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文檔簡介

社區(qū)耗材采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范社區(qū)耗材采購行為,加強(qiáng)采購管理,確保耗材質(zhì)量,控制采購成本,提高資金使用效益,特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于社區(qū)內(nèi)各類辦公耗材、維修耗材、清潔用品等的采購活動。3.基本原則(1)按需采購原則:根據(jù)社區(qū)實(shí)際工作需要,合理確定采購數(shù)量和品種,避免浪費(fèi)。(2)質(zhì)量優(yōu)先原則:優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商,確保所采購耗材符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。(3)價格合理原則:在保證質(zhì)量的前提下,通過合理的采購流程和談判,爭取最優(yōu)的采購價格。(4)公平公正原則:采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則,確保所有潛在供應(yīng)商都有平等參與的機(jī)會。(5)廉潔自律原則:采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定,不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)成立社區(qū)采購管理小組,負(fù)責(zé)對重大采購事項(xiàng)進(jìn)行決策。采購管理小組由社區(qū)負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員、相關(guān)部門代表等組成。2.采購執(zhí)行部門指定專人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)具體的采購執(zhí)行工作。采購執(zhí)行人員應(yīng)具備一定的采購知識和經(jīng)驗(yàn),熟悉采購流程和相關(guān)法律法規(guī)。3.各部門職責(zé)(1)使用部門:負(fù)責(zé)提出耗材需求計(jì)劃,明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等,并對采購的耗材進(jìn)行驗(yàn)收和使用。(2)采購執(zhí)行部門:負(fù)責(zé)按照采購決策機(jī)構(gòu)的決定,實(shí)施采購活動,包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂、訂單跟蹤等。(3)財務(wù)部門:負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同,辦理資金支付等相關(guān)財務(wù)手續(xù),并對采購活動進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制各使用部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求,于每年末編制下一年度的耗材采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容。2.預(yù)算審批采購預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后,報采購管理小組審批。采購管理小組應(yīng)根據(jù)社區(qū)的財務(wù)狀況、工作重點(diǎn)等因素,對采購預(yù)算進(jìn)行綜合評估和調(diào)整,確保預(yù)算的合理性和可行性。3.預(yù)算執(zhí)行采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動,不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算,應(yīng)按規(guī)定程序報采購管理小組審批。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇(1)采購執(zhí)行部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息,建立供應(yīng)商庫。供應(yīng)商庫應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息。(2)根據(jù)采購項(xiàng)目的要求,從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商,并向其發(fā)出詢價或招標(biāo)邀請。(3)組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估,了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽(yù)狀況等情況。根據(jù)考察評估結(jié)果,選擇合適的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估(1)建立供應(yīng)商評估機(jī)制,定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。(2)對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商,應(yīng)及時采取措施,如暫停合作、要求整改等,直至取消其供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商激勵與約束(1)對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商,給予適當(dāng)?shù)募畲胧?,如增加采購份額、優(yōu)先合作等。(2)與供應(yīng)商簽訂采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價格調(diào)整、售后服務(wù)等條款。對于違反合同約定的供應(yīng)商,應(yīng)依法追究其違約責(zé)任。五、采購流程1.需求申報各使用部門根據(jù)工作需要,填寫《耗材采購需求申請表》,詳細(xì)注明耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)使用時間等信息,并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.需求審核部門負(fù)責(zé)人對《耗材采購需求申請表》進(jìn)行審核,確認(rèn)需求的合理性和必要性。審核通過后,將申請表提交采購執(zhí)行部門。3.采購申請采購執(zhí)行部門根據(jù)各使用部門提交的《耗材采購需求申請表》,結(jié)合庫存情況,編制《耗材采購申請單》,明確采購耗材的具體信息、采購預(yù)算、建議采購方式等內(nèi)容,并報采購管理小組審批。4.采購方式選擇根據(jù)采購金額、采購頻率、市場供應(yīng)情況等因素,選擇合適的采購方式。采購方式主要包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。(1)招標(biāo)采購:適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的項(xiàng)目。采購執(zhí)行部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序,組織公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)。(2)詢價采購:適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的項(xiàng)目。采購執(zhí)行部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函,邀請其報價,根據(jù)報價情況選擇最低價成交。(3)競爭性談判采購:適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目,或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊,不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目等。采購執(zhí)行部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判,確定成交供應(yīng)商。(4)單一來源采購:適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目,或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目等。采購執(zhí)行部門應(yīng)提供充分的理由,并經(jīng)采購管理小組批準(zhǔn)后,方可采用單一來源采購方式。5.采購實(shí)施(1)根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請和選定的采購方式,采購執(zhí)行部門組織實(shí)施采購活動。對于招標(biāo)采購項(xiàng)目,應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告,發(fā)售招標(biāo)文件,組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作;對于詢價采購項(xiàng)目,應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)出詢價函,收集報價,進(jìn)行比較和選擇;對于競爭性談判采購項(xiàng)目,應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行談判,確定成交價格和合同條款;對于單一來源采購項(xiàng)目,應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商,簽訂采購合同。(2)采購執(zhí)行人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通,及時了解采購進(jìn)度,協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。6.合同簽訂采購合同經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后,報社區(qū)負(fù)責(zé)人審批。審批通過后,與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。7.訂單跟蹤與驗(yàn)收(1)采購執(zhí)行部門應(yīng)建立訂單跟蹤機(jī)制,及時了解供應(yīng)商的備貨情況和發(fā)貨進(jìn)度,確保按時交貨。(2)耗材到貨后,使用部門應(yīng)按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等方面。對于驗(yàn)收合格的耗材,使用部門應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn);對于驗(yàn)收不合格的耗材,使用部門應(yīng)及時通知采購執(zhí)行部門,采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決,如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。8.付款結(jié)算采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況,及時辦理付款手續(xù)。付款申請經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后,報財務(wù)部門審核,最后由社區(qū)負(fù)責(zé)人審批。財務(wù)部門按照審批結(jié)果,及時支付貨款。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估,分析可能存在的風(fēng)險因素,如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等,并評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對識別出的風(fēng)險因素,制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如選擇多個供應(yīng)商,避免對單一供應(yīng)商的過度依賴;加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督,建立供應(yīng)商評價機(jī)制;簽訂詳細(xì)的采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù);關(guān)注市場價格動態(tài),合理安排采購時機(jī);加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí),確保采購活動合法合規(guī)等。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制,對采購活動中的風(fēng)險進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。當(dāng)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素出現(xiàn)異常變化時,及時發(fā)出預(yù)警信號,采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理,避免風(fēng)險擴(kuò)大。七、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報告、付款憑證、供應(yīng)商資料等與采購活動相關(guān)的文件和資料。2.檔案整理與保管采購執(zhí)行部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和保管工作。采購檔案應(yīng)按照時間順序、項(xiàng)目類別等進(jìn)行分類整理,建立電子檔案和紙質(zhì)檔案,并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。采購檔案的保管期限應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和社區(qū)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案查閱與使用因工作需要查閱采購檔案的,應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查閱。查閱檔案時,應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行,不得擅自更改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督社區(qū)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等,發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見,并跟蹤整改落實(shí)情況。2.外部監(jiān)督接受上級主管部門

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