行政辦公設(shè)備采購招標(biāo)流程?

行政辦公設(shè)備采購招標(biāo)流程制度一、總則1.目的：為規(guī)范本高端賓館行政辦公設(shè)備采購招標(biāo)活動，確保采購過程的公平、公正、公開，提高采購資金的使用效益，保證所采購辦公設(shè)備的質(zhì)量和性能滿足賓館運(yùn)營需求，特制定本流程制度。2.適用范圍：本制度適用于賓館行政部門所需辦公設(shè)備的采購招標(biāo)活動，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌椅、文件柜等設(shè)備的采購。3.原則：采購招標(biāo)活動應(yīng)遵循公平競爭、公正合理、誠實(shí)守信的原則，嚴(yán)格按照法律法規(guī)和本制度規(guī)定的程序進(jìn)行。二、采購需求確認(rèn)1.需求提出-賓館各部門根據(jù)工作需要，填寫《行政辦公設(shè)備采購需求申請表》，詳細(xì)說明所需辦公設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、技術(shù)參數(shù)要求等信息。申請表需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。-對于大型或關(guān)鍵辦公設(shè)備的采購需求，需求部門應(yīng)組織內(nèi)部討論，確保需求的合理性和必要性，并提供相應(yīng)的論證報告。2.需求審核-申請表提交至行政部門后，行政部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對需求進(jìn)行初步審核，檢查申請表填寫是否完整、準(zhǔn)確，需求是否符合賓館整體規(guī)劃和預(yù)算安排。-對于專業(yè)性較強(qiáng)的辦公設(shè)備需求，行政部門可邀請技術(shù)專家或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)審核，評估需求的可行性和技術(shù)合理性。審核意見應(yīng)記錄在案，并反饋給需求部門。-審核通過的需求申請表提交至財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)賓館預(yù)算情況進(jìn)行資金審核，確定采購資金的來源和可行性。審核通過后，申請表返回行政部門。三、招標(biāo)準(zhǔn)備1.成立招標(biāo)小組-行政部門負(fù)責(zé)組建招標(biāo)小組，成員包括行政部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員、技術(shù)專家、使用部門代表等。招標(biāo)小組負(fù)責(zé)整個招標(biāo)活動的組織、協(xié)調(diào)和評審工作。-招標(biāo)小組應(yīng)明確各成員的職責(zé)分工，確保招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和經(jīng)驗，熟悉辦公設(shè)備市場情況和招標(biāo)流程。2.制定招標(biāo)文件-招標(biāo)小組根據(jù)審核通過的采購需求，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：-招標(biāo)公告：明確招標(biāo)項目名稱、采購內(nèi)容、招標(biāo)范圍、投標(biāo)人資格要求、招標(biāo)時間、地點(diǎn)等基本信息。-投標(biāo)須知：詳細(xì)說明投標(biāo)文件的編制要求、格式、密封包裝、遞交截止時間、開標(biāo)時間和地點(diǎn)等事項。-采購需求：具體描述所需辦公設(shè)備的技術(shù)規(guī)格、性能參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)要求等內(nèi)容。-評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)：制定科學(xué)合理的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，明確評審因素和權(quán)重，如價格、技術(shù)方案、售后服務(wù)、業(yè)績信譽(yù)等。評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)客觀、公正，避免模糊不清或帶有傾向性的條款。-合同條款：包括采購合同的基本條款，如設(shè)備交付時間、地點(diǎn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、質(zhì)量保證期、違約責(zé)任等內(nèi)容。-招標(biāo)文件編制完成后，招標(biāo)小組應(yīng)組織內(nèi)部審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，無歧義。審核通過后，招標(biāo)文件報賓館管理層審批。3.發(fā)布招標(biāo)公告-經(jīng)審批后的招標(biāo)文件，通過多種渠道發(fā)布招標(biāo)公告，如賓館官網(wǎng)、行業(yè)網(wǎng)站、社交媒體平臺、報紙等。招標(biāo)公告應(yīng)在投標(biāo)截止日期前至少[X]個工作日發(fā)布，確保潛在投標(biāo)人有足夠的時間獲取信息并準(zhǔn)備投標(biāo)文件。