辦公室保障設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室保障設(shè)備的管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行，提高工作效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公室保障設(shè)備，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、空調(diào)、辦公桌椅等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公室保障設(shè)備由公司行政部門統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)設(shè)備的采購、調(diào)配、維護(hù)、報(bào)廢等工作。2.合理使用原則：各部門應(yīng)合理使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備用途或轉(zhuǎn)借他人，確保設(shè)備的正常使用和使用壽命。3.定期維護(hù)原則：行政部門應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好，減少故障發(fā)生。4.節(jié)約資源原則：各部門應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用設(shè)備資源，降低能耗，減少浪費(fèi)。二、設(shè)備采購（一）需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公室保障設(shè)備需求申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。2.行政部門對各部門提交的需求申請進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，提出采購建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照公司采購相關(guān)規(guī)定進(jìn)行設(shè)備采購。2.采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的條款進(jìn)行操作，確保采購設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等符合要求。3.設(shè)備到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號、配置、隨機(jī)附件、資料等是否齊全，設(shè)備運(yùn)行是否正常等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決。（三）采購預(yù)算1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度預(yù)算安排，編制辦公室保障設(shè)備采購預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格控制在公司批準(zhǔn)的范圍內(nèi)，如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。三、設(shè)備調(diào)配（一）調(diào)配原則1.以滿足工作需要為前提，合理調(diào)配設(shè)備資源，提高設(shè)備利用率。2.優(yōu)先調(diào)配閑置設(shè)備，避免重復(fù)采購。3.調(diào)配設(shè)備應(yīng)遵循就近、方便使用的原則。（二）調(diào)配流程1.各部門因工作需要申請調(diào)配設(shè)備時(shí)，應(yīng)填寫《辦公室保障設(shè)備調(diào)配申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、原使用部門、現(xiàn)使用部門、調(diào)配原因等信息，并經(jīng)原使用部門和現(xiàn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。2.行政部門對各部門提交的調(diào)配申請進(jìn)行審核，根據(jù)設(shè)備庫存情況和調(diào)配原則，提出調(diào)配意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)組織設(shè)備調(diào)配工作。調(diào)配過程中，應(yīng)做好設(shè)備的交接手續(xù)，確保設(shè)備完好無損地交付使用部門。四、設(shè)備使用與維護(hù)（一）使用規(guī)定1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的日常使用和管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。3.嚴(yán)禁在設(shè)備上安裝與工作無關(guān)的軟件或游戲，不得利用設(shè)備從事違法違規(guī)活動(dòng)。4.設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知行政部門進(jìn)行維修。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。2.維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備的清潔、潤滑、緊固、調(diào)試、故障排除等。對于一些關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行專業(yè)檢測和維護(hù)。3.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員或經(jīng)過培訓(xùn)的人員進(jìn)行操作，確保維護(hù)保養(yǎng)質(zhì)量。4.行政部門應(yīng)建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況，包括維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、內(nèi)容、維修更換的零部件等信息。（三）故障維修1.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)填寫《辦公室保障設(shè)備故障維修申請表》，詳細(xì)說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、設(shè)備名稱、型號等信息，并提交至行政部門。2.行政部門接到故障維修申請后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對于一些簡單故障，維修人員應(yīng)在現(xiàn)場及時(shí)解決；對于一些復(fù)雜故障，維修人員應(yīng)將設(shè)備帶回維修部門進(jìn)行維修，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修復(fù)后交付使用部門。3.維修人員在維修設(shè)備時(shí)，應(yīng)做好維修記錄，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等信息。維修記錄應(yīng)作為設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案的重要組成部分。4.如設(shè)備故障是由于使用人員操作不當(dāng)或人為損壞造成的，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。五、設(shè)備盤點(diǎn)（一）盤點(diǎn)周期行政部門應(yīng)定期對辦公室保障設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每年一次。（二）盤點(diǎn)內(nèi)容1.設(shè)備的數(shù)量、型號、規(guī)格、配置等信息是否與設(shè)備臺(tái)賬一致。2.設(shè)備的使用狀態(tài)，包括在用、閑置、報(bào)廢等情況。3.設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況，是否按照維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃進(jìn)行了維護(hù)保養(yǎng)。4.設(shè)備的存放地點(diǎn)是否與設(shè)備臺(tái)賬一致。（三）盤點(diǎn)流程1.行政部門制定設(shè)備盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員分工等事項(xiàng)。2.盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對設(shè)備進(jìn)行逐一盤點(diǎn)，并填寫《辦公室保障設(shè)備盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄設(shè)備的各項(xiàng)信息。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)將盤點(diǎn)表提交至行政部門進(jìn)行匯總、核對。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。4.行政部門根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤點(diǎn)基本情況、賬實(shí)相符情況、存在問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。六、設(shè)備報(bào)廢（一）報(bào)廢條件1.設(shè)備已超過使用年限，且技術(shù)性能落后，無法滿足工作需要。2.設(shè)備因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高，不具備維修價(jià)值。3.設(shè)備因技術(shù)更新?lián)Q代，已被新型設(shè)備所替代，不再使用。4.設(shè)備因其他原因，已無法正常使用，且無利用價(jià)值。（二）報(bào)廢申請1.各部門發(fā)現(xiàn)設(shè)備符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《辦公室保障設(shè)備報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。2.行政部門對各部門提交的報(bào)廢申請進(jìn)行審核，組織相關(guān)技術(shù)人員對設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)設(shè)備是否符合報(bào)廢條件。如符合報(bào)廢條件，行政部門應(yīng)提出報(bào)廢意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)對報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行處理。報(bào)廢設(shè)備可采取出售、捐贈(zèng)、拆解等方式進(jìn)行處理，但應(yīng)確保處理過程符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.對于出售報(bào)廢設(shè)備的，行政部門應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行評估、定價(jià)，并通過招標(biāo)、拍賣等方式進(jìn)行公開處置。處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。3.對于捐贈(zèng)報(bào)廢設(shè)備的，行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的慈善機(jī)構(gòu)或公益組織進(jìn)行捐贈(zèng)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.對于拆解報(bào)廢設(shè)備的，行政部門應(yīng)確保拆解過程符合環(huán)保要求，避免對環(huán)境造成污染。拆解后的零部件應(yīng)進(jìn)行分類存放，可利用的零部件可進(jìn)行回收再利用，不可利用的零部件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、設(shè)備檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.設(shè)備采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。2.設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、購置時(shí)間、使用部門、存放地點(diǎn)等信息。3.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等信息。4.設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告，記錄設(shè)備的盤點(diǎn)情況、賬實(shí)相符情況、存在問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。5.設(shè)備報(bào)廢申請表、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等相關(guān)資料。（二）檔案管理1.行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全。2.設(shè)備檔案應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。3.設(shè)備檔案的借閱、查閱應(yīng)按照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，借閱、查閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料。4.行政部門應(yīng)定期對設(shè)備檔案進(jìn)行清理和歸檔，對于已過期或無用的檔案資料，應(yīng)按照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對辦公室保障設(shè)備的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備的采購、調(diào)配、使用、維護(hù)、盤點(diǎn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.各部門應(yīng)積極配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供設(shè)備管理相關(guān)資料和情況，不得隱瞞或虛報(bào)。（二）考核評價(jià)1.公司將辦公室保障設(shè)備管理工作納入各部門績效考核體系，對設(shè)備管理