產(chǎn)品技術(shù)文檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司產(chǎn)品技術(shù)文檔的管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)公司技術(shù)知識(shí)的積累和傳承，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與產(chǎn)品技術(shù)文檔相關(guān)的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、設(shè)計(jì)部門、測(cè)試部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門以及其他涉及產(chǎn)品技術(shù)文檔管理和使用的崗位。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的文檔管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)產(chǎn)品技術(shù)文檔的統(tǒng)一管理，確保文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)文檔的重要性和使用范圍，實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)部門和人員在文檔管理中的職責(zé)和權(quán)限。3.及時(shí)更新原則：隨著產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和維護(hù)，技術(shù)文檔應(yīng)及時(shí)更新，確保與實(shí)際情況保持一致。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保產(chǎn)品技術(shù)文檔的安全和保密。二、文檔分類與編號(hào)（一）文檔分類1.需求文檔：包括市場(chǎng)需求分析報(bào)告、用戶需求說(shuō)明書等，記錄產(chǎn)品的功能需求、性能需求、用戶界面需求等。2.設(shè)計(jì)文檔：涵蓋產(chǎn)品架構(gòu)設(shè)計(jì)文檔、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)文檔等，描述產(chǎn)品的設(shè)計(jì)思路、架構(gòu)組成、模塊劃分以及數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等。3.開(kāi)發(fā)文檔：如代碼注釋、開(kāi)發(fā)日志、技術(shù)選型文檔等，用于記錄產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程中的技術(shù)實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)和相關(guān)決策。4.測(cè)試文檔：包含測(cè)試計(jì)劃、測(cè)試用例、測(cè)試報(bào)告等，為產(chǎn)品測(cè)試提供依據(jù)和記錄測(cè)試結(jié)果。5.維護(hù)文檔：主要有產(chǎn)品維護(hù)手冊(cè)、故障排除指南等，用于產(chǎn)品上線后的維護(hù)和問(wèn)題解決。6.項(xiàng)目文檔：涉及項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等，對(duì)項(xiàng)目的整體情況進(jìn)行記錄和管理。（二）文檔編號(hào)為便于文檔的識(shí)別、存儲(chǔ)和檢索，對(duì)每一份文檔進(jìn)行唯一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：[項(xiàng)目名稱縮寫][文檔類型縮寫][年份][流水號(hào)]例如：PMREQ2023001，表示項(xiàng)目管理類的需求文檔，2023年生成的第1份文檔。三、文檔管理職責(zé)（一）文檔管理部門職責(zé)1.制定和完善產(chǎn)品技術(shù)文檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保文檔的安全存儲(chǔ)和便捷檢索。3.組織對(duì)文檔管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。4.定期對(duì)文檔管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。（二）文檔創(chuàng)建部門職責(zé)1.根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和工作需要，及時(shí)創(chuàng)建各類產(chǎn)品技術(shù)文檔，并確保文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和規(guī)范。2.對(duì)創(chuàng)建的文檔進(jìn)行內(nèi)部審核，確保文檔質(zhì)量符合要求。3.將審核通過(guò)的文檔提交給文檔管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并配合文檔管理部門進(jìn)行文檔的更新和維護(hù)。（三）文檔使用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的流程申請(qǐng)查閱和使用產(chǎn)品技術(shù)文檔。2.妥善保管所使用的文檔，不得擅自修改、復(fù)制、傳播或泄露文檔內(nèi)容。3.在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文檔存在問(wèn)題或需要更新時(shí)，及時(shí)反饋給文檔創(chuàng)建部門或文檔管理部門。（四）文檔管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收、登記、存儲(chǔ)、檢索和分發(fā)產(chǎn)品技術(shù)文檔，確保文檔的安全和完整。2.對(duì)文檔進(jìn)行分類整理和編號(hào)，建立文檔目錄和索引，方便查閱和使用。3.定期對(duì)文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.協(xié)助文檔創(chuàng)建部門和使用部門進(jìn)行文檔的審核、更新和維護(hù)工作。四、文檔創(chuàng)建與審核（一）文檔創(chuàng)建要求1.內(nèi)容要求文檔應(yīng)內(nèi)容完整，涵蓋產(chǎn)品技術(shù)的各個(gè)方面，包括功能描述、技術(shù)實(shí)現(xiàn)、操作流程、注意事項(xiàng)等。語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。文檔中的數(shù)據(jù)、圖表、公式等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，引用的資料和參考文獻(xiàn)應(yīng)注明出處。2.格式要求統(tǒng)一采用公司規(guī)定的文檔格式模板，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。文檔的標(biāo)題、章節(jié)、段落等應(yīng)層次分明，編號(hào)規(guī)范。圖表應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，標(biāo)注完整，與正文內(nèi)容緊密配合。（二）文檔審核流程1.初審：文檔創(chuàng)建完成后，由文檔創(chuàng)建部門內(nèi)部進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，填寫《文檔初審表》，并提交給文檔創(chuàng)建部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.會(huì)審：對(duì)于重要的文檔或涉及多個(gè)部門的文檔，由文檔管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審人員應(yīng)包括文檔創(chuàng)建部門、使用部門、技術(shù)專家等。會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后，填寫《文檔會(huì)審表》，并提交給文檔管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.