征信中心檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)征信中心檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，保障征信業(yè)務(wù)的規(guī)范開展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《征信業(yè)管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合征信中心實(shí)際工作情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于征信中心各類檔案的管理活動(dòng)，包括但不限于企業(yè)和個(gè)人征信業(yè)務(wù)檔案、行政辦公檔案、財(cái)務(wù)檔案、信息技術(shù)檔案等。檔案定義本辦法所稱檔案，是指征信中心在業(yè)務(wù)開展、行政管理、技術(shù)研發(fā)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則檔案管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案完整與安全、便于利用的原則，確保檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化。組織與職責(zé)檔案管理機(jī)構(gòu)征信中心設(shè)立檔案管理委員會(huì)，作為檔案管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審定檔案管理的重大事項(xiàng)和發(fā)展規(guī)劃。檔案管理委員會(huì)下設(shè)檔案管理部門，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等日常管理工作。各部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門和職能部門是檔案形成的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步審核工作，并按規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交檔案。檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案的安全和完整。檔案收集收集范圍1.征信業(yè)務(wù)檔案：包括企業(yè)和個(gè)人征信報(bào)告、信用評(píng)級(jí)報(bào)告、信用信息采集記錄、查詢記錄、異議處理記錄等與征信業(yè)務(wù)直接相關(guān)的檔案資料。2.行政辦公檔案：包括各類文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、合同協(xié)議等行政辦公活動(dòng)中形成的檔案資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料。4.信息技術(shù)檔案：包括系統(tǒng)開發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份、技術(shù)方案、網(wǎng)絡(luò)安全日志等信息技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案資料。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的全面性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、真實(shí)的原則，對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理，不得遺漏或損毀。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并與紙質(zhì)檔案保持一致。收集流程1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)形成的檔案資料進(jìn)行整理和分類，并填寫《檔案移交清單》。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，將檔案資料和《檔案移交清單》一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)符合要求的予以接收，并在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)；對(duì)不符合要求的，退回原部門重新整理。檔案整理整理原則檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，采用卷盒或文件夾進(jìn)行裝訂和存放，并編制檔號(hào)和目錄。2.電子檔案：按照檔案的類別、年度等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并編制電子檔案目錄。整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊、目錄清晰。2.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。檔案保管保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀和鼠咬。保管安全1.檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備和報(bào)警裝置，實(shí)行24小時(shí)專人值守，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。檔案盤點(diǎn)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。檔案鑒定鑒定組織檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定工作。檔案鑒定小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成。鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的保存價(jià)值和利用需求，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。鑒定程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理和審查，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)初步鑒定意見進(jìn)行審核，形成最終鑒定結(jié)論。3.對(duì)于經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定結(jié)論，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理委員會(huì)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀記錄檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔備查。檔案利用利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、安全、便捷的原則，在確保檔案安全的前提下，為征信中心的業(yè)務(wù)開展和管理決策提供有效的檔案支持。利用范圍1.內(nèi)部利用：征信中心內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱和利用本部門形成的檔案資料，以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他檔案資料。2.外部利用：外部單位和個(gè)人因合法需求，可以按照規(guī)定的程序查閱和利用征信中心的檔案資料，但應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和征信中心的相關(guān)規(guī)定。利用程序1.內(nèi)部利用：內(nèi)部人員查閱和利用檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部利用：外部單位和個(gè)人查閱和利用檔案資料，應(yīng)持有效證件和相關(guān)證明材料，向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供給外部單位和個(gè)人。2.檔案資料一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)辦理嚴(yán)格的外借手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。檔案統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面的內(nèi)容。統(tǒng)計(jì)方法檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案的動(dòng)態(tài)變化情況。統(tǒng)計(jì)報(bào)告檔案管理部門應(yīng)定期向檔案管理委員會(huì)和上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和水平。建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和在線查詢利用。2.加強(qiáng)電子檔案的管理，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和利用流程。3.推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的共享和交換，為征信中心的業(yè)務(wù)開展和管理決策提供更加便捷的檔案支持。安全保障在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息的安全和保密。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并