-招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)人的名稱、地址、聯(lián)系方式，招標(biāo)項目的詳細(xì)信息，以及獲取招標(biāo)文件的方式和時間等內(nèi)容。同時，應(yīng)告知潛在投標(biāo)人如有疑問可按公告中提供的聯(lián)系方式進(jìn)行咨詢。四、投標(biāo)報名與資格審查1.投標(biāo)報名-潛在投標(biāo)人在招標(biāo)公告規(guī)定的時間內(nèi)，按照公告要求的方式進(jìn)行投標(biāo)報名。報名時需提交以下資料：-投標(biāo)報名登記表，填寫投標(biāo)人名稱、地址、聯(lián)系方式、聯(lián)系人等基本信息。-營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章），證明投標(biāo)人具有合法經(jīng)營資格。-法定代表人授權(quán)書（原件），若投標(biāo)人代表不是法定代表人，需提供法定代表人授權(quán)其參加投標(biāo)活動的授權(quán)書。-行政部門負(fù)責(zé)接收投標(biāo)報名資料，并進(jìn)行初步登記。對報名資料不齊全或不符合要求的，應(yīng)及時通知投標(biāo)人在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)充或更正。2.資格審查-招標(biāo)小組對報名投標(biāo)人的資格進(jìn)行審查，依據(jù)招標(biāo)文件中規(guī)定的投標(biāo)人資格要求，對投標(biāo)人提交的資料進(jìn)行審核。資格審查內(nèi)容包括：-投標(biāo)人的營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍是否涵蓋本次招標(biāo)的辦公設(shè)備采購項目。-投標(biāo)人是否具有良好的商業(yè)信譽(yù)和財務(wù)狀況，可通過查詢信用記錄、要求投標(biāo)人提供財務(wù)報表等方式進(jìn)行評估。-投標(biāo)人是否具備履行合同所需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力，例如相關(guān)的生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)人員資質(zhì)證書等。-投標(biāo)人是否有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄，可要求投標(biāo)人提供納稅和社保繳納證明材料。-投標(biāo)人在近[X]年內(nèi)是否在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄，通過查詢相關(guān)政府部門網(wǎng)站或要求投標(biāo)人提供聲明等方式進(jìn)行核實(shí)。-資格審查結(jié)束后，招標(biāo)小組應(yīng)編制資格審查報告，記錄審查過程和結(jié)果。對通過資格審查的投標(biāo)人，通知其購買招標(biāo)文件；對未通過資格審查的投標(biāo)人，應(yīng)書面說明理由。五、招標(biāo)文件發(fā)售與答疑1.招標(biāo)文件發(fā)售-通過資格審查的投標(biāo)人，在規(guī)定時間內(nèi)到指定地點(diǎn)購買招標(biāo)文件。招標(biāo)文件售價應(yīng)合理，僅收取工本費(fèi)，不得以營利為目的。-行政部門負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的發(fā)售工作，對購買招標(biāo)文件的投標(biāo)人進(jìn)行登記，記錄其名稱、購買時間等信息。發(fā)售過程中，應(yīng)確保招標(biāo)文件的完整性和準(zhǔn)確性，向投標(biāo)人提供必要的文件資料說明。2.答疑與澄清-投標(biāo)人在閱讀招標(biāo)文件過程中如有疑問，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)以書面形式（包括信函、傳真、電子郵件等）向招標(biāo)人提出。招標(biāo)人應(yīng)在收到疑問后[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行答復(fù)。-對于投標(biāo)人提出的共性問題或?qū)φ袠?biāo)文件的重要澄清，招標(biāo)人應(yīng)以書面形式通知所有購買招標(biāo)文件的投標(biāo)人。答疑和澄清文件應(yīng)作為招標(biāo)文件的組成部分，具有同等法律效力。六、投標(biāo)文件編制與遞交1.投標(biāo)文件編制-投標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：-投標(biāo)函：聲明投標(biāo)報價、投標(biāo)有效期、投標(biāo)保證金繳納情況等基本投標(biāo)信息，并承諾遵守招標(biāo)文件的各項規(guī)定。-法定代表人身份證明或法定代表人授權(quán)書：證明投標(biāo)人代表的身份合法性。-投標(biāo)報價表：詳細(xì)列出所投辦公設(shè)備的各項報價，包括設(shè)備單價、總價、備品備件價格等。