代管物資結(jié)算管理制度總則目的為了規(guī)范公司代管物資結(jié)算管理工作，確保代管物資賬目清晰、結(jié)算準確、資金安全，提高公司物資管理水平和經(jīng)濟效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及代管物資的采購、驗收、存儲、使用、結(jié)算等環(huán)節(jié)的管理?；驹瓌t1.準確性原則：確保代管物資的數(shù)量、質(zhì)量、價格等信息準確無誤，為結(jié)算提供可靠依據(jù)。2.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點及時辦理代管物資的出入庫手續(xù)和結(jié)算業(yè)務，避免延誤。3.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關制度，規(guī)范結(jié)算行為。4.責任明確原則：明確各部門和人員在代管物資結(jié)算管理中的職責，做到責任到人。管理職責采購部門1.負責與供應商簽訂代管物資采購合同，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、結(jié)算方式等條款。2.及時將采購合同副本提交給相關部門，以便做好物資驗收和結(jié)算準備工作。3.跟蹤采購物資的到貨情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。驗收部門1.按照采購合同和相關標準對代管物資進行驗收，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量符合要求。2.填寫物資驗收單，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，并簽字確認。3.將驗收合格的物資及時辦理入庫手續(xù)，對驗收不合格的物資及時通知采購部門處理。倉儲部門1.負責代管物資的存儲管理，確保物資安全、完好。2.根據(jù)驗收部門的入庫通知，辦理物資入庫手續(xù)，建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。3.定期對代管物資進行盤點，確保賬實相符。使用部門1.根據(jù)工作需要，填寫物資領用申請表，經(jīng)審批后到倉儲部門領取代管物資。2.合理使用代管物資，避免浪費和損壞。3.定期將物資使用情況反饋給倉儲部門，協(xié)助做好物資盤點工作。財務部門1.負責代管物資結(jié)算的賬務處理，審核相關票據(jù)和憑證，確保結(jié)算數(shù)據(jù)準確。2.按照合同約定和公司財務制度辦理代管物資的付款手續(xù)，及時與供應商進行對賬。3.定期對代管物資的財務狀況進行分析，為公司決策提供依據(jù)。審計部門1.對代管物資結(jié)算管理情況進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況和財務收支的真實性、合法性、效益性。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。代管物資采購與驗收采購流程1.使用部門根據(jù)工作需要提出物資采購申請，經(jīng)部門負責人審核后提交給采購部門。2.采購部門根據(jù)采購申請進行市場調(diào)研，選擇合適的供應商，簽訂采購合同。3.采購部門將采購合同副本分發(fā)給驗收部門、倉儲部門和財務部門。驗收標準1.物資的數(shù)量應與采購合同和送貨單一致，如有短缺，應及時通知供應商補足。2.物資的質(zhì)量應符合采購合同和相關標準要求，驗收部門可通過檢驗、測試等方式進行驗證。3.物資的規(guī)格、型號應與采購合同相符，如有不符，應及時與采購部門溝通處理。驗收程序1.物資到貨后，采購部門通知驗收部門進行驗收。2.驗收部門組織相關人員對物資進行驗收，填寫物資驗收單。3.驗收合格的物資，驗收部門在物資驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，驗收部門應出具不合格報告，采購部門負責與供應商協(xié)商處理。代管物資存儲與保管存儲要求1.倉儲部門應根據(jù)物資的性質(zhì)、特點和存儲要求，設置專門的存儲區(qū)域，確保物資安全存放。2.對易燃易爆、有毒有害等危險物資，應按照相關規(guī)定進行單獨存儲，并采取相應的安全防護措施。3.物資應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。保管措施1.倉儲部門應建立物資保管臺賬，詳細記錄物資的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、型號等信息。2.定期對代管物資進行盤點，每月至少盤點一次，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行調(diào)整。3.加強對代管物資的日常巡查，檢查物資的存儲狀況、質(zhì)量狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好物資的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保物資安全。代管物資領用與使用領用流程1.使用部門根據(jù)工作需要填寫物資領用申請表，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.物資領用申請表經(jīng)部門負責人審核后提交給倉儲部門。3.倉儲部門根據(jù)物資領用申請表發(fā)放物資，并在物資保管臺賬上記錄領用情況。使用規(guī)定1.使用部門應按照物資的用途合理使用代管物資，不得挪作他用。2.加強對代管物資的使用管理，建立物資使用記錄，定期對物資使用情況進行統(tǒng)計分析。3.如因工作需要對代管物資進行處置，使用部門應填寫物資處置申請表，經(jīng)審批后交倉儲部門辦理相關手續(xù)。代管物資結(jié)算結(jié)算依據(jù)1.代管物資的結(jié)算以采購合同、物資驗收單、物資領用申請表、發(fā)票等相關憑證為依據(jù)。2.財務部門應認真審核上述憑證的真實性、合法性、完整性，確保結(jié)算數(shù)據(jù)準確無誤。結(jié)算方式1.公司根據(jù)與供應商簽訂的采購合同約定的結(jié)算方式進行結(jié)算，常見的結(jié)算方式包括支票、匯票、電匯、托收承付等。2.財務部門應在規(guī)定的時間內(nèi)辦理結(jié)算手續(xù)，確保資金及時支付給供應商。結(jié)算流程1.采購部門在物資驗收合格且發(fā)票收到后，填寫付款申請單，附上采購合同、物資驗收單、發(fā)票等相關憑證，提交給財務部門審核。2.財務部門對付款申請單及相關憑證進行審核，審核無誤后報公司領導審批。3.公司領導審批通過后，財務部門按照審批意見辦理付款手續(xù)，并進行賬務處理。4.財務部門定期與供應商進行對賬，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)賬目不符，應及時查明原因并進行調(diào)整。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對代管物資結(jié)算管理情況進行審計，檢查制度執(zhí)行情況、采購合同簽訂與執(zhí)行情況、物資驗收與存儲情況、結(jié)算業(yè)務處理情況等。2.財務部門應加強對代管物資結(jié)算業(yè)務的日常監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、財政部門、審計部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時整改存在的問題，不斷完善代管物資結(jié)算管理制度。罰則違反規(guī)定的處理1.對在代管物資采購、驗收、存儲、使用、結(jié)算等環(huán)節(jié)中違反本制度規(guī)定的部門和人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.因違反規(guī)定給公司造成經(jīng)濟損失的，應依法承擔賠償責任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。責任追究1.明確各部門和人員在代管物資結(jié)算管理中的責任，對因工作失誤、失職等原因?qū)е陆Y(jié)算出現(xiàn)問題的，追究相關人員的責任。2.建立責任追究檔案，記錄相關人員的違規(guī)行為和處理結(jié)果，作為績效考核和崗位調(diào)整的依據(jù)。附則解釋權(quán)本制度由公司[具體部門]負責解釋。修