oem采購(gòu)訂單管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OEM采購(gòu)訂單管理流程，確保采購(gòu)訂單的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和有效性，保障公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有OEM采購(gòu)訂單的管理，包括訂單的下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更及結(jié)算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)訂單的簽訂、履行必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：訂單內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映采購(gòu)需求，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等信息。3.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)執(zhí)行，確保訂單按時(shí)完成。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及人員在訂單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通、洽談，簽訂OEM采購(gòu)合同或訂單。2.跟蹤訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬、結(jié)算等工作。（二）生產(chǎn)部門(mén)1.根據(jù)銷(xiāo)售訂單或生產(chǎn)計(jì)劃，提出準(zhǔn)確的OEM采購(gòu)需求。2.配合采購(gòu)部門(mén)做好訂單執(zhí)行過(guò)程中的協(xié)調(diào)工作，確保生產(chǎn)進(jìn)度不受影響。3.對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)、驗(yàn)收，反饋質(zhì)量問(wèn)題。（三）質(zhì)量部門(mén)1.制定采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行抽檢或全檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.對(duì)不合格產(chǎn)品進(jìn)行判定和處理，跟蹤整改情況。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)訂單的價(jià)格、付款方式等條款。2.按照合同約定辦理付款手續(xù)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和控制。3.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行對(duì)賬、結(jié)算等工作。（五）法務(wù)部門(mén)1.審核采購(gòu)合同或訂單的合法性、合規(guī)性。2.為訂單管理過(guò)程中的法律問(wèn)題提供咨詢(xún)和支持。三、訂單下達(dá)（一）采購(gòu)需求提出1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售訂單或生產(chǎn)計(jì)劃，提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《OEM采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需采購(gòu)產(chǎn)品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息。2.《OEM采購(gòu)需求申請(qǐng)表》經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)訂單編制1.采購(gòu)部門(mén)接到《OEM采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。如需求信息不完整或存在疑問(wèn)，及時(shí)與生產(chǎn)部門(mén)溝通確認(rèn)。2.審核通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求編制《OEM采購(gòu)訂單》，訂單內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求、付款方式等。3.《OEM采購(gòu)訂單》經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。（三）訂單確認(rèn)1.供應(yīng)商收到《OEM采購(gòu)訂單》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)。如對(duì)訂單內(nèi)容有異議，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通協(xié)商，提出修改意見(jiàn)。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商的反饋意見(jiàn)，對(duì)訂單進(jìn)行修改和調(diào)整，直至雙方達(dá)成一致。訂單經(jīng)雙方確認(rèn)無(wú)誤后，正式生效。四、訂單執(zhí)行（一）供應(yīng)商備貨1.供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織備貨。在備貨過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制產(chǎn)品質(zhì)量，確保產(chǎn)品符合訂單要求。2.供應(yīng)商應(yīng)在預(yù)計(jì)交貨期前[X]天向采購(gòu)部門(mén)反饋備貨進(jìn)度，如因特殊情況可能影響交貨期，應(yīng)提前通知采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)部門(mén)跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解備貨進(jìn)度、生產(chǎn)進(jìn)度及運(yùn)輸情況等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將相關(guān)情況反饋給生產(chǎn)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。（三）生產(chǎn)部門(mén)協(xié)調(diào)1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)訂單的交貨期，合理安排生產(chǎn)計(jì)劃，確保生產(chǎn)進(jìn)度與采購(gòu)進(jìn)度相匹配。2.在訂單執(zhí)行過(guò)程中，如因生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因需要變更采購(gòu)訂單，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)1.質(zhì)量部門(mén)按照制定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方式可采用抽檢或全檢，具體檢驗(yàn)比例和方式根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)程度確定。2.對(duì)于檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門(mén)出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》；對(duì)于檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、訂單變更（一）變更申請(qǐng)1.在訂單執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)需求變化、產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更、供應(yīng)商原因等需要變更訂單內(nèi)容，相關(guān)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《OEM采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容及對(duì)訂單執(zhí)行的影響等。2.《OEM采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表》經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）變更審批1.采購(gòu)部門(mén)接到《OEM采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對(duì)成本和交貨期的影響等。2.根據(jù)評(píng)審結(jié)果，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署審批意見(jiàn)。如變更涉及金額較大或?qū)τ唵螆?zhí)行有重大影響，需報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）變更通知1.經(jīng)審批同意的訂單變更，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更內(nèi)容通知供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)。2.供應(yīng)商確認(rèn)變更后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議或修改原采購(gòu)訂單，確保訂單變更后的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。六、訂單驗(yàn)收（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購(gòu)產(chǎn)品到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)等相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)的檢驗(yàn)工具和文件，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)安排好接收產(chǎn)品的場(chǎng)地和人員。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.采購(gòu)產(chǎn)品到貨后，由質(zhì)量部門(mén)按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括產(chǎn)品的外觀(guān)、規(guī)格、數(shù)量、性能等方面。2.生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)和外觀(guān)檢查，并配合質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行性能測(cè)試等工作。3.驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)記錄問(wèn)題情況，并通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.對(duì)于驗(yàn)收合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門(mén)出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，生產(chǎn)部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)。2.對(duì)于驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改或換貨。如供應(yīng)商未能按時(shí)解決問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)可根據(jù)合同約定扣除相應(yīng)貨款或采取其他措施。七、訂單結(jié)算（一）對(duì)賬1.采購(gòu)訂單執(zhí)行完畢后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬。對(duì)賬內(nèi)容包括訂單數(shù)量、交貨數(shù)量、產(chǎn)品價(jià)格、已付款金額等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)雙方的送貨單、發(fā)票等憑證進(jìn)行核對(duì)，確保賬目清晰準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)賬目不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通查找原因，并進(jìn)行調(diào)整。（二）付款申請(qǐng)1.對(duì)賬無(wú)誤后，采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)《OEM采購(gòu)訂單付款申請(qǐng)表》，附上相關(guān)發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核訂單條款、發(fā)票真實(shí)性、金額準(zhǔn)確性等。審核通過(guò)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。2.付款完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)登記入賬，并將付款情況反饋給采購(gòu)部門(mén)。八、訂單歸檔（一）文件整理1.采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件，包括采購(gòu)需求申請(qǐng)表、采購(gòu)訂單、變更申請(qǐng)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收不合格報(bào)告、發(fā)票、送貨單等，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理。2.文件應(yīng)按照時(shí)間順序和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（二）歸檔保存1.整理好的文件由采購(gòu)部門(mén)定期移交至公司檔案室進(jìn)行歸檔保存。歸檔期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。2.檔案室應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，便于查詢(xún)和借閱訂單相關(guān)文件。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)OEM采購(gòu)訂單管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括訂單執(zhí)行進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量、成本控制、供應(yīng)商管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用內(nèi)部審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)檢查、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行，確保訂單管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立OEM采購(gòu)訂單管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)等相關(guān)部門(mén)及人員在訂單管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括訂單按時(shí)交付率、產(chǎn)品合格率、成本控制情況、供應(yīng)商滿(mǎn)意度等?？己私Y(jié)果與部門(mén)及人員的績(jī)效掛鉤。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查和考核評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門(mén)應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，及時(shí)