報價應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，不得有漏項或模糊不清的表述。-技術(shù)方案：針對招標(biāo)文件中的技術(shù)規(guī)格要求，詳細(xì)闡述所投辦公設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、技術(shù)方案的優(yōu)勢等內(nèi)容。技術(shù)方案應(yīng)能夠充分證明所投設(shè)備滿足或優(yōu)于招標(biāo)文件的要求。-商務(wù)條款響應(yīng)情況：對照招標(biāo)文件中的商務(wù)條款，如交貨期、付款方式、售后服務(wù)等，說明投標(biāo)人的響應(yīng)情況，如有偏離應(yīng)明確列出并說明理由。-售后服務(wù)承諾：提供詳細(xì)的售后服務(wù)方案，包括售后服務(wù)內(nèi)容、響應(yīng)時間、質(zhì)保期承諾、售后服務(wù)團(tuán)隊情況等信息，確保所投設(shè)備在質(zhì)保期內(nèi)得到良好的維護(hù)和支持。-業(yè)績證明材料：提供投標(biāo)人近[X]年內(nèi)類似辦公設(shè)備采購項目的業(yè)績合同復(fù)印件，以證明其具備相應(yīng)的項目實(shí)施能力和經(jīng)驗。-其他資料：投標(biāo)人認(rèn)為有助于證明其投標(biāo)實(shí)力和優(yōu)勢的其他相關(guān)資料，如企業(yè)資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。-投標(biāo)文件應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制，內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、裝訂成冊，并密封包裝。投標(biāo)文件應(yīng)一式[X]份，其中正本[X]份，副本[X]份，分別標(biāo)明“正本”和“副本”字樣。正本與副本內(nèi)容不一致時，以正本為準(zhǔn)。2.投標(biāo)文件遞交-投標(biāo)人應(yīng)在招標(biāo)文件規(guī)定的投標(biāo)截止時間前，將投標(biāo)文件送達(dá)指定的投標(biāo)地點(diǎn)。投標(biāo)文件遞交時，招標(biāo)人應(yīng)檢查投標(biāo)文件的密封情況，并由投標(biāo)人簽字確認(rèn)。-對于在投標(biāo)截止時間后送達(dá)的投標(biāo)文件，招標(biāo)人應(yīng)拒收，并向投標(biāo)人說明原因。招標(biāo)人應(yīng)妥善保管已接收的投標(biāo)文件，直至開標(biāo)時啟封。七、開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)1.開標(biāo)-開標(biāo)應(yīng)在招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點(diǎn)公開進(jìn)行。開標(biāo)由招標(biāo)小組主持，邀請所有投標(biāo)人或其授權(quán)代表參加。-開標(biāo)時，首先由投標(biāo)人或其推選的代表檢查投標(biāo)文件的密封情況，確認(rèn)無誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報價、投標(biāo)保證金繳納情況等投標(biāo)文件的主要內(nèi)容。開標(biāo)過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。2.評標(biāo)-開標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)小組立即進(jìn)入評標(biāo)階段。評標(biāo)應(yīng)在嚴(yán)格保密的情況下進(jìn)行，評標(biāo)過程中，評標(biāo)小組成員不得與外界進(jìn)行不必要的聯(lián)系，不得透露評標(biāo)情況。-評標(biāo)小組按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審。評審分為初步評審和詳細(xì)評審兩個階段：-初步評審：對投標(biāo)文件的形式、資格、響應(yīng)性等方面進(jìn)行審查，檢查投標(biāo)文件是否符合招標(biāo)文件的基本要求，是否存在重大偏差。對于存在重大偏差的投標(biāo)文件，應(yīng)予以否決。-詳細(xì)評審：對通過初步評審的投標(biāo)文件，從價格、技術(shù)、商務(wù)等方面進(jìn)行詳細(xì)評估和比較。評標(biāo)小組應(yīng)根據(jù)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，對每個評審因素進(jìn)行量化打分，計算各投標(biāo)人的綜合得分。-評標(biāo)小組在評標(biāo)過程中，如有需要可要求投標(biāo)人對投標(biāo)文件中的有關(guān)問題進(jìn)行澄清或說明。投標(biāo)人的澄清或說明應(yīng)以書面形式提交，且不得超出投標(biāo)文件的范圍或改變投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。