公司辦公會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類辦公會議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.務(wù)實管用原則：會議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞公司工作實際，注重解決問題，提出切實可行的措施和建議。3.民主集中原則：充分發(fā)揚民主，廣泛聽取意見，在民主的基礎(chǔ)上實行集中決策。4.規(guī)范有序原則：會議組織、議程安排、記錄紀要等應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行，確保會議規(guī)范有序。二、會議分類及職責(zé)（一）總經(jīng)理辦公會1.會議組成：由總經(jīng)理、副總經(jīng)理及各部門負責(zé)人組成。2.主要職責(zé)研究公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營方針和年度計劃等重大事項。審議公司重要規(guī)章制度、重大投資項目、重要人事任免等。協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關(guān)系，解決工作中的重大問題。對公司階段性工作進行總結(jié)和部署，明確工作重點和目標(biāo)。（二）部門例會1.會議組成：由各部門全體成員組成。2.主要職責(zé)傳達公司相關(guān)會議精神和工作要求，確保部門員工了解公司整體工作動態(tài)?？偨Y(jié)本部門上周工作完成情況，分析存在的問題及原因。安排本周工作計劃和重點任務(wù)，明確工作責(zé)任人及時間節(jié)點。協(xié)調(diào)本部門內(nèi)部工作關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的問題。（三）專題會議1.會議組成：根據(jù)會議主題確定參會人員，一般包括相關(guān)部門負責(zé)人及工作人員。2.主要職責(zé)針對公司某一專項工作或特定問題進行深入研究和討論。提出解決方案和措施，明確責(zé)任部門和完成時間。跟蹤專項工作進展情況，及時協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的新問題。三、會議組織與安排（一）會議計劃1.總經(jīng)理辦公會、部門例會應(yīng)定期召開，原則上總經(jīng)理辦公會每周[X]召開一次，部門例會每周[X]召開一次。如有特殊情況需要調(diào)整會議時間，應(yīng)提前通知參會人員。2.專題會議根據(jù)工作需要不定期召開，由相關(guān)部門或負責(zé)人提前提出會議申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織召開。3.會議組織部門應(yīng)提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容，并提前[X]個工作日通知參會人員。（二）會議通知1.會議通知應(yīng)采用書面、郵件或公司內(nèi)部通訊工具等方式發(fā)送給參會人員，確保通知內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰。2.通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、會議要求等信息。對于重要會議，還應(yīng)明確會議目的、背景及相關(guān)資料準(zhǔn)備要求。3.參會人員應(yīng)提前確認是否能夠參加會議，如因特殊原因不能參加，應(yīng)提前向會議組織部門請假，并安排合適人員代為參會。（三）會議準(zhǔn)備1.會議組織部門應(yīng)提前做好會議場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作，確保會議順利進行。2.對于需要討論決策的會議，會議組織部門應(yīng)提前收集相關(guān)資料，整理形成會議議題，并提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員做好充分準(zhǔn)備。3.參會人員應(yīng)提前熟悉會議議題，準(zhǔn)備好相關(guān)資料和發(fā)言內(nèi)容，按時參加會議。四、會議議程與主持（一）會議議程1.會議議程應(yīng)根據(jù)會議主題和目的進行合理安排，一般包括會議開場、匯報工作、討論發(fā)言、決策部署、會議總結(jié)等環(huán)節(jié)。2.會議組織部門應(yīng)提前將會議議程發(fā)送給參會人員，確保參會人員了解會議流程和重點內(nèi)容。3.在會議進行過程中，應(yīng)嚴格按照會議議程進行，如遇特殊情況需要調(diào)整議程，應(yīng)經(jīng)會議主持人同意。（二）會議主持1.總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理因故不能參加時，可委托副總經(jīng)理主持。2.部門例會由部門負責(zé)人主持，部門負責(zé)人因故不能參加時，可指定一名副職領(lǐng)導(dǎo)主持。3.專題會議由會議組織部門指定的主持人主持，主持人應(yīng)具備較強的組織協(xié)調(diào)能力和專業(yè)知識，能夠有效地引導(dǎo)會議討論，確保會議達到預(yù)期目的。4.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和參會人員情況，合理掌控會議節(jié)奏和時間，引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言和討論，避免出現(xiàn)跑題、偏題等情況。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會議組織部門應(yīng)安排專人負責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。2.會議記錄應(yīng)包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容，確保記錄真實、準(zhǔn)確、詳細。3.會議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進行保存，電子文檔應(yīng)定期備份，紙質(zhì)文檔應(yīng)妥善保管，以備查閱。（二）會議紀要1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要應(yīng)突出會議重點和決策結(jié)果，語言簡潔明了，邏輯清晰。2.會議紀要一般應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。對于重要會議的紀要，還應(yīng)報送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.參會人員應(yīng)認真閱讀會議紀要，如有異議應(yīng)及時與會議組織部門溝通。會議紀要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為公司決策和工作執(zhí)行的依據(jù)。六、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前按照規(guī)定程序辦理請假手續(xù)。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間隨意接聽電話、收發(fā)短信或從事其他與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、私下議論或打斷他人發(fā)言。如有意見或建議，應(yīng)在適當(dāng)?shù)臅r候舉手發(fā)言。4.參會人員應(yīng)尊重會議主持人和其他參會人員，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。（二）會議組織部門紀律1.會議組織部門應(yīng)認真做好會議組織和安排工作，確保會議按時、順利進行。如因組織不力導(dǎo)致會議出現(xiàn)延誤或其他問題，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。2.會議組織部門應(yīng)嚴格按照會議議程進行會議，不得隨意變更會議內(nèi)容和議程。如遇特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)經(jīng)會議主持人同意，并及時通知參會人員。3.會議組織部門應(yīng)妥善保管會議資料，不得泄露會議內(nèi)容和機密信息。如因工作需要查閱會議資料，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)。七、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）決議執(zhí)行1.會議形成的決議和決策事項，相關(guān)部門和人員應(yīng)認真貫徹執(zhí)行，不得推諉、拖延。2.各部門應(yīng)根據(jù)會議決議制定具體的工作計劃和措施，明確工作責(zé)任人及時間節(jié)點，并將執(zhí)行情況及時反饋給會議組織部門。（二）跟蹤檢查1.會議組織部門應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時掌握工作進展情況。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。2.對于未按時完成會議決議的部門和人員，應(yīng)進行督促和問責(zé)。如