上海電子發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范上海公司電子發(fā)票的管理，加強財務(wù)監(jiān)督，保障公司合法權(quán)益，提高財務(wù)管理效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于上海公司及其所屬各部門在經(jīng)營活動中涉及電子發(fā)票的開具、接收、存儲、使用等相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及電子發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保電子發(fā)票管理工作合法合規(guī)。2.準確及時原則保證電子發(fā)票信息的準確無誤，及時開具、接收、處理電子發(fā)票，避免因延誤或錯誤導(dǎo)致的稅務(wù)風(fēng)險及其他問題。3.安全保密原則加強電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全保護，防止信息泄露、丟失或被篡改，確保公司財務(wù)信息安全。4.便捷高效原則充分利用電子信息技術(shù)，優(yōu)化電子發(fā)票管理流程，提高工作效率，降低管理成本。二、電子發(fā)票開具管理（一）開具范圍1.公司銷售商品、提供勞務(wù)或服務(wù)，屬于增值稅應(yīng)稅范圍且購買方索取電子發(fā)票的，應(yīng)開具電子發(fā)票。2.對于符合稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的其他可開具電子發(fā)票的業(yè)務(wù)，按照要求開具電子發(fā)票。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向時，應(yīng)明確告知客戶公司提供電子發(fā)票，并獲取客戶接收電子發(fā)票的相關(guān)信息，如手機號碼、電子郵箱等。2.銷售業(yè)務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將開票信息傳遞給財務(wù)部門。開票信息應(yīng)包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等準確完整的內(nèi)容。3.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門傳遞的開票信息后，核對無誤后，通過電子發(fā)票開具系統(tǒng)進行開具。開具過程中應(yīng)確保發(fā)票信息與實際交易相符，嚴格按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容開具。4.電子發(fā)票開具成功后，系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票版式文件。財務(wù)部門應(yīng)及時將電子發(fā)票版式文件發(fā)送給客戶，發(fā)送方式可根據(jù)客戶提供的信息選擇通過電子郵箱、短信鏈接等方式。同時，在公司內(nèi)部系統(tǒng)中記錄電子發(fā)票的開具情況，包括發(fā)票號碼、開票日期、客戶信息、金額等。（三）開具要求1.電子發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章電子簽章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、完整、準確，不得虛開、開具與實際交易不符的電子發(fā)票。3.對于作廢的電子發(fā)票，應(yīng)在系統(tǒng)中進行標注，并妥善保存相關(guān)記錄。作廢條件應(yīng)符合稅務(wù)機關(guān)規(guī)定，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應(yīng)開具紅字電子發(fā)票。三、電子發(fā)票接收管理（一）接收范圍公司在采購商品、接受勞務(wù)或服務(wù)過程中，應(yīng)積極接收供應(yīng)商開具的電子發(fā)票。（二）接收流程1.采購部門在與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議時，應(yīng)明確要求供應(yīng)商提供電子發(fā)票，并在合同中約定電子發(fā)票的開具要求和傳遞方式。2.在收到供應(yīng)商發(fā)送的電子發(fā)票后，采購部門應(yīng)及時對發(fā)票信息進行初步審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、完整性、與采購業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等。審核無誤后，將電子發(fā)票信息及相關(guān)業(yè)務(wù)資料傳遞給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門收到采購部門傳遞的電子發(fā)票及相關(guān)資料后，進行詳細審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、簽章、發(fā)票號碼的唯一性等是否符合稅務(wù)機關(guān)規(guī)定，以及與采購業(yè)務(wù)的匹配性等。