-評標(biāo)結(jié)束后，評標(biāo)小組應(yīng)編制評標(biāo)報告，推薦中標(biāo)候選人。中標(biāo)候選人應(yīng)按照綜合得分由高到低的順序排列，一般推薦[X]名中標(biāo)候選人，并明確排名順序。評標(biāo)報告應(yīng)包括評標(biāo)過程、評標(biāo)結(jié)果、廢標(biāo)情況說明等內(nèi)容，由評標(biāo)小組成員簽字確認(rèn)。3.定標(biāo)-賓館管理層根據(jù)評標(biāo)報告，在中標(biāo)候選人中確定中標(biāo)人。一般情況下，應(yīng)確定排名第一的中標(biāo)候選人為中標(biāo)人。如排名第一的中標(biāo)候選人放棄中標(biāo)、因不可抗力不能履行合同或存在其他不符合中標(biāo)條件的情況，可按照評標(biāo)報告推薦的順序依次確定其他中標(biāo)候選人為中標(biāo)人。-定標(biāo)后，招標(biāo)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。中標(biāo)通知書對招標(biāo)人和中標(biāo)人具有法律效力，中標(biāo)通知書發(fā)出后，招標(biāo)人改變中標(biāo)結(jié)果或中標(biāo)人放棄中標(biāo)的，應(yīng)依法承擔(dān)法律責(zé)任。八、合同簽訂與執(zhí)行1.合同簽訂-中標(biāo)人應(yīng)在中標(biāo)通知書規(guī)定的時間內(nèi)，與招標(biāo)人簽訂采購合同。合同條款應(yīng)依據(jù)招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件確定，不得對招標(biāo)文件和投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容進(jìn)行修改。-合同簽訂前，招標(biāo)人應(yīng)審核中標(biāo)人的履約能力，如要求中標(biāo)人提供履約保證金或銀行保函等。履約保證金的金額一般為中標(biāo)合同金額的[X]%。-合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。2.合同執(zhí)行-中標(biāo)人應(yīng)按照合同規(guī)定的交貨期，將辦公設(shè)備按時、按質(zhì)、按量交付至指定地點(diǎn)。交貨時，中標(biāo)人應(yīng)提供設(shè)備的合格證明、質(zhì)量檢驗報告等相關(guān)資料。-招標(biāo)人應(yīng)組織相關(guān)人員對所采購的辦公設(shè)備進(jìn)行驗收。驗收應(yīng)按照合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式進(jìn)行，包括外觀檢查、性能測試、功能驗證等環(huán)節(jié)。如驗收發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或不符合合同要求，招標(biāo)人應(yīng)及時通知中標(biāo)人進(jìn)行整改或更換。-驗收合格后，招標(biāo)人應(yīng)按照合同約定的付款方式支付貨款。付款前，中標(biāo)人應(yīng)提供合法有效的發(fā)票等付款憑證。財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核付款申請，確保付款符合合同約定和財務(wù)制度規(guī)定。九、監(jiān)督與管理1.內(nèi)部監(jiān)督-賓館審計部門負(fù)責(zé)對行政辦公設(shè)備采購招標(biāo)活動進(jìn)行全過程監(jiān)督。審計部門應(yīng)參與招標(biāo)過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如招標(biāo)文件審核、開標(biāo)、評標(biāo)等，檢查招標(biāo)活動是否符合法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。-審計部門定期對采購招標(biāo)活動進(jìn)行審計檢查，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、資金使用的合理性等內(nèi)容。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.投訴處理-投標(biāo)人如對招標(biāo)活動的公正性、評標(biāo)結(jié)果等有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)向招標(biāo)人提出書面投訴。招標(biāo)人應(yīng)在收到投訴后[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果書面通知投訴人。-對于投標(biāo)人的投訴，若涉及嚴(yán)重違規(guī)行為或影響較大的問題，招標(biāo)人應(yīng)及時報告賓館管理層，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.檔案管理-行政部門負(fù)責(zé)建立行政辦公設(shè)備采購招標(biāo)檔案，對