物業(yè)公司大型采購(gòu)項(xiàng)目管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)公司大型采購(gòu)項(xiàng)目的管理，確保采購(gòu)活動(dòng)公開(kāi)、公平、公正、高效，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，滿足公司運(yùn)營(yíng)需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各類(lèi)大型采購(gòu)項(xiàng)目，包括但不限于物業(yè)服務(wù)所需的設(shè)備設(shè)施、辦公用品、維修材料、服務(wù)外包等采購(gòu)金額達(dá)到[X]元及以上的項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)透明，確保所有潛在供應(yīng)商有平等機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)明確、統(tǒng)一。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)需求，選擇合適的采購(gòu)方式，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。2.建立供應(yīng)商管理體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇、考核和管理。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、簽訂、執(zhí)行和管理，跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。（二）需求部門(mén)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。2.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商考察、評(píng)估，參與采購(gòu)合同的評(píng)審。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，反饋使用過(guò)程中的問(wèn)題和意見(jiàn)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與采購(gòu)預(yù)算的編制和審核，提供資金支持。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的支付管理，審核采購(gòu)發(fā)票等報(bào)銷(xiāo)憑證，確保資金支付合規(guī)。3.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行成本核算和效益分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。（四）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)。3.督促相關(guān)部門(mén)整改審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，跟蹤整改落實(shí)情況。（五）公司管理層1.審批采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算和重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方案。2.對(duì)采購(gòu)決策提供指導(dǎo)和支持，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。三、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算（一）采購(gòu)計(jì)劃編制1.需求部門(mén)應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)公司下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際需求，編制本部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃草案，明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)各需求部門(mén)提交的采購(gòu)計(jì)劃草案進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司庫(kù)存情況、資金狀況等因素，編制公司年度采購(gòu)計(jì)劃。年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。3.對(duì)于臨時(shí)性、突發(fā)性的采購(gòu)需求，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)原因、采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、緊急程度等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況安排采購(gòu)。（二）采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)編制采購(gòu)預(yù)算草案。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)計(jì)金額，包括采購(gòu)成本、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝調(diào)試費(fèi)用、售后服務(wù)費(fèi)用等。2.采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、財(cái)務(wù)狀況等因素，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，確保采購(gòu)預(yù)算合理、可行。3.在采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司管理層審批后執(zhí)行。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，從企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。3.采購(gòu)部門(mén)會(huì)同需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)人員，對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)能力等，填寫(xiě)《供應(yīng)商考察報(bào)告》。4.根據(jù)考察結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，采用評(píng)分法或投票法等方式確定最終的供應(yīng)商名單。評(píng)審結(jié)果應(yīng)報(bào)公司管理層審批。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為[具體時(shí)間]。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，發(fā)出書(shū)面警告，要求其限期整改；對(duì)于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系。3.需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)在使用過(guò)程中的問(wèn)題和意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)將其納入供應(yīng)商考核范圍。（三）供應(yīng)商信息管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估考核結(jié)果、合作記錄等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期更新供應(yīng)商信息庫(kù)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對(duì)于已終止合作的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)將其信息從供應(yīng)商信息庫(kù)中刪除。五、采購(gòu)方式（一）公開(kāi)招標(biāo)1.適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、投標(biāo)截止時(shí)間、開(kāi)標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等信息。3.組織潛在供應(yīng)商報(bào)名，對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定符合要求的投標(biāo)人名單。4.發(fā)放招標(biāo)文件，組織投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查、答疑等活動(dòng)。5.開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人名單。6.公示中標(biāo)候選人，如無(wú)異議，發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目；采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和供應(yīng)商信息庫(kù)，選擇若干家具備資格的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)。3.后續(xù)招標(biāo)程序與公開(kāi)招標(biāo)類(lèi)似，包括發(fā)放招標(biāo)文件、組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、確定中標(biāo)候選人等環(huán)節(jié)。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶(hù)緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)確定談判小組組成人員，與符合資格條件的供應(yīng)商分別進(jìn)行談判。3.在談判過(guò)程中，談判小組可以根據(jù)談判文件和談判情況實(shí)質(zhì)性變動(dòng)采購(gòu)需求中的技術(shù)、服務(wù)要求以及合同草案條款，但不得變動(dòng)談判文件中的其他內(nèi)容。實(shí)質(zhì)性變動(dòng)的內(nèi)容，須經(jīng)公司管理層同意。4.談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購(gòu)人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交供應(yīng)商。5.與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的原因、采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、擬采購(gòu)供應(yīng)商等信息，報(bào)公司管理層審批。3.審批通過(guò)后，與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。（五）詢(xún)價(jià)1.適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)通知書(shū)，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。3.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，向其發(fā)出成交通知書(shū)，并簽訂采購(gòu)合同。六、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，包括采購(gòu)需求的合理性、預(yù)算金額的合規(guī)性等。審核通過(guò)后，報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)入采購(gòu)實(shí)施階段。（三）采購(gòu)實(shí)施1.選擇采購(gòu)方式：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，并按照相應(yīng)的采購(gòu)程序組織實(shí)施。2.編制采購(gòu)文件：根據(jù)選定的采購(gòu)方式，編制招標(biāo)文件、談判文件、詢(xún)價(jià)通知書(shū)等采購(gòu)文件，明確采購(gòu)項(xiàng)目的各項(xiàng)要求和標(biāo)準(zhǔn)。3.發(fā)布采購(gòu)信息：按照規(guī)定的渠道發(fā)布采購(gòu)信息，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。4.組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判、詢(xún)價(jià)等活動(dòng)：采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員按照采購(gòu)文件規(guī)定的程序進(jìn)行開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判、詢(xún)價(jià)等活動(dòng)，確定成交供應(yīng)商。（四）合同簽訂采購(gòu)部門(mén)與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同簽訂后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)備案。（五）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)項(xiàng)目到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門(mén)會(huì)同相關(guān)技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等組成驗(yàn)收小組，按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)各方簽字確認(rèn)后，作為采購(gòu)項(xiàng)目付款和資產(chǎn)入賬的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。（六）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定，在供應(yīng)商履行交貨義務(wù)并提供合格發(fā)票后，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、資金支付的合規(guī)性等。審核通過(guò)后，報(bào)公司管理層審批。3.公司管理層審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定的流程辦理付款手續(xù)。七、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：包括市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、原材料供應(yīng)短缺等。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)的物品或服務(wù)不符合質(zhì)量要求，影響公司運(yùn)營(yíng)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不合理、不完善，導(dǎo)致公司權(quán)益受損。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商違約、破產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)不善等，影響采購(gòu)項(xiàng)目的順利實(shí)施。5.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)活動(dòng)違反法律法規(guī)，引發(fā)法律糾紛。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可以通過(guò)建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制、拓展供應(yīng)商渠道、簽訂長(zhǎng)期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)。2.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制，嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾等。3.合同風(fēng)險(xiǎn)方面，加強(qiáng)合同管理，由專(zhuān)業(yè)法律人員審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、條款清晰明確。4.為應(yīng)對(duì)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，增加備用供應(yīng)商，定期評(píng)估供應(yīng)商信用狀況等。5.法律風(fēng)險(xiǎn)防范方面，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律培訓(xùn)，確保采購(gòu)活動(dòng)依法依規(guī)進(jìn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)方式的選擇、供應(yīng)商管理、合同簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)資金支付等方面。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，審核采購(gòu)發(fā)票等報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，確保采購(gòu)資金支付合理、合規(guī)。（三）采購(gòu)