體系文件清單管理制度一、總則（一）目的為了加強公司體系文件的管理，確保體系文件的完整性、準確性和有效性，便于文件的查閱、使用和控制，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有體系文件的管理，包括但不限于質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件等。（三）職責1.總經(jīng)理批準體系文件清單管理制度。確保體系文件的制定和實施符合公司的戰(zhàn)略目標和業(yè)務(wù)需求。2.管理者代表負責體系文件清單管理制度的貫徹執(zhí)行和監(jiān)督檢查。組織相關(guān)人員對體系文件進行評審和修訂。3.各部門負責人負責本部門體系文件的識別、收集、整理和保管。確保本部門員工正確使用和執(zhí)行體系文件。4.文件管理員負責建立和維護體系文件清單。對體系文件進行分類、編號、歸檔和保管。協(xié)助各部門進行體系文件的查閱、借閱和發(fā)放。二、體系文件的分類與編號（一）體系文件的分類1.管理手冊：闡述公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標，描述質(zhì)量管理體系的范圍、主要過程及其相互作用，是公司質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件。2.程序文件：規(guī)定質(zhì)量管理體系所涉及的各過程的活動順序和控制要求，是質(zhì)量管理體系有效運行的規(guī)范性文件。3.作業(yè)文件：包括作業(yè)指導書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)范、記錄表格等，是對程序文件的細化和補充，指導具體的作業(yè)活動。4.外來文件：包括國家法律法規(guī)、行業(yè)標準、客戶提供的文件等，是公司質(zhì)量管理體系運行的外部依據(jù)。（二）體系文件的編號1.管理手冊：編號為[公司簡稱]SC[版本號]，其中[公司簡稱]為公司全稱的縮寫，SC表示管理手冊，[版本號]為手冊的版本編號，如01、02等。2.程序文件：編號為[公司簡稱]CX[部門代碼][順序號][版本號]，其中[部門代碼]為文件所屬部門的代碼，如行政部為XZ，財務(wù)部為CW等；[順序號]為程序文件在本部門的順序編號；[版本號]為程序文件的版本編號。3.作業(yè)文件：編號為[公司簡稱]ZY[文件類別代碼][順序號][版本號]，其中[文件類別代碼]為作業(yè)文件的類別代碼，如作業(yè)指導書為ZD，操作規(guī)程為GC，檢驗規(guī)范為JY等；[順序號]為作業(yè)文件在本類別中的順序編號；[版本號]為作業(yè)文件的版本編號。4.外來文件：編號為[公司簡稱]WL[文件來源代碼][文件名簡稱][版本號]，其中[文件來源代碼]為外來文件的來源代碼，如國家法律法規(guī)為GF，行業(yè)標準為HB，客戶提供文件為KH等；[文件名簡稱]為外來文件的文件名縮寫；[版本號]為外來文件的版本編號。三、體系文件清單的建立（一）建立原則體系文件清單應(yīng)全面、準確地反映公司質(zhì)量管理體系所涉及的各類文件，包括現(xiàn)行有效文件、作廢文件和外來文件。（二）建立流程1.文件識別：各部門負責人組織本部門員工對本部門所使用的體系文件進行識別，包括文件的名稱、編號、版本號、發(fā)布日期、適用范圍等信息。2.文件收集：各部門將識別出的體系文件收集整理后，提交給文件管理員。3.文件審核：文件管理員對各部門提交的體系文件進行審核，確保文件的完整性、準確性和有效性。4.文件錄入：文件管理員將審核通過的體系文件信息錄入到體系文件清單管理系統(tǒng)中，建立體系文件清單。5.清單發(fā)布：體系文件清單經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。四、體系文件的發(fā)放與借閱（一）文件發(fā)放1.受控文件：文件管理員根據(jù)文件的發(fā)放范圍，將受控文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、版本號、發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放人、簽收人等信息。2.非受控文件：非受控文件一般用于對外提供或公司內(nèi)部參考，不進行受控管理。文件管理員根據(jù)需要將非受控文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、版本號、發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放人、簽收人等信息。（二）文件借閱1.借閱申請：因工作需要借閱體系文件的人員，應(yīng)填寫《體系文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、版本號、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，提交給文件管理員。2.借閱審核：文件管理員對借閱申請進行審核，確認申請信息完整、借閱原因合理后，予以批準。3.文件借閱：文件管理員根據(jù)批準的借閱申請，將借閱的文件提供給借閱人，并做好借閱記錄。借閱記錄應(yīng)包括借閱日期、歸還日期、文件名稱、編號、版本號、借閱人、批準人等信息。