河南大學(xué)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河南大學(xué)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南大學(xué)與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于教學(xué)科研合作合同、技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同、物資采購(gòu)合同、工程建設(shè)合同、租賃合同、服務(wù)外包合同等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及學(xué)校的規(guī)章制度，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則確定各自的權(quán)利和義務(wù)，不得損害學(xué)校利益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控，對(duì)合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)判，并采取有效措施加以防范和應(yīng)對(duì)。二、合同管理職責(zé)分工（一）學(xué)校層面1.校長(zhǎng)辦公會(huì)是學(xué)校合同管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審議學(xué)校重大合同事項(xiàng)，決定合同簽訂、變更、終止等重大事宜。2.學(xué)校授權(quán)的合同歸口管理部門負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理和指導(dǎo)工作，具體職責(zé)如下：制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施；對(duì)合同簽訂前的合法性、合規(guī)性、可行性進(jìn)行審查；建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行跟蹤管理；協(xié)調(diào)處理合同糾紛；定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。3.學(xué)校財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同資金支付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金支付符合財(cái)務(wù)規(guī)定和合同約定。4.學(xué)校審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同資金使用的真實(shí)性、合法性和效益性。（二）業(yè)務(wù)部門層面1.各業(yè)務(wù)部門是合同的承辦部門，負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作，并對(duì)合同內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人作為合同管理員，負(fù)責(zé)本部門合同的日常管理工作，包括合同的起草、送審、簽訂、歸檔等，并及時(shí)向合同歸口管理部門報(bào)送合同相關(guān)信息。（三）法務(wù)部門層面學(xué)校法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提供法律咨詢和建議，協(xié)助處理合同糾紛，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同事項(xiàng)的具體情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、清晰、完整，避免歧義。對(duì)于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查其條款，確保符合學(xué)校利益和法律法規(guī)要求。3.合同中涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等重要內(nèi)容，應(yīng)明確具體，避免模糊不清或產(chǎn)生爭(zhēng)議。（二）合同審核1.合同承辦部門起草完成合同文本后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審查合同內(nèi)容是否符合本部門業(yè)務(wù)要求，條款是否完整、準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確等。2.初審?fù)ㄟ^后，合同承辦部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查。合同歸口管理部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同是否符合法律法規(guī)及學(xué)校規(guī)章制度的要求，合同條款是否公平合理，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等。3.合同歸口管理部門審查通過后，將合同文本及相關(guān)資料提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同的法律效力、法律風(fēng)險(xiǎn)、爭(zhēng)議解決條款等，確保合同不存在法律瑕疵。4.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，合同歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審查，必要時(shí)可邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行論證。聯(lián)合審查應(yīng)充分聽取各部門意見，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、可行性進(jìn)行全面評(píng)估。（三）合同審批1.合同經(jīng)審核通過后，合同承辦部門應(yīng)按照學(xué)校審批流程，將合同文本及相關(guān)資料提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程應(yīng)明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限和審批責(zé)任。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)等因素，對(duì)合同進(jìn)行認(rèn)真審查，并作出審批決定。對(duì)于重大合同，校長(zhǎng)辦公會(huì)應(yīng)進(jìn)行集體審議。3.合同審批通過后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將審批意見反饋給合同歸口管理部門和法務(wù)部門。如審批意見要求對(duì)合同進(jìn)行修改，合同承辦部門應(yīng)按照要求進(jìn)行修改，并重新提交審核和審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用學(xué)校統(tǒng)一印制的合同文本或經(jīng)學(xué)校認(rèn)可的格式合同。2.簽訂合同前，合同承辦部門應(yīng)確保合同對(duì)方當(dāng)事人具有合法的主體資格和履約能力，并要求對(duì)方當(dāng)事人提供有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)資料。3.合同簽訂時(shí)，雙方當(dāng)事人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容與審批通過的文本一致。合同應(yīng)由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。4.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同歸口管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。備案資料應(yīng)包括合同文本、審批文件、對(duì)方當(dāng)事人相關(guān)資料等。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)階段、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并將履行計(jì)劃提交合同歸口管理部門備案。2.履行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按照約定順利履行。對(duì)于涉及多個(gè)部門協(xié)同履行的合同，履行計(jì)劃應(yīng)明確各部門的職責(zé)分工和協(xié)作方式。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)按照履行計(jì)劃，對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同歸口管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行抽查，檢查合同承辦部門是否按照合同約定履行義務(wù)，是否存在違約行為等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促合同承辦部門進(jìn)行整改。3.學(xué)校財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和財(cái)務(wù)規(guī)定，對(duì)合同資金支付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金支付安全、合規(guī)。對(duì)于不符合合同約定和財(cái)務(wù)規(guī)定的資金支付申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。4.學(xué)校審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同資金使用的真實(shí)性、合法性和效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審核、審批程序進(jìn)行辦理。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方當(dāng)事人，并按照法律法規(guī)和合同約定辦理解除手續(xù)。解除合同的通知應(yīng)采用書面形式，并留存相關(guān)證據(jù)。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將變更或解除情況告知合同歸口管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，并對(duì)合同履行情況進(jìn)行清理和結(jié)算。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同承辦部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)與合同對(duì)方當(dāng)事人的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解對(duì)方需求和意見，避免因溝通不暢導(dǎo)致糾紛。2.合同歸口管理部門和法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并提出防范措施和建議。3.加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，使其能夠正確處理合同履行過程中的各種問題，避免因操作不當(dāng)引發(fā)糾紛。（二）糾紛處理程序1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，制定糾紛解決方案，并及時(shí)向合同歸口管理部門和法務(wù)部門報(bào)告。2.合同歸口管理部門和法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同承辦部門提供的情況，對(duì)糾紛進(jìn)行評(píng)估和分析，確定糾紛處理策略。對(duì)于一般性糾紛，可由合同承辦部門與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商解決；對(duì)于重大糾紛或協(xié)商不成的糾紛，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序解決。3.合同糾紛處理過程中，合同承辦部門應(yīng)積極配合合同歸口管理部門和法務(wù)部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。法務(wù)部門應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為糾紛處理提供法律意見和建議，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、審批文件、對(duì)方當(dāng)事人相關(guān)資料、履行過程中的往來文件、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理文件等相關(guān)資料收集整理，并移交學(xué)校檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全。2.合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限的要求進(jìn)行保管，對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀過程的合法性和安全性。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請(qǐng)