企業(yè)項(xiàng)目合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在項(xiàng)目運(yùn)作過程中所簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、采購(gòu)合同、技術(shù)服務(wù)合同、租賃合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)1.合同管理部門及職責(zé)法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)要求提出法律意見。參與重大合同的談判、起草工作，從法律角度提供專業(yè)支持。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過程中的相關(guān)資料，建立合同檔案。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，對(duì)合同的付款方式、結(jié)算方式、資金安排等提出財(cái)務(wù)意見。負(fù)責(zé)監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付情況，確保公司資金安全。參與合同糾紛的處理，提供財(cái)務(wù)方面的支持。審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性。對(duì)重大合同進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議。2.合同承辦人職責(zé)負(fù)責(zé)合同的具體經(jīng)辦工作，包括合同的調(diào)研、談判、起草、簽訂等。對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過程中的相關(guān)資料，按照公司檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程立項(xiàng)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目需求，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、簽訂背景、預(yù)計(jì)金額、履行期限等內(nèi)容。調(diào)研：業(yè)務(wù)部門對(duì)立項(xiàng)合同進(jìn)行調(diào)研，了解合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)狀況、信用情況等，收集相關(guān)資料。談判：業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方就合同條款進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。談判過程中，應(yīng)充分考慮公司利益和風(fēng)險(xiǎn)，確保合同條款公平合理。起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。審核：合同文本起草完成后，依次提交法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門進(jìn)行審核。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。簽訂：經(jīng)審核通過的合同文本，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同審批權(quán)限一般合同：合同金額在[X]萬(wàn)元以下的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要合同：合同金額在[X]萬(wàn)元至[X]萬(wàn)元之間的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)總經(jīng)理備案。重大合同：合同金額在[X]萬(wàn)元以上的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理審批。3.合同簽訂注意事項(xiàng)合同對(duì)方應(yīng)具有合法的主體資格，具備相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和履約能力。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。合同中的權(quán)利義務(wù)應(yīng)公平合理，不得損害公司利益。合同的簽訂應(yīng)采用書面形式，不得簽訂口頭合同或其他形式的合同。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容，做好合同履行的準(zhǔn)備工作。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，指定專人定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，要求對(duì)方限期履行義務(wù)。如對(duì)方未能在規(guī)定期限內(nèi)履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施，如追究對(duì)方違約責(zé)任、解除合同等，以維護(hù)公司合法權(quán)益。2.合同變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核和審批。合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更內(nèi)容，做好相應(yīng)的工作調(diào)整。3.合同終止管理合同履行完畢或提前終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并辦理相關(guān)的終止手續(xù)。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理合同履行過程中的相關(guān)資料，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。合同終止后，如因合同履行問題產(chǎn)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并配合公司相關(guān)部門進(jìn)行處理。五、合同檔案管理1.合同檔案的收集合同承辦人在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)資料，包括合同文本、談判記錄、往來(lái)函件、履行情況記錄等。合同履行完畢后，合同承辦人應(yīng)將合同檔案整理齊全，移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.合同檔案的整理公司檔案管理部門對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號(hào)，建立合同檔案目錄。合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、附件、補(bǔ)充協(xié)議等，確保檔案資料的完整性。3.合同檔案的保管公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的合同檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全。合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.合同檔案的查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門查閱。查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出保管場(chǎng)所。查閱人員不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等，如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。在合同履行過程中，如發(fā)生法律糾紛，應(yīng)及時(shí)采取法律措施，維護(hù)公司合法權(quán)益。信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同對(duì)方的信用調(diào)查，選擇信用良好的合作伙伴。在合同履行過程中，應(yīng)密切關(guān)注對(duì)方的信用狀況，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方信用狀況惡化，應(yīng)及時(shí)采取措施，防范信用風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同財(cái)務(wù)條款的審核，確保合同付款方式、結(jié)算方式、資金安排等合理可行。在合同履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。當(dāng)合同風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取措施，防范風(fēng)險(xiǎn)。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)遵循合法、公正、及時(shí)的原則進(jìn)行處理，盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，避免訴訟、仲裁等法律程序。在處理合同糾紛過程中，應(yīng)維護(hù)公司合法權(quán)益，確保公司利益不受損失。2.糾紛處理流程協(xié)商：合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，了解對(duì)方的意見和要求，尋求解決方案。調(diào)解：如協(xié)商不成，可由雙方共同認(rèn)可的第三方進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解過程中，應(yīng)遵循自愿、合法的原則，達(dá)成調(diào)解協(xié)議。仲裁或訴訟：如協(xié)商、調(diào)解均不成，可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，公司應(yīng)積極配合，提供相關(guān)