熱電公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)熱電公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于熱電公司各部門、各崗位形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指熱電公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，涵蓋公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的各個(gè)方面。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和安全保管。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議、資質(zhì)證書等。2.生產(chǎn)技術(shù)類：涵蓋生產(chǎn)工藝文件、設(shè)備檔案、技術(shù)改造資料、運(yùn)行記錄、檢修記錄等。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包含市場(chǎng)營(yíng)銷資料、財(cái)務(wù)檔案、物資采購檔案、招投標(biāo)文件等。4.黨群工作類：如黨組織文件、工會(huì)活動(dòng)記錄、共青團(tuán)工作資料等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023XZ001，表示2023年度行政管理類第001號(hào)檔案。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司員工的個(gè)人檔案材料。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等。5.其他應(yīng)歸檔的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。3.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無誤后辦理接收手續(xù)。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：主要是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（二）保管條件1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。3.對(duì)磁性載體檔案，應(yīng)采取防磁、防潮、防塵、防高溫等保護(hù)措施。（三）檔案整理與上架1.檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，去除金屬物，對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)。2.按照檔案編號(hào)順序，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、類別、年度等信息。3.將整理好的檔案上架存放，排列整齊，便于查找。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)查明原因，追究借閱人員責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀日期、方式等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.每年年底，綜合管理部應(yīng)將本年度檔案統(tǒng)計(jì)情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照本制度要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善管理。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案的采集與錄入1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.將掃描后的電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄，錄入電子檔案管理系統(tǒng)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）電子檔案的存儲(chǔ)與管理1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.建立電子檔案訪問控制機(jī)制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保電子檔案的安全。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，