中藥膏方制作配料記錄管理制度?

一、目的為規(guī)范中藥膏方制作配料記錄管理，保證配料過程的準(zhǔn)確性、可追溯性，確保膏方質(zhì)量安全，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有中藥膏方制作的配料記錄管理工作，包括但不限于膏方制作室、藥房等相關(guān)部門。三、職責(zé)分工1.膏方制作室負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)監(jiān)督配料記錄工作的執(zhí)行，對記錄的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。確保配料記錄符合本制度要求，并對記錄資料進(jìn)行定期整理和歸檔。2.配料人員：嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行配料操作，并及時、準(zhǔn)確、完整地填寫配料記錄。對記錄的真實性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.質(zhì)量管理人員：對配料記錄進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保記錄符合質(zhì)量管理要求。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并監(jiān)督整改措施的落實。四、記錄內(nèi)容1.基本信息-膏方名稱、編號：應(yīng)與處方及相關(guān)醫(yī)囑一致，確保膏方的唯一性標(biāo)識。-患者信息：包括姓名、性別、年齡、病歷號等，以便追溯膏方的使用對象。-制作日期：精確到年、月、日，記錄膏方配料開始的時間。2.配料信息-藥材名稱：詳細(xì)記錄所使用的每一味中藥材的名稱，應(yīng)使用法定名稱，避免使用別名。-規(guī)格：明確藥材的規(guī)格，如產(chǎn)地、炮制方法等，確保藥材質(zhì)量的一致性。-用量：按照處方準(zhǔn)確記錄每味藥材的用量，單位統(tǒng)一使用法定計量單位（克、毫克等）。-來源：記錄藥材的采購來源，包括供應(yīng)商名稱、采購批次等信息，以便追溯藥材的質(zhì)量和來源。3.操作記錄-配料順序：嚴(yán)格按照膏方制作工藝要求記錄配料的先后順序，確保膏方質(zhì)量的穩(wěn)定性。-稱量過程：詳細(xì)記錄每味藥材的稱量時間、稱量設(shè)備編號及稱量結(jié)果。對于貴重藥材和毒性藥材，應(yīng)雙人復(fù)核稱量并簽字確認(rèn)。-配料操作人簽名：由實際進(jìn)行配料操作的人員簽名，明確責(zé)任。4.特殊情況記錄-若在配料過程中出現(xiàn)藥材質(zhì)量問題（如變質(zhì)、蟲蛀等）、稱量誤差、操作失誤等特殊情況，應(yīng)詳細(xì)記錄問題發(fā)生的時間、具體情況、處理措施及處理結(jié)果。記錄應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核并簽字。五、記錄填寫要求1.真實性：配料記錄應(yīng)如實反映實際配料過程，不得偽造、篡改記錄內(nèi)容。2.準(zhǔn)確性：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，文字表述清晰、簡潔，避免模糊不清或容易產(chǎn)生歧義的表述。3.完整性：所有規(guī)定的記錄項目必須填寫完整，不得漏項。如有空白欄，應(yīng)劃斜線表示。4.及時性：配料記錄應(yīng)在操作過程中及時填寫，不得事后補記。對于緊急調(diào)配的膏方，應(yīng)在完成配料后盡快補齊記錄。5.規(guī)范性：記錄應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，字跡工整、清晰。不得使用鉛筆、圓珠筆等容易褪色或修改的筆具。如需修改記錄，應(yīng)在修改處劃雙線，注明修改日期，并由修改人簽名確認(rèn)。六、記錄審核1.配料人員自審：配料完成后，配料人員應(yīng)首先對自己填寫的配料記錄進(jìn)行自查，確保記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.專人審核：膏方制作室應(yīng)安排專人對配料記錄進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及配料操作是否符合工藝要求等。審核人應(yīng)在審核后簽名并注明審核日期。3.質(zhì)量管理人員抽檢：質(zhì)量管理人員應(yīng)定期對配料記錄進(jìn)行抽檢，抽檢比例不低于總記錄數(shù)的[X]%。發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給膏方制作室，并督促整改。七、記錄保存與歸檔1.保存方式：配料記錄應(yīng)以紙質(zhì)和電子兩種形式保存。紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專用的文件柜中，做好防潮、防蟲、防火等措施；電子記錄應(yīng)定期備份，存儲在醫(yī)院專用的服務(wù)器或外部存儲設(shè)備中，并設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。2.保存期限：配料記錄應(yīng)保存至少[X]年，自膏方制作完成之日起計算。對于涉及醫(yī)療糾紛或其他特殊情況的記錄，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求延長保存期限。3.歸檔管理：膏方制作室應(yīng)定期對配料記錄進(jìn)行整理歸檔，按照制作日期、膏方名稱等進(jìn)行分類編號，便于查詢和檢索。同時，應(yīng)建立歸檔記錄清單，記錄每份記錄的歸檔位置、保存期限等信息。八、記錄查閱與調(diào)用1.內(nèi)部查閱：醫(yī)院內(nèi)部因工作需要查閱配料記錄的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到膏方制作室或檔案管理部門查閱。查閱人不得擅自復(fù)印、摘抄記錄內(nèi)容，如需摘錄相關(guān)信息，應(yīng)經(jīng)膏方制作室負(fù)責(zé)人同意，并在指定的記錄摘錄本上進(jìn)行記錄。2.外部調(diào)用：因司法、行政等外部原因需要調(diào)用配料記錄的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，由醫(yī)院相關(guān)部門接待并辦理手續(xù)。在提供記錄前，應(yīng)確保調(diào)用方具有合法的手續(xù)和授權(quán)，并對調(diào)用記錄的用途進(jìn)行明確登記。調(diào)用記錄一般提供復(fù)印件，原件原則上不予外借。如有特殊情況需要外借原件，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，規(guī)定歸還日期。九、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)：醫(yī)院應(yīng)定期組織對膏方制作人員、質(zhì)量管理人員等相關(guān)人員進(jìn)行配料記錄管理制度的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括記錄填寫規(guī)范、審核要點、保存與歸檔要求等。新入職員工應(yīng)在入職后[X]周內(nèi)接受專門的配料記錄管理培訓(xùn)。2.考核：定期對相關(guān)人員進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括理論知識和實際操作兩部分。理論知識考核主要考查對本制度的掌握程度；實際操作考核主要檢查記錄填寫的準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及對記錄審核、保存等流程的執(zhí)行情況?？己私Y(jié)果應(yīng)與員工的績效掛鉤，對于考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行補考和再培訓(xùn)，直至考核合格。十、監(jiān)督與獎懲1.監(jiān)督：醫(yī)院行政部門和質(zhì)量管理部門應(yīng)對配料記錄管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對制度執(zhí)行不力的部門和個人，應(yīng)進(jìn)行通報批評。2.獎勵：對嚴(yán)格執(zhí)行配料記錄管理制度，在記錄管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，醫(yī)院應(yīng)給予表彰和獎勵，獎勵形式包括物質(zhì)獎勵、精神獎勵等。3.懲罰：對于違反本制度，導(dǎo)致配料記錄不真實、不準(zhǔn)確、不完整或丟失的部門和個人，醫(yī)院將視情節(jié)輕重