嚴(yán)格落實文書管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書管理，確保公司各類文書的規(guī)范生成、傳遞、存儲與使用，提高工作效率，保證公司運營的規(guī)范化、科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式符合公司統(tǒng)一要求。2.及時高效原則：確保文書的起草、審核、批準(zhǔn)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)及時進(jìn)行，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)公司文書的機密性，防止信息泄露。4.分級管理原則：根據(jù)文書的重要性和涉密程度，實施分級分類管理。二、文書的分類與編號（一）分類1.行政公文：包括公司發(fā)布的決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項業(yè)務(wù)活動的計劃、方案、合同、協(xié)議、報表、報告等。3.內(nèi)部管理文件：如公司的規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)、考核辦法等。4.人事檔案類：員工個人檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.其他文件：包括各類宣傳資料、大事記、榮譽證書等。（二）編號1.行政公文編號：采用“公司簡稱+年份+流水號”的方式，如[公司簡稱]〔20XX〕XX號。2.業(yè)務(wù)文件編號：按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類編號，如銷售業(yè)務(wù)文件編號為“XS[年份][流水號]”，采購業(yè)務(wù)文件編號為“CG[年份][流水號]”等。3.內(nèi)部管理文件編號：根據(jù)文件發(fā)布部門及文件性質(zhì)進(jìn)行編號，如人力資源部發(fā)布的制度編號為“HR[年份][流水號]”，財務(wù)部發(fā)布的規(guī)定編號為“C[年份][流水號]”。4.人事檔案類編號：為每位員工建立唯一的編號，如“RY[入職年份][順序號]”，員工檔案中的各項材料在此編號基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)分編號。5.其他文件編號：根據(jù)具體情況進(jìn)行個性化編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、文書的起草（一）起草職責(zé)1.根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)文書的起草工作。涉及多個部門的事項，由主辦部門牽頭起草，相關(guān)部門配合。2.起草人員應(yīng)熟悉公司業(yè)務(wù)和相關(guān)政策法規(guī)，確保文書內(nèi)容符合實際情況和公司要求。（二）起草要求1.主題明確，邏輯清晰，語言簡潔明了。避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。2.內(nèi)容完整，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等必備要素。3.格式規(guī)范，按照公司統(tǒng)一的文書格式模板進(jìn)行編寫。如有特殊格式要求，應(yīng)在正文中明確說明。4.引用數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，涉及公司內(nèi)部數(shù)據(jù)應(yīng)與相關(guān)臺賬、報表一致；涉及外部數(shù)據(jù)應(yīng)注明來源。四、文書的審核（一）審核流程1.初審：文書起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、格式規(guī)范性及與公司現(xiàn)有制度和政策的一致性。2.部門會審：對于重要或涉及多個部門的文書，由相關(guān)部門進(jìn)行會審。會審由主辦部門組織，各相關(guān)部門提出意見和建議，經(jīng)充分溝通協(xié)商后達(dá)成一致。3.終審：經(jīng)初審和會審?fù)ㄟ^的文書，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行終審。終審主要對文書的政策性、全局性、準(zhǔn)確性進(jìn)行把關(guān)，確定文書是否可以發(fā)布。（二）審核要點1.內(nèi)容審核：檢查文書內(nèi)容是否符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)、政策法規(guī)及實際工作需要；是否存在矛盾、重復(fù)、漏洞等問題；數(shù)據(jù)和事實是否準(zhǔn)確無誤。2.格式審核：核對文書格式是否符合公司規(guī)定的模板要求，包括字體、字號、排版、頁邊距等；標(biāo)題、正文、落款、日期等要素的位置是否正確。3.語言審核：審查文書語言是否通順、簡潔、得體；用詞是否恰當(dāng)，有無錯別字、語病等；標(biāo)點符號使用是否規(guī)范。4.合規(guī)性審核：確保文書內(nèi)容不違反國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)章制度；涉及對外發(fā)布或簽訂合同的文書，應(yīng)審核是否符合相關(guān)法律手續(xù)。五、文書的批準(zhǔn)（一）批準(zhǔn)權(quán)限1.一般性行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部管理文件等，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.重要行政公文、涉及重大決策或資金使用的業(yè)務(wù)文件等，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.人事任免、獎懲等重要人事文件，按公司相關(guān)規(guī)定的審批程序進(jìn)行批準(zhǔn)。（二）批準(zhǔn)要求1.批準(zhǔn)人應(yīng)認(rèn)真履行審批職責(zé)，對文書內(nèi)容進(jìn)行全面審查，確保文書符合公司利益和各項要求。2.如有需要，批準(zhǔn)人可要求起草部門對文書內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步修改完善后再行批準(zhǔn)。六、文書的印發(fā)（一）印發(fā)流程1.經(jīng)批準(zhǔn)的文書，由起草部門或綜合管理部門負(fù)責(zé)印發(fā)。2.