辦公用品采購發(fā)放管理制度?

一、總則1.為加強醫(yī)院辦公用品的采購與發(fā)放管理，規(guī)范采購流程，合理控制成本，確保辦公用品的有效供應與使用，特制定本制度。2.本制度適用于醫(yī)院各科室、部門辦公用品的采購與發(fā)放管理。二、職責分工1.采購部門-負責制定辦公用品采購計劃，依據(jù)各科室需求及庫存情況進行統(tǒng)籌安排。-篩選合格的辦公用品供應商，建立并維護供應商檔案，定期評估供應商的服務質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。-按照審批后的采購申請進行采購活動，確保所采購的辦公用品符合醫(yī)院要求。-負責采購合同的簽訂、執(zhí)行與管理，跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.倉庫管理部門-負責辦公用品的驗收入庫工作，對照采購訂單和送貨單，檢查辦公用品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否相符，確保入庫物品質(zhì)量合格、數(shù)量準確。-建立健全辦公用品庫存賬目，做好庫存物品的保管、保養(yǎng)工作，確保物品存放安全、整齊有序。-定期對庫存進行盤點，做到賬物相符，及時向采購部門反饋庫存情況，為采購計劃的制定提供依據(jù)。3.使用科室-根據(jù)工作實際需要，定期提出辦公用品采購申請，填寫《辦公用品采購申請表》，明確所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。-做好本科室辦公用品的使用管理工作，合理分配和使用辦公用品，避免浪費。-配合采購部門和倉庫管理部門做好相關(guān)工作，如提供采購需求信息、協(xié)助驗收等。三、采購管理1.采購計劃制定-采購部門應根據(jù)醫(yī)院的年度預算、各科室辦公用品需求以及庫存情況，每季度制定一次辦公用品采購計劃，報主管領(lǐng)導審批后執(zhí)行。-對于臨時性的辦公用品需求，使用科室應提前填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)科室負責人簽字后提交采購部門。采購部門根據(jù)申請情況，評估是否需要調(diào)整采購計劃或進行緊急采購。2.供應商選擇與管理-采購部門應通過多種渠道收集辦公用品供應商信息，對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇至少三家合格供應商，并建立供應商檔案。-與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務、產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。-定期對供應商進行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作關(guān)系。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予一定的獎勵或增加采購份額；對于不符合要求的供應商，應及時終止合作。3.采購流程-采購部門根據(jù)審批后的采購計劃或臨時采購申請，向選定的供應商發(fā)送采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨地點等信息。-供應商應按照采購訂單的要求按時供貨，采購部門負責跟蹤采購進度，確保貨物按時到達醫(yī)院。-貨物到達醫(yī)院后，采購部門應通知倉庫管理部門和使用科室共同進行驗收。驗收人員應依據(jù)采購訂單、送貨單和相關(guān)質(zhì)量標準，對辦公用品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進行仔細檢查，確保所接收的貨物與訂單一致。-對于驗收合格的辦公用品，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。對于驗收不合格的辦公用品，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)更換合格產(chǎn)品或進行其他處理。四、發(fā)放管理1.領(lǐng)用申請-各科室應指定專人負責辦公用品的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人應根據(jù)本科室的實際需求，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用科室、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)科室負責人簽字后提交倉庫管理部門。-對于貴重或限量使用的辦公用品，領(lǐng)用人應詳細說明領(lǐng)用原因和使用用途，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后方可領(lǐng)用。2.發(fā)放流程-倉庫管理部門收到《辦公用品領(lǐng)用申請表》后，應首先核對庫存情況。如庫存充足，應按照申請表上的內(nèi)容及時發(fā)放辦公用品，并在庫存管理系統(tǒng)中記錄發(fā)放信息，同時在《辦公用品領(lǐng)用申請表》上簽字確認。-如庫存不足，倉庫管理部門應及時通知采購部門進行補貨，并告知領(lǐng)用人等待采購到貨后再行領(lǐng)用。-發(fā)放辦公用品時，倉庫管理人員應確保所發(fā)放的辦公用品質(zhì)量合格、數(shù)量準確，并要求領(lǐng)用人當面清點確認。3.特殊情況處理-對于因工作需要臨時借用辦公用品的情況，借用人應填寫《辦公用品借用登記表》，注明借用日期、借用科室、借用人、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計歸還日期等信息，經(jīng)科室負責人簽字后向倉庫管理部門辦理借用手續(xù)。-倉庫管理部門應定期對借用的辦公用品進行催還，借用人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還所借物品。如因特殊原因無法按時歸還，借用人應提前向倉庫管理部門說明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。-對于損壞或丟失的辦公用品，使用科室應及時查明原因，并填寫《辦公用品損壞丟失報告單》，說明損壞或丟失的情況及原因。對于因人為原因造成損壞或丟失的，責任人應按照相關(guān)規(guī)定進行賠償。五、庫存管理1.庫存盤點-倉庫管理部門應每月對辦公用品庫存進行一次盤點，確保賬物相符。盤點工作應做到全面、細致，對庫存物品的數(shù)量、規(guī)格、存放位置等進行詳細記錄。-盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應編制《辦公用品盤點表》，將實際庫存與庫存賬目進行核對。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因，并進行相應的賬務調(diào)整。2.庫存預警-倉庫管理部門應根據(jù)歷史使用數(shù)據(jù)和采購周期，設(shè)定各類辦公用品的最低庫存預警線。當庫存數(shù)量達到或低于預警線時，倉庫管理人員應及時通知采購部門進行補貨，以確保辦公用品的正常供應。3.庫存清理-定期對庫存辦公用品進行清理，對于積壓時間過長、已損壞或無法使用的物品，應及時進行報廢處理。報廢處理應填寫《辦公用品報廢申請表》，經(jīng)相關(guān)部門審批后，按照醫(yī)院的固定資產(chǎn)報廢程序進行處理。六、監(jiān)督與檢查1.醫(yī)院審計部門應定期對辦公用品的采購、發(fā)放和庫存管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、發(fā)放記錄是否完整、庫存管理是否規(guī)范等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.行政主管部門應不定期對各科室辦公用品的使用情況進行檢查，督促各科室合理使用辦公用品，杜絕浪費