電力公司OA辦公系統(tǒng)管理制度總則目的為規(guī)范電力公司OA辦公系統(tǒng)的使用，提高工作效率，實現(xiàn)信息資源共享，促進(jìn)公司管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于電力公司全體員工，包括正式員工、勞務(wù)派遣員工等?；驹瓌t1.安全可靠原則：確保OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全和運行穩(wěn)定，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。2.高效便捷原則：以提高工作效率為目標(biāo)，優(yōu)化辦公流程，減少人工干預(yù)，實現(xiàn)快速便捷的辦公協(xié)作。3.統(tǒng)一規(guī)范原則：對OA辦公系統(tǒng)的使用進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，確保各類信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)和操作流程一致。4.全員參與原則：鼓勵全體員工積極使用OA辦公系統(tǒng)，充分發(fā)揮其功能和優(yōu)勢。系統(tǒng)使用管理賬號管理1.員工入職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)為其開通OA辦公系統(tǒng)賬號，賬號初始密碼由系統(tǒng)自動生成并通過郵件發(fā)送至員工預(yù)留郵箱。員工首次登錄系統(tǒng)后，應(yīng)及時修改密碼。2.員工離職或崗位調(diào)動時，所在部門應(yīng)及時通知人力資源部門，由人力資源部門負(fù)責(zé)停用或調(diào)整其OA辦公系統(tǒng)賬號權(quán)限。3.員工應(yīng)妥善保管自己的OA辦公系統(tǒng)賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風(fēng)險，應(yīng)立即向信息部門報告并修改密碼。登錄與使用1.員工應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)登錄OA辦公系統(tǒng)，嚴(yán)禁通過外網(wǎng)或非法途徑登錄。2.登錄OA辦公系統(tǒng)后，員工應(yīng)及時查看待辦事項、通知公告等信息，并按照要求進(jìn)行處理。3.在使用OA辦公系統(tǒng)過程中，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不得隨意刪除、修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件。如需進(jìn)行必要的操作，應(yīng)提前備份相關(guān)數(shù)據(jù)，并經(jīng)信息部門同意。4.員工在OA辦公系統(tǒng)中發(fā)布的信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得發(fā)布違法違規(guī)、虛假不實或涉密的信息。流程管理流程發(fā)起1.員工根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的流程模板在OA辦公系統(tǒng)中發(fā)起各類審批、請示、報告等流程。2.發(fā)起流程時，應(yīng)準(zhǔn)確填寫流程相關(guān)信息，包括標(biāo)題、內(nèi)容、附件等，并選擇正確的流程節(jié)點和審批人。3.對于涉及多個部門或環(huán)節(jié)的復(fù)雜流程，發(fā)起部門應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保流程的順暢流轉(zhuǎn)。流程審批1.審批人在收到OA辦公系統(tǒng)的流程待辦通知后，應(yīng)及時登錄系統(tǒng)進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核流程內(nèi)容，根據(jù)實際情況做出同意、不同意或退回修改等審批意見，并注明審批理由。2.審批人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批，一般流程的審批時間不得超過[X]個工作日。如遇特殊情況需要延長審批時間的，應(yīng)向流程發(fā)起部門說明原因。3.對于不同意的流程，審批人應(yīng)明確指出問題所在，并要求發(fā)起部門進(jìn)行修改完善后重新提交審批。流程跟蹤與催辦1.流程發(fā)起部門可以通過OA辦公系統(tǒng)實時跟蹤流程的流轉(zhuǎn)進(jìn)度，了解各環(huán)節(jié)的審批情況。2.對于超過規(guī)定審批時間仍未完成的流程，流程發(fā)起部門可以通過系統(tǒng)向?qū)徟税l(fā)送催辦通知，提醒其盡快完成審批。3.信息部門負(fù)責(zé)對OA辦公系統(tǒng)流程的運行情況進(jìn)行監(jiān)控和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決流程流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的問題。公文管理公文起草1.公文起草應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的公文處理規(guī)定，內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。2.公文起草人應(yīng)認(rèn)真收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分的調(diào)研和分析，確保公文內(nèi)容具有針對性和可操作性。3.公文起草完成后，起草人應(yīng)按照規(guī)定的格式在OA辦公系統(tǒng)中進(jìn)行錄入，并上傳相關(guān)附件。公文審核1.