終審：經(jīng)過(guò)初審和會(huì)審的文檔，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^(guò)后，文檔方可正式生效，并提交給文檔管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。五、文檔存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的文檔管理系統(tǒng)中，按照文檔分類和編號(hào)進(jìn)行目錄式管理。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照文檔類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.對(duì)于重要的紙質(zhì)文檔，應(yīng)進(jìn)行掃描備份，并存儲(chǔ)在電子文檔管理系統(tǒng)中，以便于查閱和檢索。（二）保管期限1.短期文檔：保管期限為13年，如項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中的階段性文檔、測(cè)試報(bào)告等。2.中期文檔：保管期限為35年，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期文檔：保管期限為5年以上，如產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范、公司核心技術(shù)文檔等。（三）保管要求1.文檔管理部門應(yīng)定期對(duì)文檔進(jìn)行檢查和清理，確保文檔的存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔，防止文檔損壞、丟失或被盜。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的文檔，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行銷毀處理，確保文檔信息的安全。3.在文檔保管過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，防止文檔內(nèi)容泄露。六、文檔查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱產(chǎn)品技術(shù)文檔時(shí)，應(yīng)填寫《文檔查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文檔的名稱、編號(hào)、查閱目的等，提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，到文檔管理部門進(jìn)行查閱。2.外部查閱：因業(yè)務(wù)合作等原因需要向公司外部人員提供產(chǎn)品技術(shù)文檔查閱的，應(yīng)填寫《文檔查閱申請(qǐng)表》，并附上合作協(xié)議或相關(guān)說(shuō)明，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由文檔管理部門按照公司保密制度的要求，對(duì)查閱范圍和查閱方式進(jìn)行嚴(yán)格控制，并監(jiān)督查閱過(guò)程。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱產(chǎn)品技術(shù)文檔時(shí)，應(yīng)填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文檔的名稱、編號(hào)、借閱期限等，提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文檔管理人員應(yīng)對(duì)借閱的文檔進(jìn)行登記，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向文檔管理部門申請(qǐng)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或泄露文檔內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文檔。如發(fā)現(xiàn)文檔丟失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。七、文檔變更與更新（一）變更原因1.產(chǎn)品功能或性能發(fā)生變化，需要對(duì)相關(guān)技術(shù)文檔進(jìn)行修改。2.技術(shù)方案調(diào)整，如采用新的技術(shù)、算法或架構(gòu)，導(dǎo)致文檔需要更新。3.發(fā)現(xiàn)文檔中存在錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確的信息，需要進(jìn)行修正。4.法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司政策發(fā)生變化，影響到產(chǎn)品技術(shù)文檔的內(nèi)容。（二）變更流程1.變更申請(qǐng)：由文檔創(chuàng)建部門或相關(guān)部門提出文檔變更申請(qǐng)，填寫《文檔變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍等。2.變更審核：文檔管理部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估變更的必要性和可行性。審核通過(guò)后，提交給文檔創(chuàng)建部門進(jìn)行變更操作。3.變更實(shí)施：文檔創(chuàng)建部門按照變更申請(qǐng)表的要求，對(duì)文檔進(jìn)行修改和更新。修改完成后，進(jìn)行內(nèi)部審核，確保變更后的文檔質(zhì)量符合要求。4.變更發(fā)布：經(jīng)過(guò)審核的變更文檔，由文檔管理部門進(jìn)行發(fā)布，并通知相關(guān)部門和人員。同時(shí)，對(duì)文檔管理系統(tǒng)中的文檔進(jìn)行更新，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔的一致性。八、文檔安全與保密（一）安全措施1.建立文檔管理系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，并定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。3.加強(qiáng)對(duì)文檔存儲(chǔ)環(huán)境的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保紙質(zhì)文檔的安全。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，對(duì)產(chǎn)品技術(shù)文檔中的敏感信息進(jìn)行保密。2.文檔管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在文檔查閱、借閱、使用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，防止文檔內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。4.對(duì)于涉及公司核心技術(shù)或商業(yè)秘密的文檔，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等特殊措施，確保信息安全。九、文檔銷毀（一）銷毀原因1.文檔已超過(guò)保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.文檔內(nèi)容涉及公司機(jī)密信息，需要進(jìn)行銷毀以防止泄露。3.文檔因損壞、丟失等原因無(wú)法正常使用，且無(wú)法進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（二）銷毀流程1.銷毀申請(qǐng)：由文檔管理部門或相關(guān)部門提出文檔銷毀申請(qǐng)，填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文檔的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等。2.銷毀審核：文檔管理部門對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保銷毀原因合理、合規(guī)。審核通過(guò)后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：審批通過(guò)后，由文檔管理部門組織專人對(duì)文檔進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物