產(chǎn)品樣品檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)品樣品檔案的管理，確保產(chǎn)品樣品檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量控制等環(huán)節(jié)的查閱和使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品樣品檔案的管理，包括但不限于新產(chǎn)品樣品、改進(jìn)產(chǎn)品樣品、客戶定制產(chǎn)品樣品等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：產(chǎn)品樣品檔案由公司指定的部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)產(chǎn)品的類別、型號、規(guī)格等進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保產(chǎn)品樣品檔案的安全和保密。二、產(chǎn)品樣品檔案的分類與編號（一）分類1.按產(chǎn)品類別分類：如電子產(chǎn)品、機(jī)械產(chǎn)品、化工產(chǎn)品等。2.按產(chǎn)品型號分類：在產(chǎn)品類別下，根據(jù)產(chǎn)品的具體型號進(jìn)行細(xì)分。3.按產(chǎn)品版本分類：對于有多個版本的產(chǎn)品，按照版本號進(jìn)行分類。（二）編號產(chǎn)品樣品檔案編號采用“產(chǎn)品類別代碼+產(chǎn)品型號+版本號+順序號”的格式，具體如下：1.產(chǎn)品類別代碼：由兩位大寫字母組成，如“DJ”表示電子產(chǎn)品，“JX”表示機(jī)械產(chǎn)品，“HG”表示化工產(chǎn)品等。2.產(chǎn)品型號：按照產(chǎn)品的實際型號填寫，如“DJ001”、“JX010”等。3.版本號：采用“V+數(shù)字”的形式，如“V1.0”、“V2.0”等。4.順序號：為三位數(shù)字，從“001”開始依次編號。例如，電子產(chǎn)品“DJ001”的第一個版本的樣品檔案編號為“DJ001V1.0001”。三、產(chǎn)品樣品檔案的內(nèi)容（一）產(chǎn)品基本信息1.產(chǎn)品名稱：填寫產(chǎn)品的正式名稱。2.產(chǎn)品型號：與編號中的產(chǎn)品型號一致。3.產(chǎn)品類別：注明產(chǎn)品所屬的類別。4.產(chǎn)品版本號：填寫產(chǎn)品的版本信息。5.產(chǎn)品規(guī)格：詳細(xì)描述產(chǎn)品的規(guī)格參數(shù)。6.產(chǎn)品用途：說明產(chǎn)品的主要用途。（二）研發(fā)資料1.研發(fā)項目立項報告：包括項目背景、目標(biāo)、技術(shù)方案、預(yù)期成果等。2.研發(fā)過程記錄：如設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、實驗報告、測試記錄等。3.研發(fā)人員名單：列出參與產(chǎn)品研發(fā)的人員姓名、部門、職責(zé)等。（三）生產(chǎn)資料1.生產(chǎn)工藝文件：如工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。2.原材料清單：記錄產(chǎn)品生產(chǎn)所需的原材料名稱、規(guī)格、型號、用量等。3.生產(chǎn)設(shè)備清單：列出生產(chǎn)產(chǎn)品所需的設(shè)備名稱、型號、數(shù)量等。4.生產(chǎn)批次記錄：包括生產(chǎn)日期、生產(chǎn)批次號、生產(chǎn)數(shù)量等。（四）質(zhì)量檢驗資料1.檢驗標(biāo)準(zhǔn)：明確產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.檢驗報告：記錄產(chǎn)品的各項檢驗結(jié)果，包括外觀、尺寸、性能、可靠性等。3.不合格品處理記錄：對檢驗過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品的處理情況進(jìn)行記錄。（五）銷售資料1.產(chǎn)品銷售合同：包括合同編號、客戶名稱、產(chǎn)品型號、數(shù)量、價格、交貨期等。2.客戶反饋記錄：記錄客戶對產(chǎn)品的使用反饋、意見和建議等。（六）其他資料1.產(chǎn)品認(rèn)證文件：如產(chǎn)品的質(zhì)量認(rèn)證、安全認(rèn)證、環(huán)保認(rèn)證等文件。2.產(chǎn)品獲獎證書：記錄產(chǎn)品獲得的各類獎項和榮譽(yù)。3.與產(chǎn)品相關(guān)的其他重要文件和資料：如市場調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)等。四、產(chǎn)品樣品檔案的建立與歸檔（一）建立流程1.樣品產(chǎn)生：產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)等部門在工作過程中產(chǎn)生產(chǎn)品樣品后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫《產(chǎn)品樣品檔案建立申請表》，詳細(xì)說明樣品的基本信息、產(chǎn)生背景、用途等，并提交給產(chǎn)品樣品檔案管理部門。2.資料收集：產(chǎn)品樣品檔案管理部門根據(jù)申請表的要求，收集與樣品相關(guān)的各類資料，包括研發(fā)資料、生產(chǎn)資料、質(zhì)量檢驗資料、銷售資料等。3.資料整理：對收集到的資料進(jìn)行整理，按照產(chǎn)品樣品檔案的內(nèi)容要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等處理，確保資料的完整性和規(guī)范性。4.檔案錄入：將整理好的產(chǎn)品樣品檔案資料錄入到公司的檔案管理系統(tǒng)中，建立電子檔案，并同時打印紙質(zhì)檔案，進(jìn)行歸檔保存。（二）歸檔要求1.歸檔時間：產(chǎn)品樣品檔案應(yīng)在樣品產(chǎn)生后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。2.