家家悅采購管理制度一、總則1.目的本采購管理制度旨在規(guī)范家家悅集團采購流程，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、高效性，保障公司物資供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量可靠性，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益和市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于家家悅集團總部及下屬各門店、子公司的采購活動，包括但不限于商品采購、服務(wù)采購、固定資產(chǎn)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭環(huán)境公正透明。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合公司要求的產(chǎn)品和服務(wù)。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置集團采購中心：負責(zé)制定集團采購戰(zhàn)略、政策和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)集團范圍內(nèi)的采購活動，對重大采購項目進行決策和管理。區(qū)域采購部：根據(jù)集團采購政策和區(qū)域市場特點，負責(zé)本區(qū)域內(nèi)的采購業(yè)務(wù)，包括供應(yīng)商開發(fā)、采購談判、合同簽訂等。門店采購組：負責(zé)門店日常商品采購工作，根據(jù)門店銷售情況和庫存狀況，及時提出采購需求，執(zhí)行采購任務(wù)。2.采購人員職責(zé)采購經(jīng)理負責(zé)制定采購計劃和預(yù)算，組織實施采購活動。管理采購團隊，進行人員培訓(xùn)和績效考核。開發(fā)和維護供應(yīng)商關(guān)系，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和供貨質(zhì)量。參與采購合同的談判和簽訂，監(jiān)督合同執(zhí)行情況。采購專員根據(jù)采購計劃，尋找和篩選合適的供應(yīng)商，收集供應(yīng)商信息。協(xié)助采購經(jīng)理進行采購談判，起草采購合同。跟進采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。負責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，提供采購決策支持。門店采購人員了解門店商品銷售動態(tài)和庫存情況，及時向采購部門反饋需求信息。參與門店促銷活動的商品采購策劃，確保商品供應(yīng)的及時性和準(zhǔn)確性。協(xié)助供應(yīng)商送貨人員進行商品驗收，對不合格商品及時反饋處理。三、采購流程1.采購需求計劃門店采購需求：門店采購人員根據(jù)每日銷售數(shù)據(jù)、庫存盤點情況以及市場趨勢預(yù)測，定期（每周或每月）編制采購需求計劃，詳細列出所需商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息。其他部門采購需求：集團總部及各子公司其他部門如有采購需求，應(yīng)填寫《采購申請表》，注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。采購需求匯總與審核：采購部門收到采購需求計劃和申請表后，進行匯總整理。采購經(jīng)理對采購需求的合理性、必要性進行審核，對于超出預(yù)算或不符合公司規(guī)定的需求，與需求部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。審核通過后的采購需求計劃作為采購活動的依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開發(fā)：采購專員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、同行交流等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。對于符合基本要求的供應(yīng)商，采購專員填寫《供應(yīng)商信息登記表》，并安排實地考察。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)基地、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等?？疾旖Y(jié)束后，采購專員撰寫考察報告，提交采購經(jīng)理審核。審核通過的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商評估與考核：采購部門定期（每季度或每年）對供應(yīng)商進行評估和考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。采購專員收集相關(guān)數(shù)據(jù)，填寫《供應(yīng)商評估表》，采購經(jīng)理根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會和獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，要求其限期改進。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門有權(quán)終止合作關(guān)系。供應(yīng)商關(guān)系維護：采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期回訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和合作需求。及時向供應(yīng)商反饋公司的采購政策、需求變化等信息，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。通過良好的供應(yīng)商關(guān)系維護，確保供應(yīng)商的忠誠度和合作積極性。3.采購談判與合同簽訂采購談判：采購人員根據(jù)采購需求，選擇合適的供應(yīng)商進行談判。談判前，采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商情況，制定談判策略。談判過程中，采購人員應(yīng)明確采購商品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，爭取最有利的采購條件。談判結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，由雙方代表簽字確認。采購合同簽訂：采購談判達成一致后，采購專員起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)采購經(jīng)理審核后，提交至法務(wù)部門進行合法性審查。法務(wù)部門審查通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購專員應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。4.采購訂單下達與執(zhí)行采購訂單下達：采購專員根據(jù)采購合同，在公司采購管理系統(tǒng)中下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購商品的詳細信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。采購訂單下達后，采購專員應(yīng)及時將訂單信息發(fā)送給供應(yīng)商，確保供應(yīng)商能夠按時準(zhǔn)確接收訂單。采購訂單跟蹤：采購專員負責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施確保按時交貨。