公文起草完成后，應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對公文的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審核，提出修改意見和建議。2.對于涉及多個部門或重要事項的公文，還應(yīng)提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門進(jìn)行審核。審核通過后，公文方可進(jìn)入簽發(fā)環(huán)節(jié)。公文簽發(fā)1.公文經(jīng)審核通過后，由公司負(fù)責(zé)人或授權(quán)的簽發(fā)人進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署同意或不同意簽發(fā)的意見，并注明簽發(fā)日期。2.公文簽發(fā)后，由OA辦公系統(tǒng)自動生成公文編號，并按照規(guī)定的發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)。公文歸檔與查詢1.公文處理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔后的公文應(yīng)妥善保存，以備查閱。2.員工可以通過OA辦公系統(tǒng)的公文查詢功能，按照公文編號、標(biāo)題、發(fā)文日期等條件查詢已歸檔的公文。信息發(fā)布與共享通知公告發(fā)布1.公司重要通知、公告等信息由指定的部門或人員在OA辦公系統(tǒng)的通知公告欄中發(fā)布。2.通知公告發(fā)布前，應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。發(fā)布時應(yīng)注明發(fā)布日期、有效期等信息。3.員工應(yīng)及時關(guān)注OA辦公系統(tǒng)的通知公告欄，認(rèn)真閱讀相關(guān)信息，并按照要求執(zhí)行。新聞動態(tài)發(fā)布1.公司內(nèi)部新聞、工作動態(tài)等信息由各部門通訊員負(fù)責(zé)撰寫和發(fā)布。通訊員應(yīng)及時收集本部門的工作信息，編寫新聞稿件，并提交給信息部門審核。2.信息部門對審核通過的新聞稿件進(jìn)行編輯排版后，在OA辦公系統(tǒng)的新聞動態(tài)欄目中發(fā)布。3.鼓勵全體員工積極參與新聞撰寫和投稿，及時反映公司的工作成果和員工風(fēng)采。信息共享1.公司內(nèi)部的各類文件、資料、報表等信息應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限在OA辦公系統(tǒng)中進(jìn)行共享，以便員工查閱和使用。2.部門之間如需共享信息，應(yīng)通過OA辦公系統(tǒng)的共享文件夾功能進(jìn)行操作。共享文件夾應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保信息的安全和保密。3.員工應(yīng)合理使用共享信息，不得隨意傳播或泄露公司的機密信息。系統(tǒng)安全與維護(hù)安全管理1.信息部門負(fù)責(zé)制定OA辦公系統(tǒng)的安全管理制度，采取有效的安全技術(shù)措施，保障系統(tǒng)的安全運行。2.加強對系統(tǒng)用戶的安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和防范能力，防止因用戶操作不當(dāng)導(dǎo)致信息泄露或系統(tǒng)安全事故。3.定期對OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)存在的安全隱患。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.信息部門應(yīng)定期對OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證工作的正常開展。系統(tǒng)維護(hù)與升級1.信息部門負(fù)責(zé)OA辦公系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，定期對OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行升級優(yōu)化，不斷完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的使用效率和性能。3.系統(tǒng)升級前，信息部門應(yīng)進(jìn)行充分的測試和評估，制定詳細(xì)的升級方案，并提前通知相關(guān)部門和用戶。升級過程中應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和風(fēng)險防范措施，確保升級工作的順利進(jìn)行。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司成立OA辦公系統(tǒng)使用監(jiān)督小組，由人力資源部門、信息部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對OA辦公系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門的OA辦公系統(tǒng)使用情況進(jìn)行檢查，包括賬號使用、流程審批、信息發(fā)布等方面，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。3.對違反OA辦公系統(tǒng)管理制度的行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時進(jìn)行記錄，并責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改。考核評估1.將OA辦公系統(tǒng)的使用情況納入員工績效考核體系，對積極使用OA辦公系統(tǒng)、工作效率明顯提高的員工給予適當(dāng)加分獎勵。2.對于未按照規(guī)定使用OA辦公系統(tǒng)，導(dǎo)致工作延誤、出現(xiàn)信息安全事故等情況的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)