歸檔格式：紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，一式兩份；電子檔案應(yīng)按照公司檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲。3.歸檔標(biāo)識：在紙質(zhì)檔案的封面和電子檔案的文件名中應(yīng)注明產(chǎn)品樣品檔案的編號、名稱、版本號等信息，以便于查找和識別。五、產(chǎn)品樣品檔案的查閱與借閱（一）查閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱產(chǎn)品樣品檔案的，應(yīng)填寫《產(chǎn)品樣品檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到產(chǎn)品樣品檔案管理部門查閱。2.查閱范圍：查閱人員應(yīng)根據(jù)審批的查閱范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。3.查閱方式：查閱人員應(yīng)在產(chǎn)品樣品檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱地點。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)產(chǎn)品樣品檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.借閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱產(chǎn)品樣品檔案的，應(yīng)填寫《產(chǎn)品樣品檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和產(chǎn)品樣品檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向產(chǎn)品樣品檔案管理部門申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。3.借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還的，產(chǎn)品樣品檔案管理部門應(yīng)及時催還。借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失的，應(yīng)照價賠償。六、產(chǎn)品樣品檔案的保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫房：產(chǎn)品樣品檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案架：檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照產(chǎn)品樣品檔案的編號順序排列，便于查找和管理。3.防火防盜：檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門、防盜窗等，確保檔案的安全。（二）維護(hù)措施1.定期檢查：產(chǎn)品樣品檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。2.防潮防蟲：檔案庫房應(yīng)采取防潮、防蟲措施，如放置干燥劑、防蟲藥等，防止檔案受潮、發(fā)霉、生蟲等。3.電子檔案維護(hù)：定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。同時，應(yīng)及時更新檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、產(chǎn)品樣品檔案的銷毀（一）銷毀條件1.產(chǎn)品停產(chǎn)：當(dāng)產(chǎn)品已經(jīng)停產(chǎn)，且不再需要保留相關(guān)樣品檔案時，可以考慮銷毀。2.檔案過期：對于超過保存期限的產(chǎn)品樣品檔案，經(jīng)鑒定后可以銷毀。3.檔案無效：因產(chǎn)品變更、技術(shù)更新等原因，導(dǎo)致原有的產(chǎn)品樣品檔案已經(jīng)失去使用價值的，可以銷毀。（二）銷毀流程1.申請：產(chǎn)品樣品檔案管理部門根據(jù)銷毀條件，填寫《產(chǎn)品樣品檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.鑒定：公司組織相關(guān)部門和人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)檔案確實已經(jīng)失去保存價值后，方可批準(zhǔn)銷毀。3.銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，由產(chǎn)品樣品檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀方式可以采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.記錄：銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年以上。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司定期對產(chǎn)品樣品檔案的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的建立、歸檔、查閱、借閱、保管、維護(hù)、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.不定期抽查：公司不定期對產(chǎn)品樣品檔案的管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核機(jī)制1.考核指標(biāo)：將產(chǎn)品樣品檔案管理工作納入公司績效考核體系，考核指標(biāo)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、查閱借閱效率等。2.考核方式：采用定量與定性相結(jié)合的考核方式，定期對產(chǎn)品樣品檔案管理部門和相關(guān)人員進(jìn)行考核評價。3.獎懲措施：對在產(chǎn)品樣品檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員給