供熱公司印章管理制度總則目的為加強供熱公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于供熱公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)、各子公司的各類印章管理。印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔責任的法定印章。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務專用章：用于公司財務核算、資金收付等相關財務業(yè)務。4.法定代表人章：用于特定財務事項及其他需要法定代表人簽字確認的文件。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等的管理。6.業(yè)務專用章：根據(jù)公司業(yè)務開展需要刻制的專門用于某項業(yè)務的印章。印章的刻制與啟用印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室審核通過后，統(tǒng)一提交公司領導審批。經(jīng)批準后，由辦公室負責聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。3.印章刻制完成后，由辦公室會同使用部門對印章進行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、樣式、文字、材質(zhì)等是否符合要求，同時檢查印章是否清晰、完整。驗收合格后，填寫《印章驗收單》。印章啟用1.新刻制的印章啟用前，須在公司內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示內(nèi)容包括印章名稱、啟用日期、使用范圍等。2.公示無異議后，由公司辦公室負責在印章上加蓋啟用章，并登記《印章啟用登記表》，注明印章啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。3.印章啟用后，原相關印章同時廢止，由辦公室負責收回并妥善保管。印章的保管保管原則1.實行專人保管制度，確保印章安全。印章保管人員須具備高度的責任心和保密意識。2.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用，確因工作需要委托他人使用時，須經(jīng)印章保管部門負責人批準，并辦理相關委托手續(xù)。保管職責1.公司公章：由公司辦公室指定專人保管。保管人員負責公章的日常使用和維護，確保公章存放安全，并按照規(guī)定流程使用公章。2.合同專用章：由公司合同管理部門指定專人保管。保管人員負責合同專用章的使用登記和審核，確保合同簽訂的合法性和規(guī)范性。3.財務專用章：由公司財務部門指定專人保管。保管人員負責財務專用章在財務核算、資金收付等業(yè)務中的使用，嚴格按照財務制度進行操作。4.法定代表人章：由公司法定代表人指定專人保管或由法定代表人本人保管。保管人員負責在規(guī)定的財務事項及其他需要法定代表人簽字確認的文件上加蓋印章。5.部門章：由各部門指定專人保管。保管人員負責部門章在部門內(nèi)部文件、資料等管理中的使用，不得超出部門范圍使用。6.業(yè)務專用章：由相關業(yè)務部門指定專人保管。保管人員負責業(yè)務專用章在特定業(yè)務中的使用，確保業(yè)務開展的準確性和規(guī)范性。保管要求1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，須辦理嚴格的交接手續(xù)。交接雙方應在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對印章的名稱、數(shù)量、完好情況等進行詳細核對，并填寫《印章交接清單》。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司辦公室留存一份。印章的使用使用流程1.填寫申請表：使用印章時，須填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)相關部門負責人簽字確認。2.審核：申請表提交后，根據(jù)印章的使用范圍和審批權(quán)限，分別由不同層級的領導進行審核。涉及公司重大決策、重要合同、對外擔保等事項使用公司公章的，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。使用合同專用章簽訂經(jīng)濟合同、協(xié)議等文件的，須經(jīng)公司合同管理部門負責人審核，報公司分管領導審批。使用財務專用章進行財務核算、資金收付等業(yè)務的，須經(jīng)公司財務部門負責人審核，報公司分管財務領導審批。使用法定代表人章的，須經(jīng)法定代表人本人或其授權(quán)人審批。使用部門章的，由部門負責人審批。使用業(yè)務專用章的，由相關業(yè)務部門負責人審批。3.用印：經(jīng)審核批準后，印章保管人員按照申請表上的內(nèi)容在文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。4.留存文件：用印后的文件，使用部門應按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善保管，并將相關文件復印件或掃描件提交公司辦公室備案。使用范圍1.