民政系統(tǒng)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民政系統(tǒng)文件管理，確保文件的規(guī)范制定、有效傳達(dá)、妥善保存與高效利用，提高民政工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于民政系統(tǒng)內(nèi)各部門、各單位在履行職能過程中形成的各類文件，包括但不限于政策文件、工作通知、報(bào)告、紀(jì)要等紙質(zhì)文件和電子文件。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：民政系統(tǒng)文件管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)，由專門的文件管理部門或人員進(jìn)行集中管理。2.規(guī)范高效原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保文件處理高效、準(zhǔn)確。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件內(nèi)容不泄露，維護(hù)文件的安全性和保密性。二、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，明確文件主題、目的、內(nèi)容和要求。起草人員應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件內(nèi)容應(yīng)邏輯清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、表述準(zhǔn)確，符合國(guó)家法律法規(guī)和民政政策要求。涉及多個(gè)部門的文件，起草部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成共識(shí)。3.重要文件的起草應(yīng)成立專門的起草小組，由相關(guān)業(yè)務(wù)骨干和專家參與，共同研究起草文件內(nèi)容。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要對(duì)文件的內(nèi)容、格式、表述等進(jìn)行審核，確保文件符合起草要求。2.初審?fù)ㄟ^后的文件，應(yīng)提交給文件管理部門或綜合辦公部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)從政策法規(guī)、文字表述、格式規(guī)范、會(huì)簽情況等方面進(jìn)行全面審核，并提出修改意見。3.對(duì)涉及重大政策、重要事項(xiàng)的文件，應(yīng)提交局領(lǐng)導(dǎo)或辦公會(huì)議進(jìn)行審議。審核通過后的文件，方可進(jìn)入簽發(fā)環(huán)節(jié)。三、文件的簽發(fā)與印發(fā)（一）簽發(fā)1.文件審核通過后，應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確意見，并注明簽發(fā)日期。2.一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，應(yīng)由各方負(fù)責(zé)人共同簽發(fā)。（二）印發(fā)1.文件簽發(fā)后，文件管理部門應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行排版、編號(hào)、印刷。印刷份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件發(fā)送范圍和存檔需要確定，確保文件數(shù)量充足且不浪費(fèi)。2.文件印發(fā)前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容、格式、頁(yè)碼等，確保無(wú)誤后再行印刷。印刷完成后，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行裝訂、封裝，確保文件整齊、美觀。3.文件管理部門應(yīng)及時(shí)將印發(fā)的文件分發(fā)給相關(guān)部門和單位，并做好分發(fā)記錄。分發(fā)記錄應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、印發(fā)日期、分發(fā)部門、分發(fā)份數(shù)等信息。四、文件的登記與傳閱（一）登記1.文件印發(fā)后，文件管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、印發(fā)日期、密級(jí)、份數(shù)、分發(fā)部門等信息。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行電子登記，登記信息應(yīng)與紙質(zhì)文件一致，并建立相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子文件的存儲(chǔ)、檢索和利用方便快捷。（二）傳閱1.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的范圍和順序進(jìn)行，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。傳閱文件應(yīng)使用專門的傳閱夾或傳閱單，注明文件傳閱日期、傳閱人等信息。2.傳閱人收到文件后應(yīng)及時(shí)閱讀，并在傳閱單上簽字確認(rèn)。如對(duì)文件內(nèi)容有疑問或意見，應(yīng)及時(shí)與文件管理部門或起草部門溝通。3.文件傳閱完畢后，文件管理部門應(yīng)及時(shí)收回文件，并檢查文件是否完整、有無(wú)損壞。對(duì)傳閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。五、文件的存檔與保管（一）存檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案整理要求。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，并編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。（二）保管1.民政系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查和維護(hù)，確保檔案的完整和安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的規(guī)范利用。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。六、文件的查閱與借閱（一）查閱1.民政系統(tǒng)內(nèi)工作人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件管理部門查閱。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的文件，并做好查閱登記。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人、文件名稱、文號(hào)等信息。3.查閱文件時(shí)，查閱人應(yīng)在文件管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將文件帶出檔案室。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，確保文件的安全。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱文件的，借閱人應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.文件借閱期限一般不得超過[具體期限]天，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印、摘錄文件，應(yīng)經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱人歸還文件時(shí)，文件管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、文件的保密與銷毀（一）保密1.民政系統(tǒng)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和本制度規(guī)定，對(duì)文件內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.文件管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件的保密管理，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密和敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保文件的保密性。3.在文件的起草、審核、印發(fā)、傳閱、存檔等過程中，工作人員應(yīng)妥善保管文件，不得在非工作場(chǎng)所談?wù)撐募?nèi)容，不得私自留存文件復(fù)印件。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，文件管理部門應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫文件銷毀申請(qǐng)表。2.文件銷毀申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、文件管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無(wú)法還原。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、文件名稱、文號(hào)、數(shù)量等信息。4.文件銷毀記錄應(yīng)與文件檔案一并保存，以備查閱。八、文件管理的信息化建設(shè)（一）建立文件管理信息系統(tǒng)1.民政系統(tǒng)應(yīng)積極推進(jìn)文件管理信息化建設(shè)，建立文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳閱、存檔等功能。2.文件管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備文件分類管理、權(quán)限設(shè)置、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）電子文件管理1.電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理規(guī)定進(jìn)行管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件的權(quán)限管理，根據(jù)工作人員的職責(zé)和工作需要，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子文件的合理利用。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門應(yīng)定期對(duì)民政系統(tǒng)各部門的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳閱、存檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，文件的保密管理情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取查閱文件、實(shí)地查看、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件管理工作納入民政系統(tǒng)各部門的績(jī)效考核體系，對(duì)文件管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)