòu)金額較大、供應(yīng)商數(shù)量有限的存貨,可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判:對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊的存貨,或者緊急采購(gòu)項(xiàng)目,可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式進(jìn)行采購(gòu)。4.單一來(lái)源采購(gòu):對(duì)于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的存貨,或者發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的存貨,可以采用單一來(lái)源采購(gòu)的方式。供應(yīng)商選擇采購(gòu)管理部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄,對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行綜合評(píng)估,選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。在采購(gòu)過(guò)程中,應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商。采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)管理部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同前,應(yīng)仔細(xì)審核合同條款,確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和本行的要求。合同應(yīng)明確采購(gòu)的存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款,以及雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)的存貨到貨后,采購(gòu)管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括存貨的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等是否符合合同要求。對(duì)于驗(yàn)收合格的存貨,應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù);對(duì)于驗(yàn)收不合格的存貨,應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理,要求供應(yīng)商換貨、退貨或采取其他補(bǔ)救措施。存貨驗(yàn)收管理驗(yàn)收人員存貨驗(yàn)收工作應(yīng)由采購(gòu)管理部門、實(shí)物管理部門和使用部門的相關(guān)人員共同參與。對(duì)于重要的存貨,還應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)存貨驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。對(duì)于沒(méi)有明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的存貨,應(yīng)參照同類產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收程序1.采購(gòu)管理部門在收到存貨后,應(yīng)及時(shí)通知實(shí)物管理部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和送貨清單,對(duì)存貨的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢查。3.對(duì)于需要進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)的存貨,應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)檢測(cè)方法進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)。4.驗(yàn)收合格后,驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn),并將驗(yàn)收單分別送交采購(gòu)管理部門、實(shí)物管理部門和財(cái)務(wù)部門。5.對(duì)于驗(yàn)收不合格的存貨,驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上注明不合格情況,并及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系,要求供應(yīng)商處理。驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員應(yīng)做好驗(yàn)收記錄,記錄驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)作為存貨管理的重要檔案資料妥善保存。存貨保管管理保管場(chǎng)所實(shí)物管理部門應(yīng)根據(jù)存貨的性質(zhì)和特點(diǎn),選擇合適的保管場(chǎng)所。保管場(chǎng)所應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件,確保存貨的安全。存貨分類存放存貨應(yīng)按照類別、品種、規(guī)格等進(jìn)行分類存放,便于管理和查找。對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品,應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門保管。存貨標(biāo)識(shí)實(shí)物管理部門應(yīng)在存貨存放地點(diǎn)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí),標(biāo)明存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息,以便于識(shí)別和管理。存貨盤點(diǎn)實(shí)物管理部門應(yīng)定期對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn),盤點(diǎn)周期一般為每月、每季度或每年。盤點(diǎn)時(shí),應(yīng)與財(cái)務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對(duì),確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈、盤虧的存貨,應(yīng)查明原因,及時(shí)處理,并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。存貨維護(hù)保養(yǎng)實(shí)物管理部門應(yīng)定期對(duì)存貨進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng),確保存貨的質(zhì)量和性能。對(duì)于易損壞、易變質(zhì)的存貨,應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。