審核通過后，在公司財務(wù)系統(tǒng)中進行登記入賬，并按照規(guī)定進行賬務(wù)處理。4.對于審核發(fā)現(xiàn)的問題發(fā)票，如信息有誤、不符合規(guī)定等，財務(wù)部門應(yīng)及時與采購部門溝通，要求采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，進行更正或重新開具。（三）接收要求1.公司應(yīng)指定專人負責(zé)電子發(fā)票的接收工作，確保電子發(fā)票接收的及時性和準確性。2.接收的電子發(fā)票應(yīng)保存完整的電子信息，不得自行修改、刪除或損壞電子發(fā)票版式文件。3.對于重復(fù)接收的電子發(fā)票，應(yīng)及時核實情況，避免重復(fù)入賬。四、電子發(fā)票存儲管理（一）存儲方式1.公司采用電子存儲方式保存電子發(fā)票。應(yīng)建立專門的電子發(fā)票存儲文件夾，按照年度、月份等分類存放電子發(fā)票版式文件。2.同時，應(yīng)定期將電子發(fā)票數(shù)據(jù)備份至外部存儲設(shè)備，如移動硬盤、光盤等，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲期限電子發(fā)票的存儲期限應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。（三）存儲安全1.加強對電子發(fā)票存儲設(shè)備的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問電子發(fā)票數(shù)據(jù)。2.采取必要的安全防護措施，如安裝殺毒軟件、防火墻等，防止電子發(fā)票數(shù)據(jù)被病毒、惡意軟件等攻擊或篡改。3.定期對電子發(fā)票存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，數(shù)據(jù)存儲安全可靠。五、電子發(fā)票使用管理（一）報銷使用1.員工在進行費用報銷時，應(yīng)提供合法有效的電子發(fā)票。電子發(fā)票應(yīng)與實際發(fā)生的業(yè)務(wù)相符，且在規(guī)定的報銷期限內(nèi)。2.員工將電子發(fā)票打印件及相關(guān)報銷憑證一并提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門在審核報銷時，應(yīng)通過稅務(wù)機關(guān)電子發(fā)票查驗平臺對電子發(fā)票的真實性進行查驗，確保發(fā)票真實有效。3.對于符合報銷規(guī)定的電子發(fā)票，財務(wù)部門按照公司費用報銷制度進行審批和支付。（二）入賬歸檔1.財務(wù)部門在完成電子發(fā)票報銷支付后，應(yīng)將電子發(fā)票打印件及相關(guān)報銷憑證按照會計檔案管理的要求進行整理、裝訂和歸檔。2.同時，將電子發(fā)票版式文件存儲至公司電子發(fā)票存儲系統(tǒng)中，作為會計檔案的電子副本進行保存。電子發(fā)票的存儲應(yīng)符合會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的完整性、準確性和可追溯性。（三）其他使用公司因稅務(wù)檢查、審計等工作需要，應(yīng)按照要求提供電子發(fā)票相關(guān)資料。提供的電子發(fā)票資料應(yīng)真實、完整、準確，能夠清晰反映公司電子發(fā)票的開具、接收、存儲、使用等情況。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對公司電子發(fā)票的管理情況進行自查，檢查內(nèi)容包括電子發(fā)票的開具、接收、存儲、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)票信息是否準確完整，數(shù)據(jù)是否安全等。2.公司審計部門應(yīng)定期對電子發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查電子發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查配合公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)、審計機構(gòu)等外部部門對電子發(fā)票的檢查工作。按照要求提供相關(guān)資料，如實反映公司電子發(fā)票管理情況，對于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.財務(wù)部門應(yīng)定期組織公司員工進行電子發(fā)票管理相關(guān)知識培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括電子發(fā)票政策法規(guī)、開具流程、接收要求、存儲管理、使用注意事項等。2.通過培訓(xùn)，使員工了解電子發(fā)票管理的重要性，掌握電子發(fā)票管理的基本技能，確保員工在工作中能夠正確開具、接收、使用電子發(fā)票。（二）宣傳1.公司應(yīng)通過內(nèi)部宣傳欄、郵件、會議等形式，加強對電子發(fā)票管理政策法規(guī)和公司電子發(fā)票管理制度的宣傳，提高員工對電子發(fā)票管理的認識和重視程度。2.同時，向客戶宣傳公司電子發(fā)票開具和接收