國企內(nèi)部辦公室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公室管理，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位辦公室工作人員。（三）基本原則1.高效原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。2.規(guī)范原則：明確各項工作標準和要求，確保工作規(guī)范化、標準化。3.協(xié)作原則：強調(diào)部門之間、崗位之間的協(xié)作配合，形成工作合力。4.服務原則：樹立服務意識，為公司領(lǐng)導、各部門及全體員工提供優(yōu)質(zhì)服務。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門、各崗位的辦公位置。2.辦公區(qū)域應保持整潔、明亮、通風良好，配備必要的辦公家具、設備和設施。（二）環(huán)境衛(wèi)生1.各部門負責本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，每日上班前進行清掃，保持桌面、地面、門窗等干凈整潔。2.定期對辦公區(qū)域進行全面清潔，包括地毯清洗、窗戶擦拭等，營造良好的辦公環(huán)境。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。（三）安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材和安全設施，確保消防通道暢通。2.員工應妥善保管個人財物，離開辦公室時關(guān)好門窗、電腦等設備，防止財物丟失和安全事故發(fā)生。3.嚴格遵守公司的安全制度，禁止在辦公區(qū)域內(nèi)進行違規(guī)操作，如私拉亂接電線、使用大功率電器等。三、辦公用品管理（一）采購1.辦公用品由辦公室統(tǒng)一采購，各部門根據(jù)實際需求填寫辦公用品申購單，經(jīng)部門負責人審核后提交辦公室。2.辦公室根據(jù)申購單進行匯總，制定采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。3.采購辦公用品應遵循性價比原則，確保質(zhì)量可靠、價格合理。（二）發(fā)放1.辦公用品采購入庫后，由辦公室負責登記造冊，并按照申購單發(fā)放給各部門。2.各部門指定專人負責領(lǐng)取辦公用品，并在領(lǐng)取登記表上簽字確認。3.對于消耗性辦公用品，如筆、紙、墨盒等，可根據(jù)實際使用情況定期補充發(fā)放。（三）使用與保管1.員工應愛護辦公用品，節(jié)約使用，避免浪費。2.辦公用品應妥善保管，如有損壞或丟失，應及時向辦公室報告，并說明原因。3.嚴禁將辦公用品挪作私用，如有違反，將視情節(jié)輕重給予相應處罰。四、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件、人事文件等類別。2.各類文件應按照類別進行編號和歸檔，便于查找和管理。（二）文件起草與審核1.文件起草由相關(guān)部門負責，起草人應確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范、清晰。2.文件起草完成后，應提交部門負責人審核，審核通過后報分管領(lǐng)導審批。3.重要文件需經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批后印發(fā)。（三）文件印發(fā)1.文件經(jīng)審批后，由辦公室負責印發(fā)。印發(fā)文件應嚴格按照審批意見進行排版、校對，確保文件質(zhì)量。2.文件印發(fā)后，辦公室應及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。（四）文件歸檔與保管1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，交辦公室統(tǒng)一保管。2.辦公室應按照檔案管理規(guī)定，對文件進行分類存放、編號登記，建立健全檔案管理制度。3.定期對檔案進行清查和整理，確保檔案的完整性和安全性。（五）文件查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱文件，應填寫文件查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后到辦公室查閱。2.查閱文件應在辦公室指定地點進行，不得擅自將文件帶出辦公室。如需復印，應經(jīng)辦公室同意并登記。3.外單位人員查閱公司文件，須持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由辦公室安排專人陪同查閱。4.文件借閱應嚴格履行借閱手續(xù)，填寫文件借閱登記表，注明借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應按時歸還文件，如有遺失或損壞，應照價賠償。五、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門工作會、專題會議、全體員工大會等。2.各類會議應根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容確定參會人員范圍。（二）會議組織1.會議由辦公室負責組織安排，包括會議通知、場地布置、會議資料準備等。