日常辦公用品管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司日常辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等流程，節(jié)約成本，提高辦公用品的使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則遵循“統(tǒng)一管理、按需配置、節(jié)約使用、規(guī)范流程”的原則，確保辦公用品的合理使用和有效管理。二、職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定辦公用品管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。匯總各部門(mén)辦公用品需求計(jì)劃，進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)、保管、發(fā)放及庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作。定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)建議。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)。合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。配合行政部門(mén)做好辦公用品的管理工作。三、辦公用品的分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類(lèi)書(shū)寫(xiě)工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。文件夾類(lèi)：如檔案袋、文件盒、資料冊(cè)等。裝訂用品：如訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、膠水、回形針、大頭針等。桌面用品：如計(jì)算器、電話機(jī)、臺(tái)歷、筆筒等。2.辦公設(shè)備類(lèi)電腦及周邊設(shè)備：如主機(jī)、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。3.消耗材料類(lèi)墨盒、硒鼓、碳粉等。打印紙、復(fù)印紙等紙張類(lèi)消耗品。清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑等。4.其他辦公用品勞保用品：如工作服、安全帽、手套等。禮品及宣傳用品：如禮品、宣傳冊(cè)、海報(bào)等。辦公用品的具體標(biāo)準(zhǔn)由行政部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際情況制定，并定期進(jìn)行更新。四、辦公用品的采購(gòu)1.需求申報(bào)各部門(mén)應(yīng)于每月[具體日期]前，將本部門(mén)下月辦公用品需求計(jì)劃填寫(xiě)《辦公用品需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，報(bào)行政部門(mén)。對(duì)于臨時(shí)性或特殊辦公用品需求，應(yīng)提前填寫(xiě)《辦公用品緊急需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門(mén)。2.采購(gòu)審批行政部門(mén)收到各部門(mén)的需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行審核。對(duì)于金額較小（[具體金額]以下）的辦公用品采購(gòu)，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大（[具體金額]及以上）的采購(gòu)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施經(jīng)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。采購(gòu)人員應(yīng)選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。對(duì)于批量采購(gòu)的辦公用品，應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用情況合理控制采購(gòu)數(shù)量，避免積壓浪費(fèi)。五、辦公用品的入庫(kù)1.驗(yàn)收辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)，確保與采購(gòu)要求一致。對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在《辦公用品入庫(kù)單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。2.入庫(kù)登記倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收情況，對(duì)入庫(kù)的辦公用品進(jìn)行分類(lèi)登記，建立《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、供應(yīng)商等信息。入庫(kù)登記應(yīng)做到賬物相符，確保庫(kù)存信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。六、辦公用品的保管1.倉(cāng)庫(kù)管理行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的辦公用品倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。辦公用品應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，擺放整齊有序，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告行政部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)應(yīng)定期（每月/每季度）組織對(duì)辦公用品進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果編制《辦公用品盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)盈盤(pán)虧的原因及處理建議。對(duì)于盤(pán)盈的辦公用品，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬；對(duì)于盤(pán)虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后核銷(xiāo)；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、辦公用品的發(fā)放1.領(lǐng)用原則辦公用品應(yīng)按需發(fā)放，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費(fèi)。員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2.發(fā)放流程倉(cāng)庫(kù)管理人員收到員工的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放。對(duì)于常用辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量發(fā)放；對(duì)于特殊辦公用品，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行審批發(fā)放。發(fā)放后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并在《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》上記錄領(lǐng)用情況。3.限量領(lǐng)用為了節(jié)約辦公用品，對(duì)部分常用辦公用品實(shí)行限量領(lǐng)用制度。具體限量標(biāo)準(zhǔn)由行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況制定并公布。員工領(lǐng)用限量辦公用品時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的限量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行申請(qǐng)，超出限量部分需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人特殊審批。八、辦公用品的使用與節(jié)約1.使用規(guī)范員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，正確使用各類(lèi)辦公設(shè)備和工具，不得隨意損壞或丟棄。對(duì)于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)使用壽命。辦公用品應(yīng)在辦公區(qū)域內(nèi)使用，不得擅自將辦公用品帶出公司。如需帶出公司，應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.節(jié)約措施推行無(wú)紙化辦公，盡量減少紙張的使用。如文件傳遞、資料共享等應(yīng)優(yōu)先采用電子文檔形式。雙面打印、復(fù)印文件，合理使用紙張，避免浪費(fèi)。合理設(shè)置電腦、打印機(jī)等設(shè)備的待機(jī)時(shí)間，降低能耗。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、筆記本等，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。九、辦公用品的報(bào)廢與處理1.報(bào)廢條件辦公用品因損壞、老化等原因無(wú)法正常使用，且維修成本過(guò)高或無(wú)維修價(jià)值的，可申請(qǐng)報(bào)廢。因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、辦公環(huán)境變更等原因不再使用的辦公用品，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.報(bào)廢申請(qǐng)各部門(mén)如需報(bào)廢辦公用品，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、物品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料（如照片、維修記錄等），報(bào)行政部門(mén)審核。3.報(bào)廢審批行政部門(mén)收到各部門(mén)的報(bào)廢申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。對(duì)于金額較?。╗具體金額]以下）的辦公用品報(bào)廢，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大（[具體金額]及以上）的報(bào)廢，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.報(bào)廢處理經(jīng)審批后的報(bào)廢辦公用品，由行政部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行處理。對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢物品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理；對(duì)于無(wú)回收價(jià)值的報(bào)廢物品，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，避免造成環(huán)境污染。十、監(jiān)督與檢查1.行政部門(mén)定期檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等情況進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括辦公用品的庫(kù)存管理、領(lǐng)用登記、使用情況、節(jié)約措施落實(shí)等方面。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查辦公用品的采購(gòu)、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。十一、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，浪費(fèi)辦公用品、擅自挪用或損壞辦公用品的員工，行政部門(mén)將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。