4.文件歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱的文件，文件管理員對歸還的文件進行檢查，確認文件無損壞、丟失后，予以簽收。五、體系文件的修訂與廢止（一）修訂原則體系文件應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)外部環(huán)境的變化、法律法規(guī)的更新、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化等情況及時進行修訂，確保文件的有效性和適應(yīng)性。（二）修訂流程1.修訂申請：各部門在執(zhí)行體系文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要修訂時，應(yīng)填寫《體系文件修訂申請表》，注明修訂的原因、修訂的內(nèi)容、修訂的部門等信息，提交給管理者代表。2.修訂審核：管理者代表組織相關(guān)人員對修訂申請進行審核，評估修訂的必要性和可行性。3.修訂實施：經(jīng)審核批準的修訂申請，由文件管理員組織相關(guān)部門進行修訂。修訂后的文件應(yīng)進行審核、批準和發(fā)布，并按照新的文件版本進行實施。4.修訂記錄：文件管理員負責記錄體系文件的修訂情況，包括修訂日期、修訂內(nèi)容、修訂原因、批準人等信息。（三）廢止原則體系文件在以下情況下應(yīng)予以廢止：1.法律法規(guī)或政策發(fā)生重大變化，導致文件與新要求不符。2.公司的業(yè)務(wù)流程發(fā)生重大調(diào)整，文件不再適用。3.文件存在嚴重錯誤或缺陷，無法進行修訂。（四）廢止流程1.廢止申請：各部門發(fā)現(xiàn)體系文件需要廢止時，應(yīng)填寫《體系文件廢止申請表》，注明廢止的文件名稱、編號、版本號、廢止原因等信息，提交給管理者代表。2.廢止審核：管理者代表組織相關(guān)人員對廢止申請進行審核，確認廢止的必要性和合理性。3.廢止實施：經(jīng)審核批準的廢止申請，由文件管理員將廢止的文件從體系文件清單中刪除，并通知相關(guān)部門停止使用。4.廢止記錄：文件管理員負責記錄體系文件的廢止情況，包括廢止日期、廢止文件名稱、編號、版本號、廢止原因、批準人等信息。六、體系文件的保管與保密（一）保管要求1.文件管理員應(yīng)將體系文件存放在干燥、通風、防火、防盜的專用文件柜中，確保文件的安全和完整。2.對電子版本的體系文件，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)校驗，確保數(shù)據(jù)的準確性和可用性。3.體系文件應(yīng)按照分類、編號的方式進行存放，便于查閱和管理。（二）保密要求1.涉及公司機密的體系文件，應(yīng)嚴格按照公司的保密制度進行管理，限制文件的查閱和使用范圍。2.接觸機密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對文件內(nèi)容保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.在文件的借閱、使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件丟失、被盜或泄露。七、體系文件的培訓與宣貫（一）培訓計劃人力資源部門應(yīng)根據(jù)公司質(zhì)量管理體系的運行情況和員工的培訓需求，制定體系文件培訓計劃，明確培訓的目標、內(nèi)容、對象、時間、方式等。（二）培訓實施1.培訓方式可采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式。內(nèi)部培訓由公司內(nèi)部的管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員擔任講師；外部培訓可邀請專業(yè)培訓機構(gòu)的講師進行授課；在線學習可通過公司內(nèi)部的學習平臺進行。2.在培訓過程中，應(yīng)注重培訓效果的評估，可通過考試、實際操作、問卷調(diào)查等方式了解員工對體系文件的掌握程度和應(yīng)用能力。對培訓效果不理想的員工，應(yīng)進行補考或再次培訓。（三）宣貫活動1.為了提高員工對體系文件的重視程度和理解能力，公司應(yīng)定期開展體系文件宣貫活動，如組織文件知識競賽、演講比賽、案例分析等。2.在宣貫活動中，應(yīng)結(jié)合公司的實際業(yè)務(wù)情況，將體系文件的要求融入到日常工作中，使員工能夠真正理解和執(zhí)行體系文件。八、體系文件的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.管理者代表應(yīng)定期組織對體系文件的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的發(fā)放、借閱、修訂、廢止等情況，以及員工對文件的遵守情況。2.各部門負責人應(yīng)加強對本部門員工執(zhí)行體系文件情況的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并跟蹤整改效果。對違反體系文件規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司的相關(guān)制度進行處理。（二）考核評價