項(xiàng)目部設(shè)備采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部設(shè)備采購管理，規(guī)范采購行為，確保設(shè)備采購符合項(xiàng)目需求，提高設(shè)備采購效率，降低采購成本，保證設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各項(xiàng)目部的設(shè)備采購活動，包括但不限于施工設(shè)備、辦公設(shè)備、檢測設(shè)備等各類設(shè)備的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求和施工進(jìn)度，合理確定設(shè)備采購計(jì)劃，避免盲目采購和重復(fù)采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備，確保設(shè)備能夠滿足項(xiàng)目施工和運(yùn)行要求。3.性價(jià)比最優(yōu)原則：在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下，充分比較不同供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比最優(yōu)的設(shè)備和供應(yīng)商。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保采購信息公開、采購程序透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計(jì)。二、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目部1.提出設(shè)備采購需求：根據(jù)項(xiàng)目施工計(jì)劃和實(shí)際需要，詳細(xì)填寫《設(shè)備采購申請表》，明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、采購時間等要求，并提交給項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人審核。2.參與采購過程：協(xié)助采購部門進(jìn)行市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、招標(biāo)評標(biāo)、合同談判等工作，提供技術(shù)支持和相關(guān)信息。3.驗(yàn)收設(shè)備：組織相關(guān)人員對采購的設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等是否符合合同要求，并填寫《設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告》。4.設(shè)備使用與管理：負(fù)責(zé)設(shè)備的日常使用、維護(hù)保養(yǎng)和管理工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行，延長設(shè)備使用壽命。（二）采購部門1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)項(xiàng)目部提交的《設(shè)備采購申請表》，結(jié)合公司庫存情況和資金狀況，制定年度、季度和月度設(shè)備采購計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.實(shí)施采購活動：按照采購計(jì)劃，通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保設(shè)備按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評估和管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，淘汰不合格供應(yīng)商。4.采購成本控制：在采購過程中，通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格和條款，降低采購成本。（三）技術(shù)部門1.提供技術(shù)支持：為項(xiàng)目部和采購部門提供設(shè)備采購的技術(shù)咨詢和支持，協(xié)助確定設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號等要求。2.參與設(shè)備驗(yàn)收：在設(shè)備驗(yàn)收過程中，對設(shè)備的技術(shù)性能進(jìn)行測試和評估，確保設(shè)備符合技術(shù)要求。（四）財(cái)務(wù)部門1.資金保障：根據(jù)采購計(jì)劃和合同約定，及時安排采購資金，確保采購活動順利進(jìn)行。2.費(fèi)用審核：對采購合同、發(fā)票等進(jìn)行審核，確保采購費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。3.成本核算：對設(shè)備采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）審計(jì)部門1.監(jiān)督采購過程：對設(shè)備采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購結(jié)果是否合理。2.審查采購合同：對采購合同的條款、內(nèi)容進(jìn)行審查，確保合同的合法性和有效性。3.提出審計(jì)意見：根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出改進(jìn)建議和審計(jì)意見，督促相關(guān)部門整改落實(shí)。三、設(shè)備采購流程（一）采購申請項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目施工計(jì)劃和實(shí)際需要，填寫《設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、采購原因、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容，并提交給項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人審核。項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，對采購申請的必要性、合理性和技術(shù)可行性進(jìn)行審核，并簽署意見。審核通過后，《設(shè)備采購申請表》提交給采購部門。（二）采購計(jì)劃制定采購部門收到項(xiàng)目部提交的《設(shè)備采購申請表》后，結(jié)合公司庫存情況和資金狀況，制定年度、季度和月度設(shè)備采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、項(xiàng)目需求和資金狀況，對采購計(jì)劃進(jìn)行審批，審批通過后，采購計(jì)劃正式生效。（三）市場調(diào)研采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，組織相關(guān)人員進(jìn)行市場調(diào)研，了解市場上設(shè)備的品牌、型號、價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)等情況。市場調(diào)研可通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、客戶反饋等方式進(jìn)行。在市場調(diào)研過程中，采購人員應(yīng)收集多家供應(yīng)商的產(chǎn)品信息，并進(jìn)行整理和分析，為供應(yīng)商選擇提供參考依據(jù)。（四）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，從眾多供應(yīng)商中篩選出符合要求的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量、合理的價(jià)格和完善的售后服務(wù)體系。2.供應(yīng)商評估：采購部門對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評估可通過實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、客戶評價(jià)等方式進(jìn)行。