班組原始單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司班組原始單據(jù)管理，規(guī)范原始單據(jù)的填寫、傳遞、審核、歸檔等流程，確保原始單據(jù)的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，為公司財務(wù)管理、成本核算、業(yè)務(wù)分析等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各班組涉及的各類原始單據(jù)管理，包括但不限于生產(chǎn)記錄、物料領(lǐng)用單、設(shè)備維修單、質(zhì)量檢驗報告、考勤記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：原始單據(jù)應(yīng)如實反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實際發(fā)生情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：原始單據(jù)應(yīng)具備完整的要素，包括日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額、經(jīng)辦人員等，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：原始單據(jù)上的各項數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計算正確，字跡清晰。4.及時性原則：原始單據(jù)應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成后及時填制，不得拖延、積壓。二、原始單據(jù)的種類及填寫規(guī)范（一）生產(chǎn)記錄1.生產(chǎn)日報表用途：記錄每日班組的生產(chǎn)任務(wù)完成情況，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、產(chǎn)量、工時等。填寫規(guī)范：日期填寫準(zhǔn)確，具體到年、月、日。產(chǎn)品名稱及規(guī)格應(yīng)與生產(chǎn)訂單一致。產(chǎn)量數(shù)據(jù)應(yīng)如實填寫，不得虛報、瞞報。工時記錄要詳細(xì)，精確到每個工序的實際耗時。由班組長或指定專人負(fù)責(zé)填寫，并簽字確認(rèn)。2.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤表用途：跟蹤生產(chǎn)訂單的執(zhí)行進(jìn)度，反映各階段的完成情況。填寫規(guī)范：按生產(chǎn)訂單編號順序填寫。記錄每個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的開始時間、預(yù)計完成時間、實際完成時間。注明各環(huán)節(jié)的生產(chǎn)數(shù)量、質(zhì)量情況及存在的問題。由生產(chǎn)計劃員或相關(guān)負(fù)責(zé)人定期更新，并簽字審核。（二）物料領(lǐng)用單1.普通物料領(lǐng)用單用途：用于班組日常生產(chǎn)所需物料的領(lǐng)用。填寫規(guī)范：填寫日期、物料名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、用途等信息。物料名稱應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與庫存系統(tǒng)一致。規(guī)格型號要詳細(xì)注明，確保領(lǐng)用正確。數(shù)量填寫清晰，不得涂改。用途欄簡要說明物料的使用方向。領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，倉庫保管員審核后發(fā)貨，并簽字。2.特殊物料領(lǐng)用單用途：適用于領(lǐng)用貴重、危險、管制等特殊物料。填寫規(guī)范：除普通物料領(lǐng)用單的內(nèi)容外，還需注明特殊物料的特性、安全注意事項等。領(lǐng)用人需提供相應(yīng)的審批文件或授權(quán)證明。經(jīng)過部門主管、安全管理部門等相關(guān)人員審批簽字后，方可領(lǐng)用。（三）設(shè)備維修單1.設(shè)備故障報修單用途：由班組發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時填寫，通知維修部門進(jìn)行維修。填寫規(guī)范：填寫設(shè)備名稱、型號、編號、故障發(fā)生時間、地點(diǎn)。詳細(xì)描述故障現(xiàn)象，如聲音異常、運(yùn)行卡頓、無法啟動等。記錄故障發(fā)生時的生產(chǎn)情況，是否影響生產(chǎn)進(jìn)度。報修人簽字，維修部門接到報修單后及時安排維修，并簽字確認(rèn)接收。2.設(shè)備維修記錄單用途：記錄設(shè)備維修的全過程，包括維修內(nèi)容、更換部件、維修時間、維修人員等。填寫規(guī)范：維修單號與報修單一致。維修內(nèi)容詳細(xì)記錄故障原因分析及采取的維修措施。更換部件要注明名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等。維修時間精確到開始時間和結(jié)束時間。維修人員簽字確認(rèn)，維修完成后由設(shè)備使用部門驗收簽字。（四）質(zhì)量檢驗報告1.首件檢驗報告用途：在生產(chǎn)開始時，對第一件產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保生產(chǎn)過程的質(zhì)量穩(wěn)定性。填寫規(guī)范：填寫產(chǎn)品名稱、型號、訂單編號、生產(chǎn)批次。記錄檢驗項目、標(biāo)準(zhǔn)要求、實測數(shù)據(jù)。檢驗結(jié)論分為合格、不合格，如不合格需注明具體問題。檢驗員簽字，檢驗合格后方可批量生產(chǎn)。2.巡檢檢驗報告用途：在生產(chǎn)過程中，對產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行定期巡檢，及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題。