餐飲業(yè)采購(gòu)管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司餐飲采購(gòu)行為，確保采購(gòu)工作的高效、規(guī)范、透明，保障餐飲原材料的質(zhì)量安全，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲門店及相關(guān)采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則質(zhì)量第一原則：優(yōu)先采購(gòu)符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)優(yōu)良的原材料，確保為顧客提供安全、美味的餐飲產(chǎn)品。公開透明原則：采購(gòu)過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門檢查。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購(gòu)合同。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)餐飲原材料及相關(guān)物資的采購(gòu)工作。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，合理配備采購(gòu)人員，并明確各崗位的職責(zé)分工。2.采購(gòu)人員職責(zé)采購(gòu)主管全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部門的日常管理工作，制定采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算。組織采購(gòu)人員開展市場(chǎng)調(diào)研，尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。審核采購(gòu)訂單，監(jiān)督采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)工作，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、下單等。與供應(yīng)商保持密切溝通，跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保原材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。收集、整理采購(gòu)相關(guān)資料，建立采購(gòu)臺(tái)賬，及時(shí)反饋采購(gòu)信息。協(xié)助采購(gòu)主管進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，提供有關(guān)采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商等方面的信息。三、采購(gòu)流程1.需求計(jì)劃各餐飲門店應(yīng)根據(jù)每日經(jīng)營(yíng)情況、庫存狀況和市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，提前制定原材料需求計(jì)劃，并提交給采購(gòu)部門。需求計(jì)劃應(yīng)明確原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)部門收到需求計(jì)劃后，對(duì)其進(jìn)行審核和匯總，結(jié)合庫存情況，編制采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)采購(gòu)主管審批后生效。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估供應(yīng)商篩選采購(gòu)人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定符合要求的供應(yīng)商名單。實(shí)地考察采購(gòu)部門會(huì)同質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員，對(duì)初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、原材料供應(yīng)能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。供應(yīng)商評(píng)估根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等。建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。4.采購(gòu)定價(jià)詢價(jià)采購(gòu)人員向多家供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，要求供應(yīng)商提供原材料的價(jià)格、規(guī)格、交貨期等信息。詢價(jià)單應(yīng)明確采購(gòu)的具體要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。比價(jià)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，評(píng)估其價(jià)格合理性。在比價(jià)過程中，應(yīng)綜合考慮原材料的質(zhì)量、品牌、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。議價(jià)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情、公司采購(gòu)政策和供應(yīng)商的實(shí)際情況，靈活運(yùn)用議價(jià)技巧，降低采購(gòu)成本。5.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)公司法律顧問審核后生效。6.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)的具體要求和交貨時(shí)間，并及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商。采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。7.到貨驗(yàn)收到貨通知采購(gòu)人員在預(yù)計(jì)到貨日期前，通知質(zhì)量控制部門和倉(cāng)庫管理人員做好到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量控制部門制定明確的原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，包括外觀、規(guī)格、重量、質(zhì)量指標(biāo)等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨的原材料進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)。驗(yàn)收流程到貨后，倉(cāng)庫管理人員核對(duì)采購(gòu)訂單和送貨單，確認(rèn)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息無誤后，通知質(zhì)量控制部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量控制部門對(duì)原材料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如發(fā)現(xiàn)原材料存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。8.入庫管理驗(yàn)收合格的原材料由倉(cāng)庫管理人員辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放。倉(cāng)庫管理人員應(yīng)建立庫存臺(tái)賬，記錄原材料的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。9.付款結(jié)算發(fā)票審核采購(gòu)人員收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。發(fā)票審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性、完整性等方面。審核無誤后，將發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門。付款申請(qǐng)財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，核對(duì)發(fā)票金額和付款條件，辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后生效?？铐?xiàng)支付財(cái)務(wù)部門按照審批后的付款申請(qǐng)，及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款。付款方式應(yīng)符合采購(gòu)合同的約定，確保公司資金的安全和合理使用。四、采購(gòu)質(zhì)量管理1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定采購(gòu)部門會(huì)同質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員，根據(jù)國(guó)家食品安全標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范和公司實(shí)際情況，制定餐飲原材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確原材料的品種、規(guī)格、等級(jí)、外觀、口感、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等方面的要求。2.供應(yīng)商質(zhì)量管理要求供應(yīng)商建立完善的質(zhì)量管理體系，確保原材料的質(zhì)量穩(wěn)定可靠。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估和審核，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)要求供應(yīng)商整改。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量管理方面的權(quán)利和義務(wù)。3.采購(gòu)過程質(zhì)量控制采購(gòu)人員在采購(gòu)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商和采購(gòu)原材料，確保所采購(gòu)的原材料符合質(zhì)量要求。質(zhì)量控制部門在到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)原材料進(jìn)行檢驗(yàn)，確保不合格原材料不進(jìn)入公司倉(cāng)庫。對(duì)采購(gòu)過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取有效的措施進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。五、采購(gòu)成本控制1.成本預(yù)算編制采購(gòu)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)需求，編制采購(gòu)成本預(yù)算。采購(gòu)成本預(yù)算應(yīng)包括原材料采購(gòu)成本、運(yùn)輸成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本、采購(gòu)人員費(fèi)用等方面的內(nèi)容。采購(gòu)成本預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后作為采購(gòu)工作的控制目標(biāo)。2.采購(gòu)價(jià)格控制建立采購(gòu)價(jià)格監(jiān)控機(jī)制，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，為采購(gòu)定價(jià)提供參考依據(jù)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的談判和協(xié)商，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。通過批量采購(gòu)、長(zhǎng)期合作等方式，降低采購(gòu)成本。對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行定期評(píng)估和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格異常情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。3.成本分析與考核定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，與采購(gòu)成本預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，找出成本差異的原因，并提出改進(jìn)措施和建議。將采購(gòu)成本控制指標(biāo)納入采購(gòu)人員的績(jī)效考核體系，對(duì)采購(gòu)人員的成本控制工作進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，激勵(lì)采購(gòu)人員積極采取措施降低采購(gòu)成本。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)通過簽訂長(zhǎng)期采購(gòu)合同、套期保值等方式，鎖定采購(gòu)價(jià)格，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，與其簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的違約跡象，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如追究違約責(zé)任、更換供應(yīng)商等。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商和采購(gòu)原材料，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制。建立質(zhì)量追溯體系，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題的原材料進(jìn)行追溯和處理，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)的影響。法律風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。在采購(gòu)合同簽訂過程中，嚴(yán)格審核合同條款，避免出現(xiàn)法律漏洞。遇到法律問題及時(shí)咨詢公司法律顧問，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)成本控制情況、采購(gòu)質(zhì)量情況等方面的內(nèi)容。采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和