企業(yè)運(yùn)輸合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司運(yùn)輸合同管理，規(guī)范運(yùn)輸合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范運(yùn)輸合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與外部運(yùn)輸單位簽訂的各類運(yùn)輸合同，包括但不限于公路運(yùn)輸合同、鐵路運(yùn)輸合同、水路運(yùn)輸合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：運(yùn)輸合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方的合法權(quán)益。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、運(yùn)輸合同的簽訂1.合同承辦部門公司各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提出運(yùn)輸需求，并作為運(yùn)輸合同的承辦部門。承辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)運(yùn)輸合同的簽訂、履行等工作。2.合同簽訂流程承辦部門根據(jù)運(yùn)輸需求，選擇合適的運(yùn)輸單位，并進(jìn)行初步洽談。洽談達(dá)成一致后，承辦部門起草運(yùn)輸合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、運(yùn)輸貨物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、運(yùn)輸起始地、目的地、運(yùn)輸價格、運(yùn)輸期限、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同文本起草完成后，承辦部門應(yīng)將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等。法務(wù)部門審核通過后，承辦部門將合同文本提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估等因素，對合同進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，承辦部門與運(yùn)輸單位簽訂運(yùn)輸合同。簽訂合同時，雙方應(yīng)加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。3.合同簽訂注意事項(xiàng)合同條款應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。運(yùn)輸價格應(yīng)合理，符合市場行情。同時，應(yīng)明確價格調(diào)整的條件和方式。運(yùn)輸期限應(yīng)明確，避免因期限不明導(dǎo)致糾紛。違約責(zé)任應(yīng)明確，對雙方的違約行為及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行詳細(xì)約定。合同中應(yīng)明確爭議解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。三、運(yùn)輸合同的履行1.承辦部門職責(zé)承辦部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)運(yùn)輸合同的履行工作，確保運(yùn)輸任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。承辦部門應(yīng)及時向運(yùn)輸單位提供運(yùn)輸貨物的相關(guān)信息，如貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格、包裝等，確保運(yùn)輸單位能夠準(zhǔn)確運(yùn)輸貨物。承辦部門應(yīng)跟蹤運(yùn)輸進(jìn)度，及時掌握運(yùn)輸動態(tài)，如運(yùn)輸車輛的行駛位置、預(yù)計到達(dá)時間等。如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與運(yùn)輸單位溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題。2.運(yùn)輸單位職責(zé)運(yùn)輸單位應(yīng)按照運(yùn)輸合同約定，按時、按質(zhì)、按量完成運(yùn)輸任務(wù)。運(yùn)輸單位應(yīng)確保運(yùn)輸車輛及設(shè)備符合安全運(yùn)輸要求，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛及設(shè)備性能良好。運(yùn)輸單位應(yīng)安排具備相應(yīng)資質(zhì)的駕駛員進(jìn)行運(yùn)輸，駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則，確保運(yùn)輸安全。運(yùn)輸過程中，如發(fā)生貨物損壞、丟失等情況，運(yùn)輸單位應(yīng)及時通知承辦部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.貨物交接貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)目的地后，運(yùn)輸單位應(yīng)及時通知承辦部門進(jìn)行貨物交接。承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員對貨物進(jìn)行驗(yàn)收，如貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同約定。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)及時與運(yùn)輸單位協(xié)商解決。貨物交接完成后，雙方應(yīng)填寫貨物交接清單，并簽字確認(rèn)。貨物交接清單應(yīng)作為運(yùn)輸合同履行的重要憑證。四、運(yùn)輸合同的變更1.變更情形在運(yùn)輸合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因，需要變更運(yùn)輸合同的，合同雙方可以協(xié)商變更合同條款。如因貨物數(shù)量、規(guī)格、運(yùn)輸起始地、目的地等發(fā)生變化，需要變更運(yùn)輸合同的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更流程合同承辦部門提出運(yùn)輸合同變更申請，并填寫運(yùn)輸合同變更申請表。