公司文印室規(guī)章管理制度一、總則（一）目的為加強公司文印室的規(guī)范化管理，提高文印工作效率，確保文印設備的正常運行，節(jié)約辦公資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在文印室的各項文印活動。（三）文印室管理職責1.行政部門負責文印室的日常管理工作，包括設備維護、耗材采購、人員安排等。2.文印室工作人員負責具體的文印操作，包括文件打印、復印、掃描、裝訂等工作。二、文印室工作流程（一）文件打印1.員工需將待打印文件整理好，確保內(nèi)容清晰、格式正確。2.將文件電子版發(fā)送至文印室指定郵箱或直接拷貝給文印室工作人員，并注明打印要求，如份數(shù)、紙張規(guī)格、排版方式等。3.文印室工作人員收到文件后，進行初步審核，確認無誤后安排打印。4.打印完成后，工作人員對文件進行檢查，確保打印質(zhì)量，如有問題及時與員工溝通解決。5.員工應在規(guī)定時間內(nèi)到文印室領取打印文件，如需代領，需提前告知文印室工作人員并說明代領人信息。（二）文件復印1.員工將待復印文件交至文印室，告知工作人員復印要求，如份數(shù)、紙張規(guī)格等。2.文印室工作人員對文件進行檢查，確認可以復印后進行操作。3.復印過程中，工作人員應注意節(jié)約紙張，避免浪費。4.復印完成后，將復印件整理好交予員工，并請員工確認份數(shù)和內(nèi)容。（三）文件掃描1.員工如需掃描文件，將文件交至文印室，說明掃描要求，如掃描格式、分辨率等。2.文印室工作人員根據(jù)要求進行掃描操作，確保掃描圖像清晰、完整。3.掃描完成后，將掃描文件存儲在指定位置，并告知員工存儲路徑和文件名。（四）文件裝訂1.對于需要裝訂的文件，員工整理好文件順序后交至文印室。2.文印室工作人員根據(jù)文件數(shù)量和厚度選擇合適的裝訂方式，如騎馬釘、膠裝等。3.裝訂過程中，要保證裝訂牢固、整齊，不影響文件的閱讀和使用。4.裝訂完成后，將裝訂好的文件交予員工，并請員工檢查裝訂質(zhì)量。三、文印室設備管理（一）設備登記與維護1.行政部門負責建立文印室設備臺賬，詳細記錄設備的型號、購置時間、使用狀況等信息。2.定期對文印設備進行維護保養(yǎng)，制定設備維護計劃，確保設備正常運行。維護內(nèi)容包括清潔設備、更換耗材、檢查設備故障等。3.對于設備出現(xiàn)的故障，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。維修記錄應包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。（二）設備操作規(guī)范1.文印室工作人員應經(jīng)過設備操作培訓，熟悉設備的性能和操作方法，嚴格按照操作規(guī)程進行操作。2.在設備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應立即停止操作，并及時報告行政部門。3.禁止非文印室工作人員擅自操作文印設備，如需使用，需經(jīng)行政部門同意并在工作人員指導下進行操作。（三）設備安全管理1.文印室內(nèi)應配備必要的消防器材，如滅火器、滅火砂等，并定期檢查，確保其處于有效狀態(tài)。2.設備應定期進行安全檢查，防止因設備故障引發(fā)安全事故。3.下班前，應關閉文印設備電源，切斷電源插頭，確保設備安全。四、文印室耗材管理（一）耗材申購1.文印室工作人員根據(jù)文印設備的使用情況和耗材庫存，定期提出耗材申購計劃。2.申購計劃應包括耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并報行政部門審批。3.行政部門根據(jù)申購計劃，選擇合適的供應商進行采購，確保耗材質(zhì)量可靠、價格合理。（二）耗材驗收與存儲1.耗材到貨后，文印室工作人員應及時進行驗收，檢查耗材的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與申購單一致。2.對于驗收合格的耗材，應妥善存儲在文印室內(nèi)的指定位置，防止受潮、損壞等情況發(fā)生。3.建立耗材庫存臺賬，記錄耗材的出入庫情況，定期盤點庫存，確保賬實相符。（三）耗材使用管理1.文印室工作人員應根據(jù)實際工作需要，合理使用耗材，避免浪費。2.在耗材使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時停止使用，并報告行政部門。3.對于廢舊耗材，應統(tǒng)一回收處理，不得隨意丟棄。五、文印室環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.文印室工作人員每天應對文印室進行清潔，包括桌面、地面、設備表面等，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。2.定期清理文印室內(nèi)的廢紙、雜物等垃圾，保持室內(nèi)通風良好。（二）設備清潔1.定期對文印設備進行清潔，清除設備內(nèi)部的灰塵、紙屑等雜物，防止影響設備正常運行。2.清潔設備時應使用專用的清潔工具和清潔劑，避免損壞設備。（三）環(huán)境衛(wèi)生檢查1.行政部門定期對文印室環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，對不符合要求的地方及時通知文印室工作人員進行整改。2.將文印室環(huán)境衛(wèi)生狀況納入績效考核內(nèi)容，激勵文印室工作人員保持良好的工作環(huán)境。六、文印室安全保密管理（一）安全管理1.文印室應安裝必要的安全防范設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭等，確保室內(nèi)安全。2.禁止在文印室內(nèi)吸煙、使用明火，禁止存放易燃、易爆物品。3.下班前，應檢查門窗是否關閉、設備是否斷電，確保文印室安全。（二）保密管理1.文印室工作人員應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的文件、資料等要妥善保管，不得泄露。2.在文印過程中，對于機密文件應進行加密處理，并嚴格控制知悉范圍。3.禁止在文印室內(nèi)討論涉及公司機密的事項，禁止非授權(quán)人員進入文印室。七、文印室人員管理（一）人員配備1.根據(jù)公司文印工作的實際需求，合理配備文印室工作人員，明確崗位職責。2.文印室工作人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，具備一定的文印專業(yè)知識和技能。（二）培訓與考核1.定期組織文印室工作人員進行業(yè)務培訓，提高其文印操作技能和服務水平。2.建立文印室工作人員考核制度，對其工作表現(xiàn)、工作質(zhì)量、工作效率等進行考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。（三）工作紀律1.文印室工作人員應嚴格遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.在工作期間，應堅守崗位，不得擅自離崗、串崗。3.遵守文印室的各項規(guī)章制度，服從工作安排，積極主動完成工作任務。八、文印室費用管理（一）費用預算1.行政部門根據(jù)公司文印工作的實際情況，制定文印室年度費用預算，包括設備購置費用、耗材費用、維修費用、水電費等。2.費用預算應報公司領導審批后執(zhí)行。（二）費用報銷1.文印室的各項費用報銷應按照公司財務制度的規(guī)定執(zhí)行，填寫報銷單據(jù)，附相關發(fā)票和審批手續(xù)。2.行政部門負責對文印室費用報銷進行審核，確保報銷費用的合理性和合規(guī)性。3.財務部門按照審核后的報銷單據(jù)進行報銷支付。九、附則（一）制度解釋本制度由