公司接待酒領用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司接待酒的領用管理，確保接待酒的合理使用，體現(xiàn)公司良好形象，同時加強費用控制，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務接待需要領用接待酒的情況。（三）基本原則1.嚴格審批原則：接待酒的領用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保使用合理、必要。2.限額控制原則：根據(jù)不同接待標準，設定領用限額，避免浪費。3.定點領用原則：規(guī)定在指定地點領用接待酒，保證酒品質(zhì)量和采購渠道規(guī)范。4.責任追溯原則：明確領用及使用過程中的責任，如有問題可追溯相關責任人。二、接待酒的分類與標準（一）接待酒分類1.白酒類：根據(jù)品牌、檔次分為高端白酒（如茅臺、五糧液等）、中端白酒（如洋河藍色經(jīng)典、劍南春等）、普通白酒（根據(jù)公司實際采購的當?shù)刂放破胀ò拙疲?.紅酒類：分為干紅、半干、甜型等不同類型，品牌包括國內(nèi)知名品牌（如張裕等）及進口知名品牌。3.啤酒類：涵蓋普通啤酒、精品啤酒等，品牌有常見的本地及全國性品牌。（二）接待標準及適用場景1.高端接待適用場景：接待重要政府部門領導、大型企業(yè)高層來訪、重要商務合作伙伴等。接待酒標準：可選用高端白酒，如茅臺53度飛天等；紅酒可選用進口知名品牌高檔干紅，如拉菲等；根據(jù)客人需求適量準備啤酒。2.中端接待適用場景：接待一般政府部門工作人員、中型企業(yè)來訪人員、有一定合作意向的商務客戶等。接待酒標準：中端白酒，如洋河夢之藍M3等；紅酒可選用張裕解百納等國內(nèi)知名品牌；普通啤酒適量供應。3.普通接待適用場景：日常一般性業(yè)務接待，如與供應商、客戶的常規(guī)溝通交流等。接待酒標準：普通白酒（根據(jù)當?shù)厥袌銮闆r確定品牌）；國產(chǎn)較為常見的紅酒品牌；普通啤酒。三、接待酒領用流程（一）需求申請1.各部門因業(yè)務接待需要領用接待酒時，由接待負責人填寫《接待酒領用申請表》。2.申請表應詳細注明接待日期、接待對象、預計人數(shù)、接待事由、擬領用酒的種類及數(shù)量等信息。3.接待負責人簽字后，提交至本部門負責人審批。（二）部門負責人審批1.部門負責人對接待事項的真實性、必要性進行審核。2.根據(jù)接待標準及實際情況，對擬領用酒的種類、數(shù)量進行把關，簽署審批意見。3.如申請符合要求，部門負責人簽字批準后，將申請表提交至行政管理部門。（三）行政管理部門審核1.行政管理部門收到申請表后，核對申請信息是否完整、準確。2.檢查申請領用的接待酒標準是否符合公司規(guī)定，是否與接待對象和事由相匹配。3.對于不符合標準或存在疑問的申請，及時與申請部門溝通核實。4.審核通過后，行政管理部門負責人簽字，并將申請表轉(zhuǎn)至財務部門。（四）財務部門審核1.財務部門根據(jù)公司費用預算及相關規(guī)定，審核接待酒領用申請。2.檢查申請費用是否在部門接待預算范圍內(nèi)，是否符合財務審批流程。3.如申請費用超出預算或不符合財務規(guī)定，財務部門應提出意見，返回申請表至申請部門重新調(diào)整或補充說明。4.財務審核通過后，簽字確認，申請表流轉(zhuǎn)至采購部門。（五）采購部門執(zhí)行1.采購部門依據(jù)審批通過的申請表，按照指定的品牌、規(guī)格和數(shù)量，在定點供應商處進行采購。2.采購完成后，填寫《接待酒采購清單》，詳細記錄采購的酒品信息，包括品牌、規(guī)格、數(shù)量、價格、采購日期等，并簽字確認。3.將采購的接待酒及采購清單交至倉庫管理部門。（六）倉庫管理部門入庫及發(fā)放1.倉庫管理部門收到采購的接待酒及清單后，進行驗收。2.核對酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量與采購清單一致，檢查酒品質(zhì)量是否合格。3.驗收合格后，將接待酒入庫，并在庫存管理系統(tǒng)中記錄入庫信息。4.根據(jù)審批通過的申請表，倉庫管理部門將領用的接待酒發(fā)放給申請部門，并在申請表上注明發(fā)放日期、發(fā)放人等信息。