廣告類合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司廣告類合同管理，規(guī)范廣告業(yè)務流程，防范合同風險，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與廣告供應商、廣告發(fā)布平臺等簽訂的各類廣告類合同，包括但不限于廣告制作合同、廣告投放合同、廣告代理合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.風險防范原則：充分評估合同風險，采取有效措施防范風險。3.權責明確原則：明確合同各方的權利和義務，確保合同順利履行。4.統(tǒng)一管理原則：廣告類合同實行統(tǒng)一歸口管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。二、合同簽訂流程（一）合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)廣告業(yè)務需求，填寫《廣告類合同立項申請表》，詳細說明廣告項目的背景、目標、內容、預算、時間要求等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行法律風險評估。（二）法務審核1.法務部門對合同立項申請表進行法律風險審查，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在法律風險。2.法務部門根據(jù)審查結果出具法律意見，對于存在法律風險的條款提出修改建議。（三）合同起草1.業(yè)務部門根據(jù)法務意見，負責起草廣告類合同文本。合同文本應明確合同雙方的基本信息、廣告內容、廣告投放時間、費用及支付方式、雙方權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準確、完整，避免歧義。（四）合同審核會簽1.合同起草完成后，業(yè)務部門將合同文本提交至相關部門進行會簽。會簽部門包括但不限于市場部、財務部、行政部等。2.各會簽部門應根據(jù)本部門職責對合同條款進行審核，并提出意見和建議。審核重點包括廣告內容是否符合公司品牌形象和宣傳策略、費用預算是否合理、支付方式是否符合公司財務規(guī)定等。3.業(yè)務部門根據(jù)各會簽部門意見對合同文本進行修改完善，確保合同條款符合各方要求。（五）合同審批1.經會簽后的合同文本提交至公司分管領導進行審批。分管領導應從公司整體利益出發(fā)，對合同的必要性、可行性、合法性等進行全面審查，并作出審批決定。2.對于重大廣告類合同，需提交公司總經理辦公會或董事會進行審議批準。（六）合同簽訂1.合同經審批通過后，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人簽訂合同。簽訂合同前，應確保合同對方當事人具備相應的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章。合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關部門留存一份。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務部門負責廣告類合同的具體執(zhí)行，應按照合同約定的時間、內容、質量要求等組織實施廣告項目。2.業(yè)務部門應建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和記錄，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.對于合同履行過程中涉及的重大事項或變更，業(yè)務部門應及時向公司領導匯報，并按照公司規(guī)定辦理相關審批手續(xù)。（二）廣告內容審核1.廣告制作完成后，業(yè)務部門應提交廣告內容至市場部進行審核。市場部應從品牌形象、宣傳效果、法律法規(guī)等方面對廣告內容進行審核，確保廣告內容符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。2.對于涉及公司重大決策、重要產品或服務宣傳的廣告，需提交公司分管領導或總經理進行終審。（三）廣告投放監(jiān)控1.廣告投放期間，業(yè)務部門應密切關注廣告投放效果，及時收集反饋信息。如發(fā)現(xiàn)廣告投放出現(xiàn)異常情況，應立即采取措施進行調整，并向公司領導匯報。2.市場部負責對廣告投放數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，評估廣告投放效果，為后續(xù)廣告投放策略調整提供依據(jù)。（四）費用支付管理1.財務部負責廣告類合同費用支付的審核與管理。業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，在規(guī)定時間內提交費用支付申請，并附相關證明材料。2.財務部審核費用支付申請時，應重點審查合同條款、支付金額、支付方式、發(fā)票等是否符合合同約定和公司財務規(guī)定。審核通過后，按照公司財務流程辦理費用支付手續(xù)。3.對于合同變更涉及費用調整的，業(yè)務部門應及時提交變更申請及相關證明材料，經審批通過后，財務部按照調整后的金額進行支付。四、合同變更與解除（一）變更條件1.在合同履行過程中，因不可抗力、政策法規(guī)變化、市場環(huán)境變化等原因，需要對合同內容進行變更的，經雙方協(xié)商一致，可以簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更涉及費用調整、廣告內容修改、投放時間變更等重要事項的，應按照合同簽訂流程重新進行審批。（二）變更程序1.業(yè)務部門提出合同變更申請，填寫《廣告類合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容、對合同履行的影響等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行法律風險評估。3.法務部門出具法律意見后，業(yè)務部門根據(jù)意見與合同對方當事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更事項、雙方權利義務、費用調整等內容，并經雙方簽字蓋章確認。4.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應將變更情況及時通知相關部門，并按照變更后的合同內容組織實施廣告項目。（三）解除條件1.合同履行過程中，出現(xiàn)下列情形之一的，經雙方協(xié)商一致，可以解除合同：因不可抗力致使合同無法繼續(xù)履行的；一方嚴重違反合同約定，致使合同目的無法實現(xiàn)的；經雙方協(xié)商同意解除合同的其他情形。2.合同解除涉及費用結算、違約責任承擔等問題的，應按照合同約定和法律法規(guī)規(guī)定進行處理。（四）解除程序1.業(yè)務部門提出合同解除申請，填寫《廣告類合同解除申請表》，詳細說明解除原因、解除時間、對合同履行的影響等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行法律風險評估。3.法務部門出具法律意見后，業(yè)務部門與合同對方當事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議。解除協(xié)議應明確解除事項、雙方權利義務、費用結算、違約責任等內容，并經雙方簽字蓋章確認。4.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應將解除情況及時通知相關部門，并按照解除后的合同狀態(tài)進行后續(xù)處理。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關附件、審批文件、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料整理歸檔，并移交至公司檔案室。2.檔案室應指定專人負責接收和保管合同檔案，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.檔案室對接收的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行編號和登記。2.合同檔案應包括合同正本、副本、附件、審批文件、往來信函、會議紀要等資料，并按照順序裝訂成冊。（三）檔案保管1.檔案室應建立健全合同檔案保管制度，確保合同檔案的安全存放。合同檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和借閱。2.檔案室應定期對合同檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于重要合同檔案，應采取備份存儲等措施，防止檔案丟失或損壞。（四）檔案借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至檔案室進行審批。檔案室根據(jù)審批結果辦理借閱手續(xù)，并限定借閱期限。3.借閱人員應妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。六、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對廣告類合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查，確保合同管理工作規(guī)范有序。2.監(jiān)督檢查內容包括合同審批流程執(zhí)行情況、合同條款履行情況、費用支付情況、檔案管理情況等。（二）考核評價1.建立廣告類合同管理考核評價機制，對業(yè)務部門及相關責任人在合同管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂的及時性、準確性、合法