填寫規(guī)范：填寫巡檢時間、生產(chǎn)批次、產(chǎn)品數(shù)量。記錄發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及位置。提出處理建議，如立即整改、繼續(xù)觀察等。巡檢人員簽字，對于發(fā)現(xiàn)的重大質(zhì)量問題要及時上報。3.成品檢驗報告用途：對生產(chǎn)完成的成品進(jìn)行全面質(zhì)量檢驗，判定產(chǎn)品是否合格。填寫規(guī)范：填寫產(chǎn)品名稱、型號、訂單編號、生產(chǎn)批次、批量。按照產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行各項檢驗項目的檢測，記錄實測數(shù)據(jù)。綜合判定產(chǎn)品是否合格，如有不合格產(chǎn)品，需詳細(xì)記錄不合格數(shù)量及原因。檢驗員簽字，成品檢驗合格后方可入庫或發(fā)貨。（五）考勤記錄1.員工考勤表用途：記錄員工的出勤情況，包括正常出勤、遲到、早退、曠工、請假等。填寫規(guī)范：按月份填寫，表頭注明班組名稱。員工姓名、工號要準(zhǔn)確無誤。每天記錄員工的出勤狀態(tài)，遲到、早退需注明具體時間，請假要注明請假類型（病假、事假、年假等）及天數(shù)。由班組長或考勤員負(fù)責(zé)填寫，每月末匯總簽字后報人力資源部門。2.加班申請表用途：員工因工作需要加班時，提前填寫申請加班的相關(guān)信息。填寫規(guī)范：填寫日期、申請人姓名、工號、班組。注明加班原因、加班時間段。預(yù)計加班時長，經(jīng)部門主管審批簽字后生效。三、原始單據(jù)的傳遞流程（一）生產(chǎn)記錄傳遞1.班組長或指定專人每日下班前將生產(chǎn)日報表填寫完畢，交至車間統(tǒng)計員。2.車間統(tǒng)計員對生產(chǎn)日報表進(jìn)行匯總、審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤后，于次日上午將報表報送至生產(chǎn)管理部門。3.生產(chǎn)管理部門根據(jù)生產(chǎn)日報表及相關(guān)生產(chǎn)記錄，進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度分析、產(chǎn)量統(tǒng)計等工作，并將相關(guān)數(shù)據(jù)反饋給計劃部門和其他相關(guān)部門。（二）物料領(lǐng)用單傳遞1.領(lǐng)用人填寫物料領(lǐng)用單后，提交給所在班組的班組長審核簽字。2.班組長審核無誤后，將物料領(lǐng)用單交至倉庫。3.倉庫保管員根據(jù)物料領(lǐng)用單進(jìn)行物料發(fā)放，核對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后簽字，并留存一聯(lián)作為倉庫發(fā)貨記錄。4.領(lǐng)用人持一聯(lián)物料領(lǐng)用單到車間使用物料，使用完畢后將領(lǐng)用單交回車間統(tǒng)計員。5.車間統(tǒng)計員定期將物料領(lǐng)用單進(jìn)行整理、匯總，報送至財務(wù)部門，作為成本核算的依據(jù)。（三）設(shè)備維修單傳遞1.班組發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后，填寫設(shè)備故障報修單，經(jīng)班組長簽字后，立即提交給設(shè)備維修部門。2.設(shè)備維修部門接到報修單后，安排維修人員進(jìn)行維修，并填寫設(shè)備維修記錄單。3.維修人員維修完成后，將設(shè)備維修記錄單交至設(shè)備使用部門進(jìn)行驗收。4.設(shè)備使用部門驗收合格后，在設(shè)備維修記錄單上簽字確認(rèn)，并將其中一聯(lián)反饋給設(shè)備維修部門存檔，一聯(lián)交至車間統(tǒng)計員。5.車間統(tǒng)計員將設(shè)備維修記錄單與生產(chǎn)記錄相結(jié)合，分析設(shè)備維修對生產(chǎn)的影響，報送至生產(chǎn)管理部門和設(shè)備管理部門。（四）質(zhì)量檢驗報告?zhèn)鬟f1.首件檢驗報告由檢驗員填寫后，交至所在班組的班組長確認(rèn)。2.班組長確認(rèn)首件檢驗合格后，首件檢驗報告留存班組，作為批量生產(chǎn)的依據(jù)。3.巡檢檢驗報告由巡檢人員填寫后，及時交至質(zhì)量檢驗部門負(fù)責(zé)人。4.質(zhì)量檢驗部門負(fù)責(zé)人對巡檢檢驗報告進(jìn)行審核，對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。5.成品檢驗報告由檢驗員填寫完成后，交至成品倉庫。6.成品倉庫根據(jù)成品檢驗報告進(jìn)行產(chǎn)品入庫操作，對于不合格產(chǎn)品按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并將檢驗報告反饋給生產(chǎn)部門和質(zhì)量檢驗部門。（五）考勤記錄傳遞1.班組長或考勤員每月末填寫員工考勤表，經(jīng)員工本人簽字確認(rèn)后，報至車間主任審核。2.車間主任審核考勤表無誤后，簽字并提交至人力資源部門。3.人力資源部門根據(jù)考勤表進(jìn)行工資核算、績效評估等工作，并將考勤數(shù)據(jù)反饋給各部門。4.員工如有加班需求，需提前填寫加班申請表，經(jīng)部門主管審批后，交至人力資源部門備案。四、原始單據(jù)的審核（一）審核職責(zé)1.班組長審核：對班組內(nèi)產(chǎn)生的原始單據(jù)進(jìn)行初步審核，確保單據(jù)填寫完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、業(yè)務(wù)真實，符合班組實際情況。2.部門主管審核：對本部門涉及的原始單據(jù)進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核單據(jù)的合規(guī)性、合理性，是否符合公司相關(guān)制度和業(yè)務(wù)流程要求。3.