印發(fā)人員按照批準(zhǔn)的格式和份數(shù)進(jìn)行排版、印刷，確保印刷質(zhì)量清晰、準(zhǔn)確。3.印刷完成后，對文書進(jìn)行編號、裝訂，并加蓋公司公章或相關(guān)專用章。（二）印發(fā)要求1.嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的內(nèi)容和格式進(jìn)行印發(fā)，不得擅自更改。2.注意文書的保密要求，在印刷、裝訂過程中防止信息泄露。3.對印發(fā)的文書進(jìn)行登記，記錄印發(fā)日期、文號、名稱、份數(shù)、發(fā)放部門等信息，以便于查詢和管理。七、文書的傳遞（一）傳遞方式1.內(nèi)部傳遞：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)（郵件、即時通訊工具等）、紙質(zhì)文件交接等方式進(jìn)行。涉密文書應(yīng)采用紙質(zhì)文件傳遞，并嚴(yán)格履行簽收手續(xù)。2.外部傳遞：根據(jù)文書的性質(zhì)和發(fā)送對象，可采用郵寄、專人送達(dá)、傳真、電子郵件等方式。重要或機密文書應(yīng)采用專人送達(dá)或掛號郵寄方式，并要求對方簽收確認(rèn)。（二）傳遞要求1.確保文書傳遞的及時性，緊急文書應(yīng)優(yōu)先傳遞，不得延誤。2.明確文書傳遞的責(zé)任人，保證傳遞過程中的文書安全，防止丟失、損壞或誤送。3.對于需要簽收的文書，收件人應(yīng)在收到文書時及時簽字確認(rèn)，并注明收到日期和時間。傳遞責(zé)任人應(yīng)及時跟蹤文書的簽收情況，確保文書已準(zhǔn)確送達(dá)收件人。八、文書的歸檔（一）歸檔范圍1.各類行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部管理文件等在履行完相關(guān)手續(xù)后，均應(yīng)及時歸檔。2.人事檔案類文件按照員工檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。3.其他具有保存價值的文件，如公司大事記、重要會議資料、榮譽證書等也應(yīng)歸檔保存。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括正文、附件、批示、簽報、處理結(jié)果等相關(guān)材料。2.按照分類編號順序進(jìn)行整理歸檔，同一類文件應(yīng)按照時間先后順序排列。3.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊，編制目錄，便于查閱；電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行存儲和命名，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔文件進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，保證檔案的質(zhì)量。九、文書的查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文書檔案的，應(yīng)填寫《文書查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的文書檔案，并限定查閱時間和地點。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.涉及機密或重要的文書檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露文書內(nèi)容。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱文書檔案的，應(yīng)填寫《文書借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由和歸還時間，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的文書檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記、涂改或損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。十、文書的保密與銷毀（一）保密措施1.建立文書保密制度，明確保密責(zé)任人和保密范圍。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等重要內(nèi)容的文書，采取嚴(yán)格的保密措施。2.限定知悉范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和處理涉密文書。涉密文書的起草、打印、傳遞、存儲、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行。3.對存儲涉密文書的計算機、移動存儲設(shè)備等進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問權(quán)限。嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機上存儲、處理涉密文書。4.在文書的傳遞過程中，應(yīng)采用密封包裝、專人護(hù)送等方式，防止涉密信息泄露。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的文書，應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀。銷毀前，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。2.文書銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并記錄銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等信息。3.涉及機密的文書銷毀應(yīng)在公司指定的保密場所進(jìn)行，嚴(yán)禁將涉密文書隨意丟棄或出售。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對文書管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.各部門應(yīng)配合綜合管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)文書資料，主動接受監(jiān)督。（二）考核辦法1.將文書管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工在文書起草、審核、批準(zhǔn)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率進(jìn)行考核評價。