非標設備公司采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司非標設備采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常運轉，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司非標設備采購活動，包括采購計劃制定、供應商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收及付款等全過程管理。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開、公平、公正原則：采購過程應透明，對所有供應商一視同仁，確保公平競爭。歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確采購部門職責，加強各部門之間的協(xié)作與溝通。二、采購組織與職責1.采購部門職責采購計劃制定：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和設備需求，編制年度、月度采購計劃。供應商管理：開發(fā)、評估、選擇合格供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。采購執(zhí)行：按照采購計劃和合同要求，組織實施采購活動，確保按時、按質、按量完成采購任務。采購合同管理：起草、審核、簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更、解除等事宜。采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判等方式，降低采購成本，提高采購性價比。采購信息管理：收集、整理、分析采購相關信息，為公司決策提供支持。2.需求部門職責提出采購需求：根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，及時、準確地向采購部門提出非標設備采購需求，包括設備規(guī)格、型號、數(shù)量、技術要求等。協(xié)助采購工作：參與供應商選擇、采購合同評審等工作，提供技術支持和商務意見。驗收采購設備：負責對采購設備進行驗收，確保設備符合要求，并及時反饋驗收結果。3.其他部門職責財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購款項支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析。質量部門：參與采購設備的驗收工作，對設備質量進行檢驗和監(jiān)督，確保設備質量符合標準。三、采購計劃管理1.采購計劃編制依據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃：明確公司年度生產(chǎn)任務和目標，為采購計劃提供基礎依據(jù)。設備需求預測：根據(jù)市場需求、產(chǎn)品研發(fā)計劃等，對非標設備的需求進行預測。庫存狀況：考慮現(xiàn)有設備庫存水平，避免重復采購，合理安排采購數(shù)量和時間。2.采購計劃編制流程需求部門提交：需求部門于每年[具體時間]前向采購部門提交下一年度非標設備采購需求計劃，詳細說明設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、預計使用時間等。采購部門匯總審核：采購部門對各需求部門提交的采購需求計劃進行匯總，結合庫存情況和市場供應狀況，進行綜合分析和審核，提出調(diào)整建議。編制采購計劃草案：采購部門根據(jù)審核后的采購需求計劃，編制年度采購計劃草案，明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容。征求意見與審批：采購計劃草案提交公司領導及相關部門征求意見，經(jīng)修改完善后，報公司總經(jīng)理審批。3.采購計劃的調(diào)整因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要對采購計劃進行調(diào)整的，需求部門應及時向采購部門提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。采購部門收到調(diào)整申請后，進行審核評估，提出調(diào)整方案，報公司領導審批后實施。四、供應商管理1.供應商開發(fā)信息收集：采購部門通過網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等方式，廣泛收集潛在供應商信息。初步篩選：對收集到的供應商信息進行初步篩選，重點考察供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面，確定入圍供應商名單。實地考察：對入圍供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、設備設施等情況，評估其是否具備合作條件。供應商認證：對于符合要求的供應商，采購部門組織相關部門進行供應商認證，包括技術評審、質量評審、商務評審等，確定合格供應商名單。2.供應商評估與考核定期評估：采購部門每年對供應商進行一次定期評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。動態(tài)考核：在采購合同執(zhí)行過程中，采購部門對供應商的表現(xiàn)進行動態(tài)考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應措施。評估與考核結果應用：根據(jù)供應商評估與考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商檔案管理檔案建立：采購部門為每個合格供應商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、產(chǎn)品目錄、質量認證文件、業(yè)績情況、合作記錄等。檔案更新：定期對供應商檔案進行更新，確保檔案信息的準確性和完整性。檔案查閱：公司內(nèi)部相關人員因工作需要可查閱供應商檔案，但需經(jīng)采購部門負責人批準。五、采購流程管理1.采購申請需求部門填寫：需求部門根據(jù)實際需要，填寫《非標設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、用途、預計到貨時間等內(nèi)容，并簽字蓋章。提交審批：《非標設備采購申請表》經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交公司領導審批。2.采購審批審批流程：公司領導根據(jù)采購申請的內(nèi)容和金額，按照公司審批權限進行審批。對于金額較大或重要的采購項目，可能需要組織相關部門進行會審。審批結果反饋：采購申請經(jīng)審批通過后，采購部門收到審批結果通知，進入采購實施階段；如審批未通過，采購部門應及時將情況反饋給需求部門。3.采購實施選擇供應商：采購部門根據(jù)采購申請要求，在合格供應商名單中選擇合適的供應商，向其發(fā)送《采購詢價單》，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。詢價與談判：采購部門對供應商的報價進行分析比較，選擇報價合理、產(chǎn)品質量可靠、售后服務良好的供應商進行談判，爭取更有利的采購條件。簽訂合同：采購部門與選定的供應商簽訂《非標設備采購合同》，明確雙方的權利和義務，包括設備規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂前需經(jīng)公司法律部門審核。