培訓機構(gòu)采購比價評審流程管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強本培訓機構(gòu)采購管理，規(guī)范采購行為，有效控制采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本規(guī)定。通過科學合理的比價評審流程，確保每一項采購決策都能在滿足機構(gòu)運營需求的前提下，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，提升機構(gòu)整體運營效益。2.適用范圍本規(guī)定適用于培訓機構(gòu)全體涉及采購相關(guān)工作的員工，以及參與采購項目的供應商。采購范圍涵蓋教學設(shè)備、辦公用品、教材資料、服務類項目（如場地租賃、宣傳推廣服務等）等各類用于機構(gòu)日常運營及教學活動的物資與服務。3.遵循原則本機構(gòu)采購比價評審工作遵循公開、公平、公正、競爭、效益的原則。公開采購信息，確保所有符合條件的供應商都有機會參與競爭；公平對待每一個供應商，不偏袒任何一方；公正評審，依據(jù)客觀標準進行評價；鼓勵供應商之間的充分競爭，以獲取優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務；同時注重采購效益，確保采購決策符合機構(gòu)的經(jīng)濟利益。4.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本規(guī)定貫徹培訓機構(gòu)“以學員為中心，追求卓越教學品質(zhì)”的經(jīng)營理念。在采購過程中，優(yōu)先選擇能夠提升教學質(zhì)量、保障學員學習體驗的產(chǎn)品和服務。秉持“創(chuàng)新、高效、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化，鼓勵采購團隊積極創(chuàng)新采購方式，提高采購效率，加強內(nèi)部協(xié)作，與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)共同發(fā)展。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.采購領(lǐng)導小組-組成：由機構(gòu)負責人、財務負責人、教學部門負責人等相關(guān)高層管理人員組成。-職責：全面領(lǐng)導和監(jiān)督采購比價評審工作，制定采購戰(zhàn)略和重大采購政策；審批重大采購項目的采購方案、供應商選擇及合同簽訂；協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題，確保采購工作符合機構(gòu)整體發(fā)展戰(zhàn)略和利益。2.采購部門-職責：負責制定采購計劃，根據(jù)機構(gòu)各部門需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購項目和時間；收集、整理和篩選供應商信息，建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫；組織實施采購比價評審工作，按照規(guī)定流程進行詢價、比價、議價等操作；負責采購合同的起草、談判和簽訂工作；跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的物流、質(zhì)量等問題；定期對采購工作進行總結(jié)和分析，向采購領(lǐng)導小組匯報采購績效。3.需求部門-職責：提出準確的采購需求，詳細說明所需物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間等要求；參與采購項目的技術(shù)評審，為采購部門提供專業(yè)的技術(shù)支持和建議；協(xié)助采購部門對供應商提供的樣品或試用服務進行評估和驗收；對采購物資或服務的使用情況進行反饋，及時提出改進意見。4.財務部門-職責：參與采購預算的編制和審核，對采購項目的成本進行核算和控制；審查采購合同的財務條款，確保合同符合財務規(guī)范和機構(gòu)的財務風險控制要求；協(xié)助采購部門進行價格分析和成本評估，提供財務專業(yè)意見；負責采購款項的支付審核和結(jié)算工作。5.評審小組-組成：根據(jù)采購項目的性質(zhì)和需求，從相關(guān)部門（如教學部門、技術(shù)部門、行政部門等）抽調(diào)專業(yè)人員組成。成員應具備相應的專業(yè)知識、經(jīng)驗和良好的職業(yè)道德。-職責：對采購項目進行綜合評審，包括技術(shù)方案、商務條款、價格水平、供應商信譽等方面；按照評審標準和流程，對供應商的報價和方案進行評價和打分；撰寫評審報告，提出推薦供應商和采購建議，為采購決策提供依據(jù)。三、管理流程1.采購需求提出-需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計使用時間等信息。-《采購需求申請表》經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購計劃制定-采購部門收到《采購需求申請表》后，進行匯總和分析。結(jié)合庫存情況、采購周期、市場供應等因素，制定詳細的采購計劃。-采購計劃包括采購項目名稱、采購數(shù)量、預算金額、預計采購時間、供應商選擇范圍等內(nèi)容，報采購領(lǐng)導小組審批。3.供應商選擇與邀請-采購部門根據(jù)采購項目的要求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選符合條件的供應商，或通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式尋找新的供應商。-向潛在供應商發(fā)出《采購邀請書》，包括采購項目的詳細信息、技術(shù)規(guī)格要求、報價說明、響應截止時間等內(nèi)容。同時，要求供應商提供公司資質(zhì)證明、產(chǎn)品樣本、業(yè)績案例等相關(guān)資料。4.