行政辦公設(shè)備采購驗收管理規(guī)定?

行政辦公設(shè)備采購驗收管理規(guī)定一、總則1.目的為加強(qiáng)本賓館行政辦公設(shè)備采購驗收管理，規(guī)范采購與驗收流程，確保所采購的辦公設(shè)備符合賓館實際工作需要，保證設(shè)備質(zhì)量，控制采購成本，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于賓館行政部門各類辦公設(shè)備的采購與驗收管理工作。辦公設(shè)備包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、辦公桌椅、文件柜、投影儀等用于行政辦公的設(shè)備。3.職責(zé)分工-采購部門：負(fù)責(zé)辦公設(shè)備采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購過程的跟蹤等工作。-使用部門：負(fù)責(zé)提出辦公設(shè)備的采購需求，參與采購技術(shù)參數(shù)的制定，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商考察，負(fù)責(zé)對采購設(shè)備進(jìn)行初步驗收和使用驗收，反饋設(shè)備使用情況。-財務(wù)部門：負(fù)責(zé)對采購預(yù)算進(jìn)行審核，參與采購合同的審核，對采購資金的支付進(jìn)行監(jiān)督與管理，協(xié)助驗收人員對設(shè)備的價格合理性進(jìn)行評估。-驗收小組：由采購部門、使用部門、財務(wù)部門及相關(guān)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對采購的辦公設(shè)備進(jìn)行全面驗收，出具驗收報告。二、采購管理1.采購需求申請-使用部門根據(jù)工作需要，填寫《行政辦公設(shè)備采購需求申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、技術(shù)參數(shù)要求等信息，并預(yù)估采購預(yù)算。-《行政辦公設(shè)備采購需求申請表》需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。2.采購計劃制定-采購部門收到使用部門提交的采購需求申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、技術(shù)參數(shù)的準(zhǔn)確性、預(yù)算的可行性等。-采購部門結(jié)合賓館的整體預(yù)算和實際情況，制定《行政辦公設(shè)備采購計劃》，明確采購設(shè)備的清單、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購計劃需報經(jīng)賓館主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與管理-采購部門建立《行政辦公設(shè)備供應(yīng)商名錄》，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，并對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選。-對有意向合作的供應(yīng)商，采購部門可組織使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況。-根據(jù)考察結(jié)果，采購部門確定合格供應(yīng)商，并與合格供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.采購方式確定-采購部門根據(jù)采購設(shè)備的金額、技術(shù)復(fù)雜程度等因素，選擇合適的采購方式。采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。-對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的辦公設(shè)備采購項目，應(yīng)優(yōu)先采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)的方式，以確保采購過程的公平、公正、公開，獲取優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。-對于金額較小、技術(shù)相對簡單的辦公設(shè)備采購項目，可采用競爭性談判、詢價采購等方式，提高采購效率，降低采購成本。-單一來源采購方式應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和賓館規(guī)定執(zhí)行，僅適用于特定情況下的采購項目，如只能從唯一供應(yīng)商處采購等。5.采購合同簽訂-采購部門與選定的供應(yīng)商就采購設(shè)備的具體條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂《行政辦公設(shè)備采購合同》。采購合同應(yīng)包含設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。-采購合同需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、財務(wù)部門審核通過，并報賓館主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后生效。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。三、驗收管理1.驗收準(zhǔn)備-在設(shè)備預(yù)計到貨前，采購部門應(yīng)及時通知使用部門、財務(wù)部門及相關(guān)技術(shù)人員組成驗收小組，并告知驗收時間、地點(diǎn)、驗收內(nèi)容等信息。-驗收小組應(yīng)熟悉采購合同的各項條款，包括設(shè)備的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，準(zhǔn)備好驗收所需的工具、設(shè)備和文件資料，如檢測儀器、驗收清單、采購合同等。2.初步驗收-設(shè)備到貨時，驗收小組應(yīng)首先對設(shè)備的外包裝進(jìn)行檢查，查看外包裝是否完好無損，有無破損、變形、受潮等情況。如發(fā)現(xiàn)外包裝有問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，并做好記錄。-驗收小組按照采購合同和送貨清單，對設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量進(jìn)行核對，確保設(shè)備與合同約定一致。同時，檢查設(shè)備的外觀是否有瑕疵、劃痕、變形等問題。-對于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，供應(yīng)商應(yīng)安排專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行安裝調(diào)試。驗收小組在安裝調(diào)試過程中，應(yīng)密切關(guān)注設(shè)備的安裝情況，檢查設(shè)備的安裝是否符合規(guī)范要求，運(yùn)行是否正常。3.