2.會議通知應提前發(fā)送給參會人員，明確會議時間、地點、主題、議程等信息。3.會議組織人員應提前到達會議場地，做好各項準備工作，確保會議順利進行。（三）會議記錄1.重要會議應安排專人進行記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等。2.會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理形成會議紀要。會議紀要經(jīng)會議主持人審核后印發(fā)給參會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導和部門。（四）會議決議執(zhí)行1.會議決議形成后，相關(guān)部門和人員應按照決議要求認真組織實施，并及時向辦公室反饋執(zhí)行情況。2.辦公室負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保決議事項得到有效落實。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由辦公室指定專人保管，其他印章由相關(guān)部門指定專人保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章交他人使用。（三）印章使用1.印章使用應嚴格履行審批手續(xù)，填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可使用印章。2.印章使用應在指定地點進行，使用完畢后，印章保管人員應及時收回印章，并做好使用記錄。3.嚴禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。如因工作需要確需加蓋空白印章的，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準，并嚴格登記備案。七、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.公司車輛由辦公室統(tǒng)一調(diào)度管理，各部門因工作需要使用車輛，應提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負責人審核后提交辦公室。2.辦公室根據(jù)車輛使用情況和工作安排，合理調(diào)度車輛，優(yōu)先保障公司重要公務活動和緊急工作需要。（二）車輛使用1.車輛使用人應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。2.使用車輛前，應檢查車輛狀況，確保車輛性能良好、安全設施齊全。如發(fā)現(xiàn)車輛故障或安全隱患，應及時報告辦公室。3.車輛使用完畢后，應及時歸還車輛，并將車輛停放在指定地點，做好車輛清潔和保養(yǎng)工作。（三）車輛維修與保養(yǎng)1.車輛維修與保養(yǎng)由辦公室統(tǒng)一安排，車輛使用人發(fā)現(xiàn)車輛故障或需要保養(yǎng)時，應及時向辦公室報告。2.辦公室根據(jù)車輛實際情況，選擇合格的維修廠家進行維修和保養(yǎng)，并做好維修記錄和費用結(jié)算工作。3.定期對車輛進行檢查和維護，確保車輛性能良好，延長車輛使用壽命。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等。2.車輛費用由辦公室統(tǒng)一核算和報銷，報銷時應提供合法有效的票據(jù)，并按照公司財務制度進行審批。3.嚴格控制車輛費用支出，降低車輛運行成本。八、接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來訪客人，提供優(yōu)質(zhì)的服務。2.對口接待原則：根據(jù)來訪客人的目的和性質(zhì)，由相關(guān)部門負責對口接待。3.勤儉節(jié)約原則：合理安排接待活動，節(jié)約接待費用，反對鋪張浪費。（二）接待流程1.接待部門收到來訪信息后，應及時填寫接待申請表，經(jīng)部門負責人審核后提交辦公室。2.辦公室根據(jù)接待申請表，制定接待方案，明確接待規(guī)格、接待人員、接待時間、接待地點等信息，并報公司領(lǐng)導審批。3.接待部門按照接待方案做好接待準備工作，包括安排車輛、預訂酒店、準備禮品等。4.接待過程中，接待人員應全程陪同，介紹公司情況，解答客人疑問，確保接待活動順利進行。5.接待結(jié)束后，接待部門應及時總結(jié)接待工作經(jīng)驗，填寫接待工作總結(jié)表，報辦公室備案。（三）接待費用管理1.接待費用由辦公室統(tǒng)一核算和報銷，報銷時應提供合法有效的票據(jù)，并按照公司財務制度進行審批。2.嚴格控制接待費用支出，不得超標準接待。如因特殊情況需要超標準接待的，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準。九、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、財務秘密等。2.公司尚未公開的文件、資料、信息等。3.員工在工作中知悉的涉及公司利益和客戶隱私的信息。（二）保密措施1.加強員工保密教育，提高員工保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.對涉及公司秘密的文件、資料、信息等進行嚴格管理，實行專人專管、專柜存放、加密存儲等措施。3.嚴格控制公司秘密信息的傳播范