中介采購業(yè)務管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司中介采購業(yè)務流程，加強對中介采購活動的管理與監(jiān)督，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及中介采購業(yè)務的部門和項目，包括但不限于各類咨詢服務、招標代理、審計評估、法律服務等中介機構的采購。（三）基本原則1.合法性原則：中介采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.公平公正原則：對待所有參與采購的中介機構一視同仁，確保競爭環(huán)境公平，采購過程公正。3.效益原則：在保證服務質量的前提下，追求采購成本的最小化和效益的最大化。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、職責分工（一）采購需求部門1.根據(jù)業(yè)務需要，提出中介采購需求，明確采購服務的內容、標準、期限等要求。2.參與采購文件的編制和審核，協(xié)助采購部門進行供應商考察和談判。3.負責與選定的中介機構簽訂服務合同，并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。（二）采購部門1.負責中介采購業(yè)務的組織實施，包括制定采購計劃、發(fā)布采購信息、組建評審小組、組織評審等。2.編制采購文件，對采購過程中的文件資料進行整理和歸檔。3.建立和維護中介供應商庫，定期對供應商進行評估和管理。（三）財務部門1.參與采購預算的編制和審核，提供財務方面的專業(yè)意見。2.負責采購資金的支付審核與結算工作，對采購成本進行核算和分析。（四）審計部門1.對中介采購業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否合規(guī)、合法。2.對采購項目的效益進行評估，提出改進建議。（五）法務部門1.審查采購文件和合同，確保其符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。2.為采購活動提供法律咨詢和支持。三、采購流程（一）采購申請采購需求部門根據(jù)業(yè)務需要填寫《中介采購申請表》，詳細說明采購服務的名稱、內容、預算金額、服務期限、質量要求等信息，并提交部門負責人審核。審核通過后，報分管領導審批。（二）采購計劃制定采購部門根據(jù)審批后的采購申請，制定中介采購計劃，明確采購方式、時間安排、評審標準等內容。采購計劃應報采購分管領導批準后實施。（三）采購信息發(fā)布1.根據(jù)采購計劃，采購部門通過公司官網(wǎng)、采購平臺、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布采購信息，邀請符合條件的中介機構參與報名。2.采購信息應包括采購項目名稱、內容、要求、報名時間、地點、聯(lián)系方式等關鍵信息。（四）供應商報名與資格審查1.中介機構在規(guī)定時間內報名，并提交相關證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、資質證書、業(yè)績證明、人員配備情況等。2.采購部門對報名供應商進行資格審查，核實其提供的材料真實性和有效性，確定符合要求的供應商名單。（五）采購文件編制采購部門根據(jù)采購項目特點和需求，編制采購文件。采購文件應包括采購公告、采購需求、評審標準、合同條款等內容。采購文件應報采購分管領導審核后發(fā)布。（六）評審小組組建1.采購部門負責組建評審小組，評審小組由公司內部相關部門人員和外部專家組成。評審小組人數(shù)應為單數(shù)，其中外部專家人數(shù)不得少于三分之一。2.評審小組成員應具備相關專業(yè)知識和經(jīng)驗，熟悉采購業(yè)務流程，且與供應商無利害關系。（七）評審1.采購部門組織評審會議，向評審小組介紹采購項目情況和評審要求。2.供應商進行現(xiàn)場陳述和答疑，評審小組成員根據(jù)采購文件規(guī)定的評審標準進行打分和評價。3.評審過程應做好記錄，包括評審時間、地點、參與人員、評審內容、評審結果等信息。（八）成交供應商確定1.采購部門根據(jù)評審小組的評審結果，按照得分高低確定成交供應商。如出現(xiàn)得分相同的情況，可根據(jù)供應商的報價、業(yè)績、信譽等因素綜合確定。2.采購部門將成交供應商名單報采購分管領導審批后，向成交供應商發(fā)出成交通知書。（九）合同簽訂采購需求部門與成交供應商簽訂中介服務合同，明確雙方的權利和義務、服務內容、服務期限、費用支付方式、違約責任等條款。合同簽訂后，報財務部門、法務部門備案。（十）合同執(zhí)行與驗收1.采購需求部門負責監(jiān)督中介機構按照合同約定履行服務義務，及時協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.服務期滿或完成約定服務內容后，采購需求部門組織相關人員對中介機構的服務進行驗收。驗收合格后，出具驗收報告。（十一）采購資料歸檔采購部門負責將采購過程中的文件資料進行整理和歸檔，包括采購申請表、采購計劃、采購文件、供應商報名材料、評審記錄、成交通知書、服務合同、驗收報告等，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、采購方式（一）公開招標適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的中介采購項目。通過公開招標，能夠吸引眾多供應商參與競爭，確保采購結果的公平公正。（二）邀請招標對于具有一定特殊性或供應商數(shù)量有限的采購項目，可采用邀請招標方式。采購部門向預先選定的若干家供應商發(fā)出邀請，邀請其參與投標。（三）競爭性談判適用于采購項目時間緊迫、技術規(guī)格復雜且難以明確、市場競爭不充分等情況。通過與供應商進行談判，能夠更靈活地滿足采購需求。（四）單一來源采購在特定情況下，如只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況等，可采用單一來源采購方式。采用單一來源采購應嚴格履行審批程序，并做好記錄。（五）詢價對于采購內容簡單、標準化程度高、價格相對透明的中介采購項目，可采用詢價方式。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內報價，根據(jù)報價情況確定成交供應商。五、供應商管理（一）供應商庫建立采購部門負責建立和維護中介供應商庫，收集、整理供應商的基本信息、資質情況、業(yè)績表現(xiàn)、信譽評價等資料，并錄入供應商庫管理系統(tǒng)。（二）供應商評估1.定期對供應商庫中的供應商進行評估，評估內容包括服務質量、價格水平、履約能力、信譽狀況等方面。2.采購部門可通過問卷調查、實地考察、客戶反饋等方式收集評估信息，對供應商進行打分評價。（三）供應商淘汰與更新1.根據(jù)供應商評估結果，對不符合要求的供應商進行淘汰，將其從供應商庫中移除。2.及時更新供應商庫中的信息，補充新的優(yōu)質供應商，保持供應商庫的動態(tài)平衡。（四）供應商激勵與約束1.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予一定的激勵措施，如優(yōu)先合作、增加業(yè)務量、頒發(fā)榮譽證書等。2.對違反合同約定或存在不良行為的供應商，采取相應的約束措施，如警告、罰款、暫停合作、取消供應商資格等。六、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對中介采購業(yè)務進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購文件是否規(guī)范、評審過程是否公正、合同執(zhí)行是否到位等。2.財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金支付合理、合規(guī)。（二）外部監(jiān)督接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關資料和信息，對提出的問題及時整改。（三）考核評價1.建立中介采購業(yè)務考核評價機制，對采購需求部門、采購部門等相關部門和人員的采購工作進行考核評價。2.考核評價指標包括采購質量、采購效率、采購成本控制、供應商管理等方面，考核結果與部門和個人的績效掛鉤。七、風險管理（一）風險識別1.采購部門、法務部門等相關部門共同對中介采購業(yè)務過程中可能存在的風險進行識別，如法律風險、道德風險、市場風險、供應商違約風險等。2.針對不同類型的風險，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。（三）風險應對措施1.對于法律風險，加強法務審查，確保采購文件和合同合法合規(guī)；對于道德風險，加強人員培訓和職業(yè)道德教育；對于市場風險，密切關注市場動態(tài)，合理選擇采購方式；對于供應商違約風險，在合同中