采購部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分，并按照得分高低進(jìn)行排序。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇得分較高的幾家供應(yīng)商作為潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)函或招標(biāo)邀請書。潛在供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)函或投標(biāo)文件，采購部門對潛在供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和投標(biāo)文件進(jìn)行評審，選擇報(bào)價(jià)合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為中標(biāo)供應(yīng)商。（五）采購合同簽訂采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給項(xiàng)目部、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（六）設(shè)備采購與驗(yàn)收1.設(shè)備采購：采購部門按照采購合同約定，及時向供應(yīng)商支付預(yù)付款，并跟蹤設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點(diǎn)和方式將設(shè)備發(fā)運(yùn)至項(xiàng)目部指定地點(diǎn)。2.設(shè)備驗(yàn)收：項(xiàng)目部在收到設(shè)備后，應(yīng)組織相關(guān)人員對設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目部應(yīng)填寫《設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，項(xiàng)目部應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至設(shè)備符合要求為止。（七）付款結(jié)算設(shè)備驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定，及時辦理付款結(jié)算手續(xù)。采購部門應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請，附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后，按照合同約定向供應(yīng)商支付貨款。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場價(jià)格行情和歷史采購數(shù)據(jù)，編制設(shè)備采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、項(xiàng)目需求和資金狀況，對采購預(yù)算進(jìn)行審批，審批通過后，采購預(yù)算正式生效。（二）預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況，對采購預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審批，審批通過后，采購部門方可按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購活動。（三）預(yù)算控制財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算的控制和監(jiān)督，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報(bào)。如發(fā)現(xiàn)采購預(yù)算執(zhí)行過程中存在超預(yù)算采購等問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行整改，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別采購部門應(yīng)定期對設(shè)備采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，風(fēng)險(xiǎn)識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時了解市場價(jià)格行情和市場動態(tài)，合理安排采購時間，避免因市場價(jià)格波動而導(dǎo)致采購成本增加。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和管理機(jī)制，加強(qiáng)對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力等方面的評估和管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對設(shè)備質(zhì)量的控制和管理，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并在設(shè)備驗(yàn)收過程中嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備質(zhì)量符合要求。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的管理，在合同簽訂前，將合同草案提交給公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。在合同執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決，避免合同糾紛。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對付款環(huán)節(jié)的管理，在付款前，對供應(yīng)商的發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料進(jìn)行審核，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。同時，采購部門應(yīng)合理安排付款時間，避免因付款不及時而導(dǎo)致供應(yīng)商不滿或產(chǎn)生其他風(fēng)險(xiǎn)。六、采購檔案管理（一）檔案收集采購部門應(yīng)在設(shè)備采購活動結(jié)束后，及時收集和整理采購過程中形成的各類文件和資料，包括采購申請表、采購計(jì)劃、市場調(diào)研報(bào)告、供應(yīng)商評估報(bào)告、采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等，并將其歸檔保存。（二）檔案整理采購部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的文件和資料進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管采購部門應(yīng)將整理好的檔案資料存放在專門的檔案柜中，并指定專人負(fù)責(zé)保管。檔案保管人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全和完整。（四）檔案查閱公司內(nèi)部人員如需查閱采購檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管人員處查閱。檔案保管人員應(yīng)做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案保管人員。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司審計(jì)部門應(yīng)定期對項(xiàng)目部設(shè)備采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購結(jié)果是否合理、采購檔案是否完整等方面。審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，提出改進(jìn)建議和審計(jì)意見，督促相關(guān)部門整