財務(wù)部門審核：從財務(wù)角度對原始單據(jù)進(jìn)行審核，主要審核單據(jù)的合法性、準(zhǔn)確性、完整性，是否符合財務(wù)核算和稅務(wù)規(guī)定，能否作為記賬憑證。（二）審核內(nèi)容1.真實性審核：檢查原始單據(jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，是否存在虛構(gòu)、偽造業(yè)務(wù)的情況。2.完整性審核：查看原始單據(jù)的各項要素是否齊全，包括日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額、經(jīng)辦人員簽字、審批意見等，有無遺漏。3.準(zhǔn)確性審核：核對原始單據(jù)上的數(shù)據(jù)計算是否正確，字跡是否清晰，大小寫金額是否一致。4.合規(guī)性審核：審查原始單據(jù)是否符合公司內(nèi)部管理制度、業(yè)務(wù)流程規(guī)范以及國家法律法規(guī)的要求。例如，特殊物料領(lǐng)用是否有相應(yīng)審批，費(fèi)用報銷是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。（三）審核流程1.原始單據(jù)填寫完成后，首先由經(jīng)辦人員進(jìn)行自審，確保填寫無誤。2.將原始單據(jù)提交給班組長進(jìn)行初步審核，班組長審核通過后簽字。3.單據(jù)流轉(zhuǎn)至部門主管，部門主管進(jìn)行全面審核，審核通過后簽字確認(rèn)。4.對于涉及財務(wù)收支、成本核算等重要原始單據(jù)，需提交至財務(wù)部門進(jìn)行最終審核。財務(wù)部門審核通過后，加蓋審核章或簽字。5.經(jīng)過各級審核均無問題的原始單據(jù)，方可進(jìn)入后續(xù)的傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)。如審核發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時退回經(jīng)辦人員進(jìn)行修改或補(bǔ)充，直至審核通過。五、原始單據(jù)的歸檔與保管（一）歸檔要求1.原始單據(jù)應(yīng)按照類別、時間順序進(jìn)行整理，確保整齊、有序。2.對于同類原始單據(jù)，應(yīng)裝訂成冊，并在封面上注明單據(jù)名稱、所屬期間、數(shù)量等信息。3.每份原始單據(jù)應(yīng)保持完整，不得隨意裁剪、粘貼或涂改。如有錯誤需要更正，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行，并在更正處加蓋更正人員的印章或簽字。（二）保管期限1.生產(chǎn)記錄、考勤記錄等與日常生產(chǎn)經(jīng)營密切相關(guān)的原始單據(jù)，保管期限為[X]年。2.物料領(lǐng)用單、設(shè)備維修單、質(zhì)量檢驗報告等涉及成本核算、資產(chǎn)管理等重要業(yè)務(wù)的原始單據(jù)，保管期限為[X]年。3.涉及稅務(wù)、審計等重要事項的原始單據(jù)，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管責(zé)任1.各班組負(fù)責(zé)本班組原始單據(jù)的整理、初步歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)保管。2.車間統(tǒng)計員、倉庫保管員等相關(guān)崗位人員，應(yīng)按照職責(zé)分工，對各自涉及的原始單據(jù)進(jìn)行妥善保管，確保單據(jù)的安全、完整。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對全公司原始單據(jù)的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，并集中保管重要的財務(wù)相關(guān)原始單據(jù)。4.檔案管理部門定期對原始單據(jù)的保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保原始單據(jù)的保管符合要求。（四）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱原始單據(jù)時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管部門查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將原始單據(jù)帶出保管場所。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)單據(jù)，不得涂改、損壞。3.因特殊情況需要借閱原始單據(jù)的，需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的原始單據(jù)，按時歸還，歸還時檔案保管部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保單據(jù)無缺失、損壞。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對各班組原始單據(jù)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)檢查原始單據(jù)的填寫、傳遞、審核、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財務(wù)部門在日常工作中對原始單據(jù)進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門溝通，督促整改。3.各部門負(fù)責(zé)人對本部門原始單據(jù)的管理工作進(jìn)行自查自糾，確保本部門原始單據(jù)管理規(guī)范。（二）考核辦法1.對于在原始單據(jù)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的班組和個人，公司給予適當(dāng)?shù)莫剟睿鐦s譽(yù)證書、獎金等。2.對于違反原始單據(jù)管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對于原始單據(jù)