存貨發(fā)出管理領(lǐng)用申請(qǐng)使用部門需要領(lǐng)用存貨時(shí),應(yīng)填寫存貨領(lǐng)用申請(qǐng)表,注明領(lǐng)用的存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息,并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字。對(duì)于重要的存貨,還應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)用審批實(shí)物管理部門收到領(lǐng)用申請(qǐng)表后,應(yīng)根據(jù)庫(kù)存情況和領(lǐng)用申請(qǐng)的合理性進(jìn)行審批。對(duì)于符合規(guī)定的領(lǐng)用申請(qǐng),應(yīng)予以批準(zhǔn);對(duì)于不符合規(guī)定的領(lǐng)用申請(qǐng),應(yīng)拒絕批準(zhǔn),并說(shuō)明理由。領(lǐng)用發(fā)放實(shí)物管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請(qǐng)表,發(fā)放存貨。發(fā)放時(shí),應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放,并在存貨實(shí)物臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況。發(fā)出核算財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表和實(shí)物管理部門提供的存貨發(fā)放記錄,及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理,減少存貨的賬面價(jià)值。存貨盤點(diǎn)管理盤點(diǎn)計(jì)劃制定實(shí)物管理部門應(yīng)在每年年初制定年度存貨盤點(diǎn)計(jì)劃,明確盤點(diǎn)的時(shí)間、范圍、方法、人員等。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)總行財(cái)務(wù)管理部門備案。盤點(diǎn)方法存貨盤點(diǎn)可以采用實(shí)地盤點(diǎn)法、技術(shù)推算法等方法。對(duì)于數(shù)量較多、價(jià)值較低的存貨,可以采用技術(shù)推算法進(jìn)行盤點(diǎn);對(duì)于數(shù)量較少、價(jià)值較高的存貨,應(yīng)采用實(shí)地盤點(diǎn)法進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)程序1.盤點(diǎn)前,實(shí)物管理部門應(yīng)做好準(zhǔn)備工作,包括清理存貨、核對(duì)賬目、準(zhǔn)備盤點(diǎn)工具等。2.盤點(diǎn)時(shí),盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃和方法,對(duì)存貨進(jìn)行逐一盤點(diǎn),并記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.盤點(diǎn)結(jié)束后,盤點(diǎn)人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告,報(bào)告盤點(diǎn)的結(jié)果、盤盈盤虧情況及原因分析等。4.對(duì)于盤盈盤虧的存貨,應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理,經(jīng)審批后進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。盤點(diǎn)結(jié)果處理1.對(duì)于盤盈的存貨,應(yīng)查明原因,屬于漏記、錯(cuò)記等原因造成的,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整;屬于無(wú)主財(cái)產(chǎn)的,應(yīng)按照規(guī)定上繳財(cái)政。2.對(duì)于盤虧的存貨,應(yīng)查明原因,屬于正常損耗的,應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核銷;屬于人為因素造成的,應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任,并要求其賠償損失。存貨核算管理核算方法財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和本行的會(huì)計(jì)核算制度,對(duì)存貨進(jìn)行核算。存貨的核算方法應(yīng)保持一致,不得隨意變更。賬務(wù)處理1.采購(gòu)存貨時(shí),應(yīng)根據(jù)采購(gòu)發(fā)票和入庫(kù)單,借記“存貨”科目,貸記“銀行存款”、“應(yīng)付賬款”等科目。2.發(fā)出存貨時(shí),應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表和出庫(kù)單,借記“業(yè)務(wù)及管理費(fèi)”、“其他業(yè)務(wù)成本”等科目,貸記“存貨”科目。3.盤盈存貨時(shí),應(yīng)借記“存貨”科目,貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目;經(jīng)批準(zhǔn)后,借記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目,貸記“營(yíng)業(yè)外收入”等科目。4.盤虧存貨時(shí),應(yīng)借記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目,貸記“存貨”科目;經(jīng)批準(zhǔn)后,根據(jù)不同情況進(jìn)行賬務(wù)處理,屬于正常損耗的,借記“業(yè)務(wù)及管理費(fèi)”科目,貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目;屬于人為因素造成的,借記“其他應(yīng)收款”科目,貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目。財(cái)務(wù)報(bào)表列示存貨應(yīng)在資產(chǎn)負(fù)債表中單獨(dú)列示,并按照成本與可變現(xiàn)凈值孰低計(jì)量。對(duì)于存貨的跌價(jià)準(zhǔn)備,應(yīng)在利潤(rùn)表中作為資產(chǎn)減值損失進(jìn)行列示。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)總行內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)各分支機(jī)構(gòu)的存貨管理情況進(jìn)行審計(jì),檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)出、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)是否規(guī)范,以及存貨的賬實(shí)是否相符等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)
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