辦公及勞保用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公及勞保用品的管理，規(guī)范辦公及勞保用品的采購(gòu)、發(fā)放、使用和保管，合理控制費(fèi)用支出，確保公司各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理確定辦公及勞保用品的配備標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低采購(gòu)成本，提高資源利用效率。3.規(guī)范管理原則：明確各部門(mén)和人員在辦公及勞保用品管理中的職責(zé)，規(guī)范采購(gòu)、發(fā)放、使用和保管等流程。二、職責(zé)分工（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定辦公及勞保用品的年度采購(gòu)計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整。2.統(tǒng)一組織辦公及勞保用品的采購(gòu)工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。3.負(fù)責(zé)辦公及勞保用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管和發(fā)放工作，建立健全庫(kù)存臺(tái)賬。4.定期對(duì)辦公及勞保用品的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。5.對(duì)各部門(mén)辦公及勞保用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正浪費(fèi)等問(wèn)題。（二）各部門(mén)1.根據(jù)本部門(mén)工作實(shí)際需要，提出辦公及勞保用品的需求計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門(mén)。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公及勞保用品的領(lǐng)用、使用和保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。3.教育本部門(mén)員工愛(ài)護(hù)辦公及勞保用品，合理使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核辦公及勞保用品的采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支出合規(guī)。2.對(duì)辦公及勞保用品的成本進(jìn)行核算和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、辦公及勞保用品的分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品1.文具類(lèi)：如筆、筆記本、文件夾、訂書(shū)機(jī)、計(jì)算器等。2.辦公設(shè)備耗材類(lèi)：如打印機(jī)墨盒、硒鼓、復(fù)印紙、傳真紙等。3.辦公家具類(lèi)：如辦公桌、辦公椅、文件柜等（根據(jù)實(shí)際情況，部分辦公家具的采購(gòu)、維修、更換等管理可單獨(dú)制定制度）。4.其他辦公用品：如電話機(jī)、飲水機(jī)、綠植等。辦公用品的配備標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)崗位和工作需求確定，具體如下：|崗位|文具類(lèi)|辦公設(shè)備耗材類(lèi)|其他辦公用品|||||||管理人員|按實(shí)際需求配備，保證日常辦公使用|根據(jù)辦公設(shè)備使用情況定期配備|按需配備電話機(jī)、綠植等||普通員工|每月配備適量筆、筆記本等|根據(jù)工作任務(wù)量定期配備復(fù)印紙等耗材|按需配備計(jì)算器等|（二）勞保用品1.防護(hù)用品：如安全帽、安全鞋、防護(hù)手套、護(hù)目鏡、耳塞等。2.工作服：根據(jù)不同崗位和工作環(huán)境，配備相應(yīng)的工作服，如工作服、工作帽、圍裙等。3.其他勞保用品：如防暑降溫用品（清涼飲料、防暑藥品等）、防寒用品（棉衣、棉帽等）等。勞保用品的配備標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)工作崗位的勞動(dòng)強(qiáng)度、勞動(dòng)環(huán)境等因素確定，具體如下：|崗位|防護(hù)用品|工作服|其他勞保用品|||||||生產(chǎn)一線員工|根據(jù)工作需要配備相應(yīng)的安全帽、安全鞋、防護(hù)手套等|按規(guī)定發(fā)放工作服，定期更換|根據(jù)季節(jié)發(fā)放防暑降溫或防寒用品||特殊工種員工|配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的專(zhuān)業(yè)防護(hù)用品|按特殊要求發(fā)放工作服|根據(jù)實(shí)際情況發(fā)放其他勞保用品|四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.行政部門(mén)每年年底根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和人員變動(dòng)情況，制定辦公及勞保用品的年度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，提前[X]天向行政部門(mén)提交辦公及勞保用品的需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明所需物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等。3.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫(kù)存情況，對(duì)年度采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立辦公及勞保用品供應(yīng)商信息庫(kù)，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商資料，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等。3.選擇至少[X]家合格的供應(yīng)商作為辦公及勞保用品的采購(gòu)對(duì)象，并與之簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和需求情況，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)注明采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單的要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。3.行政部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。（四）驗(yàn)收1.辦公及勞保用品到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公及勞保用品，行政部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，并將入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門(mén)記賬。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公及勞保用品，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，公司有權(quán)要求供應(yīng)商賠償。五、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物區(qū)域，用于存放辦公及勞保用品。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保物品的安全存放。2.辦公及勞保用品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，對(duì)合格的物品進(jìn)行分類(lèi)、整理，并按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行擺放。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)入庫(kù)單，詳細(xì)記錄入庫(kù)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、供應(yīng)商等信息。入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交行政部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。（二）保管管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公及勞保用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為[X]月/季/年。2.對(duì)于易損、易變質(zhì)的辦公及勞保用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如防潮、防蟲(chóng)、防火等，確保物品的質(zhì)量不受影響。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公及勞保用品的出入庫(kù)情況。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)包括物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等信息。4.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行清理，及時(shí)清理過(guò)期、損壞、閑置的物品，并填寫(xiě)庫(kù)存清理報(bào)告，報(bào)行政部門(mén)審核。（三）出庫(kù)管理1.各部門(mén)需要領(lǐng)用辦公及勞保用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后交行政部門(mén)。2.行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)的領(lǐng)用申請(qǐng)表，審核后開(kāi)具出庫(kù)單。出庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)出庫(kù)單，對(duì)領(lǐng)用的辦公及勞保用品進(jìn)行發(fā)放，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄出庫(kù)情況。4.對(duì)于貴重或限量發(fā)放的辦公及勞保用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行發(fā)放，確保物品的合理使用。六、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.員工應(yīng)按照工作需要領(lǐng)用辦公及勞保用品，不得超量領(lǐng)用或挪作他用。2.領(lǐng)用辦公及勞保用品時(shí)，員工應(yīng)在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，確保領(lǐng)用物品的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于一次性使用的辦公及勞保用品，如筆、筆記本等，員工應(yīng)合理使用，避免浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公及勞保用品，如文件夾、文件柜等，員工應(yīng)妥善保管，定期維護(hù)，延長(zhǎng)使用壽命。（二）使用監(jiān)督1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)辦公及勞保用品的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)或不合理使用等問(wèn)題及時(shí)糾正。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工辦公及勞保用品使用情況的監(jiān)督管理，教育員工養(yǎng)成節(jié)約意識(shí)，合理使用辦公及勞保用品。3.對(duì)于違反本制度規(guī)定，浪費(fèi)或惡意損壞辦公及勞保用品的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和辦公及勞保用品的采購(gòu)計(jì)劃，編制辦公及勞保用品的費(fèi)用預(yù)算。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.辦公及勞保用品的費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（二）報(bào)銷(xiāo)管理1.辦公及勞保用品的采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行。報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)合同、入庫(kù)單、出庫(kù)單等相關(guān)憑證。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核辦公及勞保用品