公司公章：用于公司對外發(fā)布的各類文件、信函、證明、報表等；簽訂各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律效力的文件；辦理公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關證照的年檢、變更、注銷等手續(xù)；代表公司參加各類會議、活動、招投標等事項，并簽署相關文件。2.合同專用章：專門用于簽訂公司各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務專用章：用于公司財務核算、資金收付、開具發(fā)票、銀行結(jié)算等相關財務業(yè)務。4.法定代表人章：用于特定財務事項及其他需要法定代表人簽字確認的文件，如支票、匯票、財務報表等。5.部門章：僅限于部門內(nèi)部文件、資料、報表、通知等的發(fā)布、流轉(zhuǎn)和管理，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。6.業(yè)務專用章：根據(jù)公司業(yè)務開展需要，用于某項特定業(yè)務的文件、報表、證明等的制作和使用，如工程業(yè)務專用章用于工程相關文件的簽署，客戶服務專用章用于客戶服務相關文件的蓋章等。禁止使用情況1.未經(jīng)公司領導批準，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。2.不得將印章用于與公司業(yè)務無關的事項。3.不得擅自更改用印文件的內(nèi)容。4.嚴禁在虛假或違法違規(guī)的文件上加蓋印章。印章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、重組、分立、合并等原因?qū)е掠≌虏辉龠m用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜。3.因工作需要，原印章使用范圍調(diào)整，不再使用該印章。停用流程1.印章保管部門或使用部門發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室審核通過后，提交公司領導審批。經(jīng)批準后，由辦公室負責發(fā)布印章停用通知，告知公司各部門及相關人員。3.印章停用通知發(fā)布后，印章保管人員應立即停止使用該印章，并將印章交回公司辦公室。銷毀1.對于停用的印章，由公司辦公室負責組織銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、停用原因等信息，并經(jīng)公司領導審批。2.審批通過后，由辦公室會同監(jiān)察部門等相關人員對印章進行銷毀。銷毀過程應進行拍照或錄像，確保印章徹底銷毀。3.銷毀完成后，參與銷毀的人員應在《印章銷毀清單》上簽字確認?！队≌落N毀清單》一式三份，辦公室、監(jiān)察部門、財務部門各留存一份。監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責1.公司辦公室負責對印章管理制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，確保印章使用規(guī)范、安全。2.監(jiān)察部門負責對印章管理過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查處理，嚴肅追究相關人員的責任。3.財務部門負責對印章使用涉及的財務事項進行監(jiān)督，確保財務收支合法合規(guī)。檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人員是否符合要求，是否建立了印章保管臺賬等。2.印章使用情況：檢查印章使用是否按照規(guī)定流程進行審批，申請表填寫是否完整、準確，用印文件是否符合要求，是否存在違規(guī)用印情況等。3.印章交接情況：檢查印章交接手續(xù)是否齊全，交接清單填寫是否規(guī)范，交接雙方是否簽字確認等。4.印章停用與銷毀情況：檢查印章停用通知是否及時發(fā)布，停用印章是否及時交回，銷毀印章是否按照規(guī)定流程進行等。檢查頻率1.公司辦公室每月至少進行一次印章管理情況的自查，并將自查結(jié)果報公司領導。2.監(jiān)察部門不定期對印章管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.每年年底，由公司辦公室牽頭，組織相關部門對印章管理制度的執(zhí)行情況進行全面檢查，并形成檢查報告報公司領導。違規(guī)處理違規(guī)情形1.未按規(guī)定流程使用印章，擅自越權(quán)審批或使用印章。2.將印章交予他人保管或使用，未辦理相關委托手續(xù)。3.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。4.擅自更改用印文件的內(nèi)容。5.未經(jīng)批準，將印章用于與公司業(yè)務無關的事項。6.因保管不善，導致印章?lián)p壞、遺失或被盜。7.未按規(guī)定進行印章的停用、銷毀等操作。處理措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即責令停止，并視情節(jié)輕重給予相關責任人批評教育、警告、罰款等處理。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任，并依法追究其法律責任。3.對于印章保管不善導致印章?lián)p壞、遺失或被盜的，責令保管人員立即采取補救措施，并給予相應的紀律處分。如因保管人員失職造成嚴重后果的，依法解除