四、接待酒庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門定期對庫存接待酒進行盤點，每月至少進行一次全面盤點，確保賬實相符。2.盤點前，倉庫管理員應整理好庫存賬目，準備好盤點工具。3.盤點過程中，如實記錄庫存酒的實際數(shù)量、品牌、規(guī)格等信息，與庫存賬進行核對。4.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，編制《庫存盤點差異表》，說明差異情況及原因，提交至行政管理部門和財務部門。（二）庫存預警1.設定接待酒庫存預警線，根據(jù)過往使用情況和采購周期等因素確定不同酒品的最低庫存數(shù)量。2.當庫存數(shù)量低于預警線時，倉庫管理部門及時填寫《接待酒庫存預警表》，提交至采購部門。3.采購部門根據(jù)預警表及時安排采購，確保庫存充足，滿足業(yè)務接待需求。（三）庫存安全管理1.倉庫應設置專門的接待酒存放區(qū)域，保持通風、干燥、陰涼，確保酒品存儲環(huán)境適宜。2.配備必要的消防器材和安全設施，防止火災、盜竊等安全事故發(fā)生。3.嚴格限制非倉庫管理人員進入存放區(qū)域，倉庫管理人員應妥善保管庫存鑰匙，確保庫存安全。五、接待酒使用規(guī)定（一）使用場景規(guī)范1.接待酒僅限用于公司業(yè)務接待活動，包括宴請、商務洽談、會議接待等正式場合。2.嚴禁將接待酒用于私人用途或非業(yè)務接待活動。（二）用量控制1.接待負責人應根據(jù)實際接待人數(shù)和接待標準，合理控制接待酒的使用量，避免浪費。2.在接待過程中，應倡導適量飲酒，文明用餐，不得過度勸酒。（三）使用記錄1.接待負責人應對每次接待酒的使用情況進行詳細記錄，包括酒的品牌、規(guī)格、數(shù)量、飲用情況等。2.記錄應真實、準確，可采用紙質(zhì)記錄或電子表格形式保存，作為費用核算和監(jiān)督檢查的依據(jù)。六、接待酒費用管理（一）費用核算1.財務部門按照采購發(fā)票及相關審批文件，對每次接待酒的采購費用進行準確核算。2.根據(jù)不同部門的業(yè)務接待情況，將接待酒費用分攤至相應部門的費用項目中。（二）報銷流程1.接待活動結束后，接待負責人應及時整理接待酒相關的發(fā)票、申請審批表、采購清單等報銷憑證。2.按照公司財務報銷制度，填寫報銷單，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至財務部門。3.財務部門審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性，審核通過后予以報銷。（三）費用控制與監(jiān)督1.公司定期對各部門接待酒費用進行統(tǒng)計分析，監(jiān)控費用支出情況。2.如發(fā)現(xiàn)某部門費用超出預算或存在異常使用情況，及時進行調(diào)查核實，要求該部門做出解釋并采取整改措施。3.審計部門不定期對公司接待酒領用及費用情況進行審計監(jiān)督，確保制度執(zhí)行規(guī)范，費用合理。七、責任追究（一）違規(guī)領用責任1.對于未經(jīng)審批擅自領用接待酒的部門或個人，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評等處罰。2.責令其退還違規(guī)領用的接待酒，并按照公司規(guī)定賠償相應費用。3.如因違規(guī)領用造成公司經(jīng)濟損失或不良影響的，追究相關責任人的經(jīng)濟賠償責任和行政責任。（二）浪費及違規(guī)使用責任1.在接待活動中，如發(fā)現(xiàn)存在浪費接待酒或違規(guī)使用接待酒（如用于非業(yè)務接待等）的情況，對相關接待負責人進行批評教育。2.要求其說明情況并做出書面檢討，根據(jù)情節(jié)嚴重程度，扣減相關責任人的績效獎金或給予其他紀律處分。3.對因浪費或違規(guī)使用接待酒導致公司遭受損失的，追究責任人的經(jīng)濟賠償責任。（三）庫存管理責任1.倉庫管理部門如因保管不善導致接待酒損壞、丟失或賬實不符，應查明原因，追究相關倉庫管理人員的責任。2.要求責任人照價賠償損失，并根據(jù)情節(jié)給予相應的行政處分，如警告、降職等。八