詢價與報價-供應商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，采購部門對供應商的報價進行初步整理和分析。-采購部門可根據(jù)需要，對部分供應商進行進一步的詢價和議價，要求供應商對報價進行澄清或調(diào)整。5.評審準備-采購部門在報價截止后，將供應商的報價文件和相關(guān)資料分發(fā)給評審小組成員。-評審小組成員對采購項目和供應商報價進行詳細研究，制定評審標準和評分細則。評審標準應包括技術(shù)指標、商務條款、價格因素、售后服務等方面，確保評審工作的科學性和公正性。6.評審會議-采購部門組織召開評審會議，評審小組成員參加。-各供應商代表依次對其報價和方案進行陳述和演示。-評審小組成員根據(jù)評審標準和評分細則，對供應商進行獨立打分和評價。評審過程中，可對供應商進行提問和要求進一步說明。-采購部門對評審結(jié)果進行匯總統(tǒng)計，按照得分高低列出供應商排名順序。7.推薦與審批-評審小組根據(jù)評審結(jié)果，撰寫《評審報告》，推薦排名靠前的供應商作為中標候選人，并提出采購建議。-《評審報告》報采購領(lǐng)導小組審批。采購領(lǐng)導小組根據(jù)評審意見和機構(gòu)實際情況，最終確定中標供應商。8.合同簽訂與執(zhí)行-采購部門與中標供應商就采購合同條款進行談判，明確雙方的權(quán)利和義務、產(chǎn)品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標準、售后服務等內(nèi)容。-合同經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由采購部門起草合同文本，報相關(guān)部門審核。審核通過后，由機構(gòu)授權(quán)代表與供應商簽訂合同。-采購部門負責跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保供應商按照合同要求按時、按質(zhì)、按量交付產(chǎn)品或提供服務。需求部門協(xié)助采購部門進行驗收工作，對驗收合格的物資或服務辦理入庫或使用手續(xù)。四、權(quán)利與義務1.員工權(quán)利-員工有權(quán)對采購工作提出意見和建議，如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為，有權(quán)向采購領(lǐng)導小組或相關(guān)監(jiān)督部門舉報。-參與采購評審的員工有權(quán)獲取充分的采購項目信息和供應商資料，以便做出客觀公正的評價。-員工在執(zhí)行采購任務過程中，有權(quán)要求相關(guān)部門和人員提供必要的支持和協(xié)助。2.員工義務-嚴格遵守采購管理制度和流程，認真履行工作職責，確保采購工作的規(guī)范、高效進行。-保守采購過程中涉及的商業(yè)機密、供應商信息和機構(gòu)內(nèi)部信息，不得泄露給外部人員。-積極參與采購培訓和學習，不斷提升自身的專業(yè)知識和技能水平，提高采購工作質(zhì)量。3.供應商權(quán)利-有權(quán)獲取采購項目的詳細信息和要求，在規(guī)定時間內(nèi)提出合理的疑問和澄清要求。-按照公平、公正的原則參與采購競爭，有權(quán)要求采購機構(gòu)對其報價和方案進行客觀評價。-對采購評審結(jié)果有異議的，有權(quán)在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。4.供應商義務-提供真實、準確、完整的公司資質(zhì)證明、產(chǎn)品或服務信息、業(yè)績案例等資料，不得提供虛假材料。-按照采購機構(gòu)的要求和規(guī)定時間提交報價文件和響應方案，積極配合采購評審工作。-如中標，嚴格按照合同約定履行義務，按時、按質(zhì)、按量提供產(chǎn)品或服務，不得擅自變更合同條款。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-成立專門的采購監(jiān)督小組，成員包括機構(gòu)內(nèi)部審計人員、紀檢人員等。負責對采購全過程進行監(jiān)督，確保采購活動依法依規(guī)進行。-監(jiān)督小組有權(quán)檢查采購文件、記錄、合同等資料，對采購過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行抽查和監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并向采購領(lǐng)導小組報告。-建立供應商和員工的投訴舉報渠道，鼓勵對采購過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。對投訴舉報事項進行認真調(diào)查核實，依法依規(guī)處理。2.獎勵機制-對在采購工作中表現(xiàn)突出的員工，如成功降低采購成本、提高采購質(zhì)量、發(fā)現(xiàn)并解決重大采購問題等，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對積極參與采購評審工作，提出合理建議并被采納，為機構(gòu)帶來顯著經(jīng)濟效益的評審小組成員，給予適當獎勵。-對長期合作、信譽良好、產(chǎn)品或服務質(zhì)量優(yōu)秀的供應商，在后續(xù)采購項目中給予優(yōu)先考慮、增加采購份額等激勵措施。3.懲罰機制-對違反采購管理制度和流程的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處分。構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。-對在采購過程中提供虛假資料、惡意串通、圍標串標等違規(guī)行為的供應商，取消其參與采購項目的資格，并列入黑名單。造成機構(gòu)損失的，依法追究其法律責任。-對評審小組成員在評審過程中違反職業(yè)道德、徇私舞弊、泄露評審信息等行為，給予嚴肅處理，取消其評審資格，并視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。六