如供應(yīng)商因不可抗力等原因無法按時交貨，采購專員應(yīng)及時向采購經(jīng)理匯報，并與需求部門協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨時間、尋找替代供應(yīng)商等。到貨驗收：采購商品到貨前，倉庫管理部門應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收工具等。采購商品到貨時，驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行驗收。對于驗收合格的商品，驗收人員在《驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的商品，驗收人員應(yīng)及時填寫《不合格商品報告》，注明不合格原因，采購專員負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。5.付款管理付款申請：采購合同執(zhí)行完畢后，采購專員根據(jù)合同約定和實際到貨情況，填寫《付款申請表》，注明采購訂單號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息?！陡犊钌暾埍怼方?jīng)采購經(jīng)理審核簽字后，提交至財務(wù)部門。付款審核：財務(wù)部門收到《付款申請表》后，對采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票開具情況、付款條件等進行審核。審核通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。對于不符合付款條件的申請，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部門，說明原因并要求其補充相關(guān)資料或進行整改。付款方式：公司根據(jù)與供應(yīng)商的合作情況和付款政策，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對于長期合作、信譽良好的供應(yīng)商，可適當(dāng)給予一定的付款期限；對于新合作或風(fēng)險較高的供應(yīng)商，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行付款條款，確保公司資金安全。四、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進行識別和評估，風(fēng)險類型包括但不限于市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。通過收集市場信息、分析供應(yīng)商數(shù)據(jù)、審查采購合同等方式，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。對于識別出的重大風(fēng)險，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解商品價格波動、供求關(guān)系變化等信息。通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、建立戰(zhàn)略采購聯(lián)盟、優(yōu)化采購計劃等方式，降低市場風(fēng)險對采購成本的影響。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機制，定期對供應(yīng)商進行評估和篩選。與多家供應(yīng)商保持合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。對于重要物資的供應(yīng)商，可要求其提供銀行保函或其他擔(dān)保措施，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量檢驗報告和合格證明文件，對采購商品進行抽檢或全檢。對于質(zhì)量不合格的商品，嚴(yán)格按照合同約定進行處理，確保公司所采購商品的質(zhì)量符合要求。合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。在合同簽訂前，征求法務(wù)部門和其他相關(guān)部門的意見，避免合同糾紛。合同簽訂后，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更、解除等事宜。付款風(fēng)險應(yīng)對：建立健全付款審批制度，加強對付款環(huán)節(jié)的審核和監(jiān)督。嚴(yán)格按照采購合同約定的付款條件和方式辦理付款手續(xù)，避免提前付款或逾期付款。對于長期未付款的供應(yīng)商，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，了解原因并采取相應(yīng)的措施。五、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：考核采購商品的實際采購價格與預(yù)算價格的差異，評估采購成本控制效果。采購質(zhì)量：通過驗收合格率、退貨率等指標(biāo)，評估采購商品的質(zhì)量狀況。交貨期：考核供應(yīng)商的實際交貨時間與合同約定交貨時間的符合程度，評估采購訂單的執(zhí)行效率。供應(yīng)商滿意度：通過對供應(yīng)商進行問卷調(diào)查或面談等方式，了解供應(yīng)商對公司采購工作的滿意度，評估供應(yīng)商關(guān)系管理水平。采購效率：考核采購流程的執(zhí)行時間、審批環(huán)節(jié)的效率等，評估采購工作的整體效率。2.評估方法定期評估：采購部門每月或每季度對采購績效進行一次定期評估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，填寫《采購績效評估表》。數(shù)據(jù)分析：通過對采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購頻率等，評估采購績效的變化趨勢。供應(yīng)商反饋：定期向供應(yīng)商發(fā)放滿意度調(diào)查問卷，收集供應(yīng)商對公司采購工作的意見和建議，作為采購績效評估的參考依據(jù)。3.評估結(jié)果應(yīng)用績效獎勵：對于采購績效優(yōu)秀的采購人員和團隊，給予相應(yīng)的獎勵，如獎金、晉升機會、榮譽證書等，激勵采購人員提高工作績效。績效改進：對于采購績效不理想的方面，分析原因，制定改進措施，明確責(zé)任人和改進期限。采購部門應(yīng)跟蹤改進措施的執(zhí)行情況，確保采購績效得到持續(xù)提升。決策支持：采購績效評估結(jié)果可作為公司采購決策的參考依據(jù)，如調(diào)整采購策略、優(yōu)化供應(yīng)商選擇、改進采購流程等。六、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督采購部門自查：采購部門應(yīng)定期對采購活動進行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購人員的工作紀(jì)律等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告給上級領(lǐng)導(dǎo)。內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性。審計內(nèi)容包括采購計劃的制定、供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂、采購訂單執(zhí)行、付款管理等環(huán)節(jié)。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門提出審計意見和建議，要求采購部門限期整改。2.外部監(jiān)督法律法規(guī)監(jiān)督：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查。如遇法律法規(guī)政策調(diào)整，