申請表應(yīng)包括變更的原因、變更的內(nèi)容、預(yù)計對合同履行的影響等。承辦部門將運(yùn)輸合同變更申請表提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核變更申請是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等。法務(wù)部門審核通過后，承辦部門將運(yùn)輸合同變更申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估等因素，對變更申請進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，承辦部門與運(yùn)輸單位協(xié)商簽訂運(yùn)輸合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。五、運(yùn)輸合同的終止1.終止情形運(yùn)輸合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)終止。運(yùn)輸合同因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因無法繼續(xù)履行的，合同雙方可以協(xié)商終止合同。運(yùn)輸合同因一方違約，另一方依法解除合同的，合同終止。2.終止流程合同承辦部門提出運(yùn)輸合同終止申請，并填寫運(yùn)輸合同終止申請表。申請表應(yīng)包括終止的原因、合同履行情況、雙方的權(quán)利義務(wù)處理等。承辦部門將運(yùn)輸合同終止申請表提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核終止申請是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險等。法務(wù)部門審核通過后，承辦部門將運(yùn)輸合同終止申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估等因素，對終止申請進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，承辦部門與運(yùn)輸單位協(xié)商簽訂運(yùn)輸合同終止協(xié)議。終止協(xié)議應(yīng)明確合同終止的原因、雙方的權(quán)利義務(wù)處理、違約責(zé)任等條款。六、運(yùn)輸合同的檔案管理1.檔案收集合同承辦部門負(fù)責(zé)收集運(yùn)輸合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同審批表、變更協(xié)議、終止協(xié)議、貨物交接清單、運(yùn)輸發(fā)票等。承辦部門應(yīng)定期將收集到的文件資料整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案保管公司設(shè)立專門的檔案保管部門，負(fù)責(zé)運(yùn)輸合同檔案的保管工作。檔案保管部門應(yīng)建立檔案管理制度，對運(yùn)輸合同檔案進(jìn)行分類、編號、存放，確保檔案資料便于查閱和管理。檔案保管部門應(yīng)定期對運(yùn)輸合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全和完整。3.檔案查閱因工作需要查閱運(yùn)輸合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，并注明查閱的原因、內(nèi)容、期限等。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案保管部門審批。檔案保管部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后，方可提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案保管部門指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出保管地點(diǎn)。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。七、運(yùn)輸合同的風(fēng)險防范1.法律風(fēng)險防范加強(qiáng)合同審核，確保合同條款符合法律法規(guī)規(guī)定，避免因合同條款違法而導(dǎo)致合同無效或被撤銷。定期組織員工進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范能力。聘請專業(yè)的法律顧問，為公司運(yùn)輸合同管理提供法律支持和咨詢服務(wù)。2.信用風(fēng)險防范在選擇運(yùn)輸單位時，應(yīng)進(jìn)行信用調(diào)查，了解運(yùn)輸單位的信譽(yù)狀況、經(jīng)營情況、財務(wù)狀況等，避免與信用不良的運(yùn)輸單位簽訂合同。建立運(yùn)輸單位信用評價機(jī)制，對運(yùn)輸單位的合同履行情況進(jìn)行評價，根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整合作關(guān)系。在合同中約定明確的違約責(zé)任，對運(yùn)輸單位的違約行為進(jìn)行約束，降低信用風(fēng)險。3.運(yùn)輸風(fēng)險防范要求運(yùn)輸單位購買足額的貨物運(yùn)輸保險，降低運(yùn)輸過程中因自然災(zāi)害、意外事故等導(dǎo)致的貨物損失風(fēng)險。加強(qiáng)對運(yùn)輸過程的監(jiān)控，如安裝GPS定位系統(tǒng)等，及時掌握運(yùn)輸動態(tài)，確保運(yùn)輸安全。與運(yùn)輸單位簽訂詳細(xì)的運(yùn)輸合同，明確雙方在運(yùn)輸過程中的權(quán)利義務(wù)，如貨物的裝卸、保管、運(yùn)輸安全等，避免因運(yùn)輸過程中的糾紛導(dǎo)致公司損失。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的合同監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對運(yùn)輸合同的簽訂、履行、變更、終止等過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容合同簽訂是否符合規(guī)定的流程和要求，合同條款是否明確、具體、合法。運(yùn)輸合同是否按時、按質(zhì)、按量履行，貨物交接是否規(guī)范。運(yùn)輸合同變更、終止是否符合規(guī)定的流程和要求，變更協(xié)議、終止協(xié)議是否簽訂。運(yùn)輸合同檔案管理是否規(guī)范，檔案資料是否完整、準(zhǔn)確。3.考核機(jī)制建立運(yùn)輸合同管理考核制度，對合同承辦部門及相關(guān)人員的運(yùn)輸合同管理工作進(jìn)行考核評價。