采購訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達《采購訂單》，明確采購設備的具體要求和交貨時間等。4.采購跟蹤與催貨建立跟蹤機制：采購部門建立采購跟蹤機制，定期與供應商溝通，了解采購設備的生產(chǎn)進度、質量狀況等情況，及時掌握采購執(zhí)行動態(tài)。催貨措施：如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨，采購部門應及時采取催貨措施，要求供應商加快生產(chǎn)進度，確保按時交貨。對于因供應商原因導致的交貨延遲，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。5.到貨驗收驗收準備：采購部門在采購設備到貨前，通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作，明確驗收標準和方法。初步驗收：設備到貨后，采購部門組織需求部門和質量部門進行初步驗收，檢查設備的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號等是否與合同一致。詳細驗收：初步驗收合格后，質量部門按照相關標準和技術要求對設備進行詳細驗收，包括性能測試、質量檢驗等，出具驗收報告。驗收結果處理：如驗收合格，采購部門辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取整改措施或更換設備，直至驗收合格。六、采購合同管理1.合同簽訂合同起草：采購部門根據(jù)采購談判結果，起草《非標設備采購合同》，明確合同雙方的權利和義務、設備規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同審核：采購合同起草完成后，提交公司法律部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。合同簽訂：經(jīng)法律部門審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。2.合同執(zhí)行雙方履行義務：采購合同簽訂后，合同雙方應按照合同約定履行各自的義務，采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，確保公司利益得到保障。合同變更：如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更采購合同的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議，并報公司領導審批。3.合同終止正常終止：采購合同履行完畢，雙方權利和義務終止。提前終止：如因一方違約或不可抗力等原因導致采購合同提前終止的，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理善后事宜，并按照合同約定追究違約方的責任。4.合同檔案管理檔案建立：采購部門負責建立采購合同檔案，將采購合同文本、合同變更協(xié)議、驗收報告、付款憑證等相關資料整理歸檔。檔案保管：采購合同檔案應妥善保管，確保檔案資料的完整性和安全性，保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。檔案查閱：公司內(nèi)部相關人員因工作需要可查閱采購合同檔案，但需經(jīng)采購部門負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)。七、采購成本控制1.成本預算編制采購部門編制：采購部門根據(jù)采購計劃和市場價格情況，編制采購成本預算，明確各項采購項目的預算金額。審核與審批：采購成本預算經(jīng)財務部門審核后，報公司領導審批。2.成本控制措施市場調(diào)研：采購部門定期進行市場調(diào)研，了解行業(yè)動態(tài)和市場價格變化趨勢，為采購決策提供參考依據(jù)。談判技巧運用：采購人員在采購談判過程中，應充分運用談判技巧，爭取更有利的采購價格和付款條件。批量采購：對于采購數(shù)量較大的項目，通過批量采購爭取更優(yōu)惠的價格。成本分析與評估：定期對采購成本進行分析與評估，對比預算成本和實際成本，找出成本差異原因，采取針對性措施進行改進。3.成本節(jié)約獎勵設立獎勵制度：公司設立采購成本節(jié)約獎勵制度，對在采購過程中通過合理措施降低采購成本的部門和個人給予獎勵。獎勵標準：根據(jù)成本節(jié)約金額的大小，制定相應的獎勵標準，對成本節(jié)約貢獻突出的給予重獎。八、采購風險管理1.風險識別與評估風險識別：采購部門對采購過程中可能面臨的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。風險評估：對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施市場風險應對：通過市場調(diào)研、價格談判、簽訂長期合同等方式，降低市場價格波動風險。供應商風險應對：加強供應商管理，選擇優(yōu)質供應商，建立供應商風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理供應商問題。質量風險應對：嚴格采購質量控制，加強驗收環(huán)節(jié)管理，要求供應商提供質量保證文件，對不合格產(chǎn)品及時處理。合同風險應對：規(guī)范采購合同簽訂流程，加強合同審核，明確合同條款，及時處理合同變更和糾紛。法律風險應對：加強法律意識培訓，聘請法律顧問，確保采購活動合法合規(guī)，避免法律風險。3.風險監(jiān)控與預警建立監(jiān)控機制：采購部門建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。預警指標設定：設定采購風險預警指標，如供應商交貨延遲率、產(chǎn)品不合格率、采購成本超支率等，當指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號。風險處置：根據(jù)風險預警信號，及時采取相應的風險處置措施，降低風險損失。九、信息管理1.采購信息收集市場信息收集：采購部門通過網(wǎng)絡、行業(yè)雜志、展會等渠道，收集市場價格、供應商信息、行業(yè)動態(tài)等采購相關信息。內(nèi)部信息收集：及時收集需求部門的采購需求信息、庫存信息、質量反饋信息等內(nèi)部信息。2.采購信息整理與分析信息整理：采購部門對收集到的采購信息進行整理，分類歸檔，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。信息分析：定期對采購信息進行分析，為采購決策提供支持，如分析市場價格走勢、供應商績效、采購成本變化等情況。3.信息共享與溝通內(nèi)部共享：采購部門與需求部門、財務部門、質量部門等內(nèi)部部門建立信息共享機制，及時溝通采購相關信息，確保各部門工作協(xié)調(diào)一致。外部溝通：與供應商保持良好的溝通，及時傳遞采購需求和合同要求等信息，確保采購活動順利進行。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督審計部門監(jiān)督：公司審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否規(guī)范、采購成本是否合理等。紀檢監(jiān)察部門監(jiān)督：紀檢監(jiān)察部門對采購活動中的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，防止出現(xiàn)違規(guī)違紀行為。2.外部監(jiān)督接受政府監(jiān)管：采購活動接受政府相關部門的監(jiān)管