買賣合同存檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司買賣合同的規(guī)范化管理，確保合同檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有買賣合同的簽訂、履行、變更、終止及存檔管理等相關活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司買賣合同檔案由專門部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：合同檔案應如實反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內容真實可靠。3.安全保密原則：妥善保管合同檔案，防止檔案信息泄露，確保檔案安全。4.便于利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，方便公司各部門及相關人員查閱和利用合同檔案。二、職責分工（一）業(yè)務部門1.負責買賣合同的起草、談判、簽訂等工作，并確保合同內容符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，處理合同變更、爭議等事項，并將相關信息反饋給檔案管理部門。3.按照檔案管理部門的要求，及時提交合同簽訂、履行過程中的各類文件資料。（二）檔案管理部門1.制定和完善買賣合同存檔管理制度，并負責組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司買賣合同檔案，對合同檔案進行分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.建立合同檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用合同檔案。4.定期對合同檔案進行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質量和安全。5.負責合同檔案的借閱、歸還登記及催還等工作，對違反檔案借閱規(guī)定的行為進行處理。（三）財務部門1.負責審核買賣合同中的財務條款，確保合同的財務風險可控。2.按照合同約定，及時辦理款項收付手續(xù)，并將相關財務憑證交檔案管理部門存檔。3.協(xié)助檔案管理部門對涉及財務事項的合同檔案進行審核和管理。（四）法務部門1.對買賣合同進行法律審查，確保合同的合法性和有效性。2.參與合同談判，提供法律意見和建議，防范法律風險。3.協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持，并將相關法律文件交檔案管理部門存檔。三、合同簽訂階段的檔案管理（一）合同文本準備1.業(yè)務部門應根據(jù)業(yè)務需求，起草規(guī)范的買賣合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、標的、數(shù)量、質量、價格、履行期限、地點、方式、違約責任等主要條款。2.合同文本初稿完成后，應提交給法務部門進行法律審查。法務部門應對合同的合法性、有效性、完整性等進行審核，并提出修改意見。3.業(yè)務部門根據(jù)法務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善，確保合同文本符合法律法規(guī)和公司要求。（二）合同審批1.業(yè)務部門將修改后的合同文本提交給相關部門進行審批。審批流程應根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，一般包括業(yè)務部門負責人、財務部門、法務部門、分管領導等審批環(huán)節(jié)。2.各審批部門應認真審核合同內容，對涉及本部門職責的條款進行重點審查，并簽署審批意見。如發(fā)現(xiàn)合同存在問題，應及時反饋給業(yè)務部門進行修改。3.經(jīng)各部門審批通過的合同文本，由業(yè)務部門負責打印、蓋章，并編號登記。（三）合同簽訂1.業(yè)務部門應按照合同約定，與對方當事人進行簽訂。簽訂過程中，應確保雙方當事人的簽字（蓋章）真實有效，合同份數(shù)符合要求。2.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件及相關附件整理齊全，交檔案管理部門存檔。同時，應將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門履行職責。（四）簽訂階段檔案資料收集1.合同簽訂過程中形成的各類文件資料，包括合同草案、審批意見、往來函件、會議紀要等，均應作為合同檔案的組成部分進行收集。2.業(yè)務部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將上述文件資料整理成冊，交檔案管理部門存檔。四、合同履行階段的檔案管理（一）履行情況跟蹤1.業(yè)務部門負責對合同履行情況進行跟蹤，及時掌握合同執(zhí)行進度，確保合同雙方按照約定履行各自的義務。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題，業(yè)務部門應及時與對方當事人溝通協(xié)調，并采取有效措施解決問題。同時，應將合同履行情況及問題處理結果及時反饋給檔案管理部門。（二）文件資料收集1.在合同履行過程中，業(yè)務部門應收集與合同履行相關的各類文件資料，包括發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、對賬單、驗收報告、變更協(xié)議、補充協(xié)議等。2.財務部門應及時提供與合同款項收付相關的憑證，如收款收據(jù)、付款憑證、銀行對賬單等。3.法務部門應收集與合同糾紛處理相關的文件資料，如律師函、起訴狀、答辯狀、判決書等。（三）資料整理與歸檔1.業(yè)務部門應定期對收集到的合同履行文件資料進行整理，按照時間順序和類別進行分類編號。2.整理后的文件資料應在每月末或每季度末交檔案管理部門存檔。檔案管理部門應認真核對文件資料的完整性和準確性，無誤后進行裝訂、存儲。五、合同變更與終止階段的檔案管理（一）合同變更1.合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同內容，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應按照合同簽訂階段的檔案管理要求，將變更協(xié)議及相關文件資料整理齊全，交檔案管理部門存檔。同時，應及時通知相關部門對合同副本進行修改。（二）合同終止1.合同履行完畢或因其他原因終止后，業(yè)務部門應及時與對方當事人辦理終止手續(xù)，并簽訂書面終止協(xié)議。2.終止協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應將合同履行過程中的全部文件資料整理齊全，交檔案管理部門存檔。同時，應通知相關部門停止執(zhí)行該合同。3.檔案管理部門應對終止合同的檔案進行單獨整理、存儲，并注明“終止合同”字樣，以便日后查閱。六、合同檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.合同檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。紙質檔案應按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，存放在專門的檔案柜中。2.電子檔案應按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行備份。電子檔案應與紙質檔案內容一致，確保檔案信息的完整性和準確性。（二）保管期限1.公司買賣合同檔案的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年。2.對于涉及重要業(yè)務、重大經(jīng)濟事項、知識產(chǎn)權等的合同檔案，保管期限應適當延長，具體期限由公司另行規(guī)定。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，保證檔案的安全保管。2.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施進行處理。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應辦理登記手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進行查閱。七、合同檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應根據(jù)申請內容進行審核，對于符合查閱條件的，予以批準，并指定專人負責提供查閱服務。對于涉及重要合同或敏感信息的檔案，查閱申請應報分管領導審批。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應提交單位介紹信或相關證明文件，并填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)公司法務部門審核同意后，報分管領導審批。檔案管理部門應在確保檔案安全和保密的前提下，按照審批意見提供查閱服務。（二）查閱程序1.查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容的，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還登記手續(xù)。3.檔案管理人員應對查閱情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、查閱期限等信息。查閱記錄應妥善保存，以備日后查閱。（三）利用限制1.合同檔案僅供查閱人員在規(guī)定的查閱期限內用于與工作相關的目的，不得用于其他任何用途。未經(jīng)公司書面同意，查閱人員不得將合同檔案泄露給第三方。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等敏感內容的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度，不得擅自傳播或使用。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保管期限屆滿，且公司認為該檔案已無保存價值的，可以進行銷毀。2.因其他原因需要提前銷毀合同檔案的，應經(jīng)公司分管領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應定期對保管期限屆滿的合同檔案進行清理和鑒定，編制《合同檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.經(jīng)批準的《合同檔案銷毀清單