大學(xué)檔案館整理部工作制度?

一、目的為加強(qiáng)大學(xué)檔案館整理部工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化建設(shè)，確保檔案整理工作的高效、準(zhǔn)確、有序進(jìn)行，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本工作制度。二、適用范圍本制度適用于大學(xué)檔案館整理部全體工作人員。三、職責(zé)分工1.整理部主任-全面負(fù)責(zé)整理部的日常管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施和監(jiān)督執(zhí)行。-協(xié)調(diào)與檔案館其他部門以及校內(nèi)各單位的工作關(guān)系，保障檔案整理工作順利開展。-對重要檔案整理項目進(jìn)行指導(dǎo)和審核，確保整理質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。-負(fù)責(zé)整理部人員的工作安排、考核評價和培訓(xùn)發(fā)展，提高團(tuán)隊整體業(yè)務(wù)水平。2.檔案整理人員-按照檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對各類檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等具體整理工作。-對檔案進(jìn)行初步的真?zhèn)巍⑼暾院蜏?zhǔn)確性審核，發(fā)現(xiàn)問題及時向相關(guān)部門或人員反饋并協(xié)助解決。-做好檔案整理過程中的數(shù)據(jù)記錄和統(tǒng)計工作，如檔案數(shù)量、整理進(jìn)度等，并定期向整理部主任匯報。-負(fù)責(zé)整理工作場所的設(shè)備維護(hù)和環(huán)境衛(wèi)生，確保整理工作環(huán)境符合檔案保管要求。四、工作流程1.檔案接收-整理部接收校內(nèi)各單位移交的檔案時，應(yīng)依據(jù)移交清單進(jìn)行認(rèn)真清點和核對，檢查檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量等情況。-對于不符合移交要求的檔案，應(yīng)及時與移交單位溝通，明確需要補(bǔ)充或整改的內(nèi)容，待整改合格后重新辦理接收手續(xù)。-完成檔案接收后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)，接收的檔案應(yīng)及時進(jìn)行登記入庫。2.檔案整理準(zhǔn)備-整理人員根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容等因素，確定檔案的整理方案，包括分類方法、編號規(guī)則、編目格式等。-準(zhǔn)備好檔案整理所需的工具和設(shè)備，如裝訂機(jī)、文件夾、標(biāo)簽、電腦等，并確保設(shè)備正常運行。-對整理工作場地進(jìn)行清潔和整理，確保環(huán)境整潔、安全，有利于檔案整理工作的開展。3.檔案分類與編號-按照既定的分類方案，將檔案劃分為不同的類別，如文書檔案、科研檔案、教學(xué)檔案等，并進(jìn)一步細(xì)分二級、三級類目。-為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)遵循系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和唯一性原則，便于檔案的管理和查找。4.檔案編目-對每份檔案進(jìn)行詳細(xì)編目，編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等關(guān)鍵信息。-編目信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤地錄入檔案管理系統(tǒng)，同時制作紙質(zhì)編目清單，以備查閱和核對。5.檔案裝訂與數(shù)字化處理-對于需要裝訂的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的裝訂要求進(jìn)行操作，確保裝訂牢固、整齊，便于長期保存。-根據(jù)檔案館的數(shù)字化工作安排，對部分重要或利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，形成電子檔案。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，并與紙質(zhì)檔案建立一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。6.檔案上架與存儲-整理好的檔案應(yīng)按照分類和編號順序，整齊上架存放，存儲環(huán)境應(yīng)符合檔案保管的溫濕度、防火、防潮、防蟲等要求。-建立檔案存儲位置索引，方便快速查找和調(diào)閱檔案。同時，定期對檔案存儲情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。五、質(zhì)量控制1.整理人員自查整理人員在完成每份檔案的整理工作后，應(yīng)進(jìn)行自我檢查，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號無誤、編目信息完整準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改。2.交叉互查定期組織整理人員之間進(jìn)行交叉互查，互相檢查整理工作的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的問題。互查結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為工作質(zhì)量考核的依據(jù)之一。3.主任抽檢整理部主任應(yīng)定期對整理好的檔案進(jìn)行抽檢，抽檢比例不低于整理檔案總量的[X]%。抽檢內(nèi)容包括檔案整理的各個環(huán)節(jié)，如分類、編號、編目、裝訂等是否符合要求。對于抽檢中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知相關(guān)整理人員進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。4.質(zhì)量反饋與改進(jìn)建立質(zhì)量反饋機(jī)制，整理人員、互查人員和主任在質(zhì)量檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時反饋給整理部全體人員，共同分析原因，制定改進(jìn)措施，不斷提高檔案整理工作質(zhì)量。六、安全保密1.檔案整理工作場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保檔案整理過程中的安全。2.整理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容和整理工作中涉及的機(jī)密信息。對檔案整理過程中產(chǎn)生的廢棄文件和資料，應(yīng)進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。3.數(shù)字化處理過程中，應(yīng)采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，如數(shù)據(jù)備份、加密存儲等，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或被篡改。七、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)1.整理部應(yīng)定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，邀請檔案管理專家或經(jīng)驗豐富的同事進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，內(nèi)容包括檔案整理的新規(guī)范、新技術(shù)、新方法等，不斷提高整理人員的業(yè)務(wù)水平。2.鼓勵整理人員參加外部培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流活動等，及時了解檔案管理領(lǐng)域的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，拓寬知識面和視野。3.建立學(xué)習(xí)交流機(jī)制，整理人員之間應(yīng)定期分享工作經(jīng)驗和心得，共同探討解決工作中遇到的問題，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍。八、工作考核與獎懲1.制定科學(xué)合理的工作考核指標(biāo)體系，對整理部工作人員的工作業(yè)績、工作質(zhì)量、工作態(tài)度等方面進(jìn)行定期考核。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等，激勵員工積極進(jìn)取。3.對于工作態(tài)度不認(rèn)真、工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或違反工作制度的工作人員，應(yīng)進(jìn)行批評教育，并視