技術(shù)性能驗收-設(shè)備安裝調(diào)試完成后，驗收小組應(yīng)依據(jù)采購合同規(guī)定的技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對設(shè)備的技術(shù)性能進(jìn)行測試和檢驗。測試內(nèi)容包括設(shè)備的各項功能、性能指標(biāo)、運(yùn)行穩(wěn)定性等方面。-對于一些專業(yè)性較強(qiáng)的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，驗收小組可邀請相關(guān)技術(shù)專家或?qū)I(yè)檢測機(jī)構(gòu)協(xié)助進(jìn)行技術(shù)性能驗收，確保設(shè)備的技術(shù)性能符合要求。-在技術(shù)性能驗收過程中，驗收小組應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備的測試數(shù)據(jù)和運(yùn)行情況，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備的技術(shù)性能不符合合同要求，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取措施解決問題或更換設(shè)備。4.資料驗收-驗收小組應(yīng)檢查供應(yīng)商提供的設(shè)備資料是否齊全，包括設(shè)備的說明書、操作手冊、保修卡、合格證、質(zhì)量檢驗報告等文件資料。資料應(yīng)與設(shè)備的型號、規(guī)格相匹配，且內(nèi)容完整、清晰。-對于進(jìn)口設(shè)備，供應(yīng)商還應(yīng)提供進(jìn)口報關(guān)單、商檢證明等相關(guān)文件資料，確保設(shè)備的合法性和質(zhì)量。5.售后服務(wù)驗收-驗收小組應(yīng)向供應(yīng)商了解設(shè)備的售后服務(wù)內(nèi)容，包括售后服務(wù)期限、售后服務(wù)響應(yīng)時間、維修方式、維修人員資質(zhì)等方面的情況。-供應(yīng)商應(yīng)提供售后服務(wù)承諾函，明確售后服務(wù)的具體條款和責(zé)任。驗收小組應(yīng)檢查供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾是否符合合同要求，以及供應(yīng)商是否具備履行售后服務(wù)承諾的能力。6.驗收報告出具-驗收工作完成后，驗收小組應(yīng)根據(jù)驗收情況出具《行政辦公設(shè)備驗收報告》。驗收報告應(yīng)包括設(shè)備基本信息、驗收時間、驗收地點(diǎn)、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等內(nèi)容，并由驗收小組全體成員簽字確認(rèn)。-驗收報告分為驗收合格和驗收不合格兩種情況。如驗收合格，驗收報告應(yīng)明確設(shè)備符合合同要求，可正式投入使用；如驗收不合格，驗收報告應(yīng)詳細(xì)說明不合格的項目和原因，并提出整改要求和期限。-《行政辦公設(shè)備驗收報告》一式多份，采購部門、使用部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商各留存一份，作為設(shè)備交付使用、支付貨款、售后服務(wù)等工作的依據(jù)。四、付款管理1.預(yù)付款支付-根據(jù)采購合同約定，需要支付預(yù)付款的，采購部門應(yīng)填寫《預(yù)付款支付申請表》，附上采購合同副本、供應(yīng)商的收款賬號等資料，報經(jīng)財務(wù)部門審核、賓館主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門辦理預(yù)付款支付手續(xù)。-財務(wù)部門在支付預(yù)付款前，應(yīng)核對采購合同條款和相關(guān)審批手續(xù)，確保預(yù)付款支付符合規(guī)定。同時，應(yīng)做好預(yù)付款的賬務(wù)處理工作，跟蹤預(yù)付款的使用情況。2.驗收款支付-設(shè)備驗收合格后，采購部門應(yīng)填寫《驗收款支付申請表》，附上《行政辦公設(shè)備驗收報告》、供應(yīng)商開具的發(fā)票等資料，報經(jīng)財務(wù)部門審核、賓館主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門辦理驗收款支付手續(xù)。-財務(wù)部門在支付驗收款時，應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和比例進(jìn)行支付，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。同時，應(yīng)對發(fā)票的真實性、合法性進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)稅務(wù)風(fēng)險。3.質(zhì)保金支付-對于有質(zhì)保金約定的采購項目，在質(zhì)保期屆滿后，如設(shè)備運(yùn)行正常，未出現(xiàn)質(zhì)量問題，使用部門應(yīng)出具《質(zhì)保期無質(zhì)量問題證明》，采購部門填寫《質(zhì)保金支付申請表》，附上相關(guān)證明材料，報經(jīng)財務(wù)部門審核、賓館主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門辦理質(zhì)保金支付手續(xù)。-如在質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備出現(xiàn)質(zhì)量問題，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行維修或更換義務(wù)。如供應(yīng)商未能及時履行義務(wù)，賓館有權(quán)扣除相應(yīng)的質(zhì)保金，用于支付設(shè)備的維修或更換費(fèi)用。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-賓館設(shè)立采購驗收監(jiān)督小組，成員包括紀(jì)檢監(jiān)察部門人員、內(nèi)部審計人員等，負(fù)責(zé)對行政辦公設(shè)備采購驗收過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。-監(jiān)督小組應(yīng)定期對采購驗收工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、驗收工作的準(zhǔn)確性和完整性等方面。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價-建立采購驗收工作考核評價制度，對采購部門、使用部門、驗收小組等相關(guān)部門和人員的工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)包括采購任務(wù)完成率、設(shè)備質(zhì)量合格率、采購成本控制率、驗收工作及時率等。-根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力、出現(xiàn)違規(guī)行為的部門和個人進(jìn)行批評教育和相應(yīng)的處罰。處