專用郵箱管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司專用郵箱的使用，確保信息傳遞的及時、準確、安全與高效，保障公司業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工使用的專用郵箱，包括但不限于工作溝通、文件傳輸、業(yè)務(wù)協(xié)作等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴格保護郵箱賬號及密碼安全，防止信息泄露，確保公司機密信息不被非法獲取或傳播。2.規(guī)范使用原則：員工應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求使用專用郵箱，確保郵件內(nèi)容的規(guī)范性和合法性。3.高效及時原則：及時查收、處理郵件，提高工作效率，避免因郵件處理不及時影響工作進展。4.責任明確原則：明確郵箱使用過程中各環(huán)節(jié)的責任，確保出現(xiàn)問題能夠及時追溯和處理。二、郵箱賬號管理（一）賬號申請1.新員工入職時，由人力資源部門負責為其申請專用郵箱賬號。申請信息包括員工姓名、所屬部門、崗位等。2.員工離職時，人力資源部門應(yīng)及時通知信息技術(shù)部門注銷其郵箱賬號。（二）賬號命名規(guī)則郵箱賬號命名采用員工姓名全拼的小寫形式，如“張三”的郵箱賬號為“zhangsan@[公司域名]”。（三）密碼管理1.員工應(yīng)妥善保管郵箱密碼，不得將密碼告知他人。2.密碼應(yīng)具備一定的強度，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且定期更換（建議每[X]個月更換一次）。3.若發(fā)現(xiàn)密碼可能泄露，應(yīng)立即登錄郵箱修改密碼，并及時向信息技術(shù)部門報備。（四）賬號安全1.員工不得在非公司指定的設(shè)備上登錄專用郵箱，如需在外部設(shè)備登錄，需提前向信息技術(shù)部門申請并獲得批準。2.嚴禁使用非公司提供的郵件客戶端登錄專用郵箱，以確保賬號安全。3.如發(fā)現(xiàn)賬號異常登錄情況，應(yīng)立即聯(lián)系信息技術(shù)部門進行處理，并及時修改密碼。三、郵件收發(fā)規(guī)范（一）郵件主題1.郵件主題應(yīng)簡潔明了，準確概括郵件主要內(nèi)容，避免使用模糊或無意義的主題。2.對于重要郵件，應(yīng)在主題前添加特定標識，如“[重要]”“[緊急]”等。（二）郵件正文1.郵件正文應(yīng)條理清晰，語言規(guī)范，表達準確。避免使用過于隨意或不規(guī)范的語言。2.開頭應(yīng)簡要說明郵件目的，結(jié)尾應(yīng)明確表達期望的回復(fù)或行動要求。3.對于包含多個事項的郵件，應(yīng)進行分段闡述，以便閱讀和理解。（三）附件管理1.如需發(fā)送附件，應(yīng)確保附件內(nèi)容與郵件主題相關(guān)，且附件格式清晰、可正常打開。2.對附件進行命名時，應(yīng)使用與郵件主題相關(guān)的文件名，便于收件人識別。3.嚴格控制附件大小，避免因附件過大導(dǎo)致郵件發(fā)送失敗或接收方下載困難。如附件過大，建議通過公司內(nèi)部文件共享平臺或其他安全方式進行傳輸，并在郵件中注明傳輸方式和路徑。（四）收件人及抄送1.明確郵件的主收件人，確保郵件發(fā)送給直接相關(guān)的人員，避免誤發(fā)或濫發(fā)。2.根據(jù)郵件內(nèi)容，合理確定是否需要抄送其他人員。抄送人員應(yīng)與郵件主題相關(guān)，且知曉郵件內(nèi)容。3.在抄送多人時，應(yīng)按照一定的順序排列，如先上級后平級等，避免造成混亂。（五）郵件發(fā)送時間1.非緊急郵件盡量避免在工作時間之外發(fā)送，以免打擾收件人休息。2.緊急郵件應(yīng)及時發(fā)送，并通過電話或其他方式提醒收件人查收。四、郵件處理流程（一）查收郵件1.員工應(yīng)每天定時查收專用郵箱郵件，建議至少每天上午和下午各查收一次。2.對于重要或緊急郵件，應(yīng)立即進行處理，不得拖延。（二）閱讀郵件1.認真閱讀郵件內(nèi)容，理解郵件目的和要求，如有疑問及時與發(fā)件人溝通。2.對于包含附件的郵件，應(yīng)先確認附件安全性后再進行下載和查看。（三）回復(fù)郵件1.對于需要回復(fù)的郵件，應(yīng)在收到郵件后的[X]個工作日內(nèi)給予回復(fù)（特殊情況除外）。2.回復(fù)郵件時，應(yīng)明確針對原郵件的問題進行答復(fù)，避免答非所問。3.如無法及時回復(fù)，應(yīng)向發(fā)件人說明原因，并告知預(yù)計回復(fù)時間。（四）轉(zhuǎn)發(fā)郵件1.如需轉(zhuǎn)發(fā)郵件，應(yīng)確保轉(zhuǎn)發(fā)目的明確，且在轉(zhuǎn)發(fā)時注明轉(zhuǎn)發(fā)原因。2.對于涉及公司機密或敏感信息的郵件，未經(jīng)授權(quán)不得轉(zhuǎn)發(fā)。（五）存檔郵件1.員工應(yīng)定期對重要郵件進行存檔，可按照郵件主題、時間、項目等進行分類整理。2.存檔期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般重要郵件應(yīng)至少保存[X]年。五、郵件安全與保密（一）信息安全1.嚴禁在郵件中傳遞涉及公司機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息，如確需傳遞，應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定進行加密處理或通過其他安全渠道傳輸。2.不得在郵件中發(fā)送違法違規(guī)、有害信息或垃圾郵件。3.定期對郵箱進行病毒查殺和安全檢查，確保郵箱系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。（二）保密措施1.員工應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，對郵件內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.對于涉及公司機密的郵件，應(yīng)采取加密、限制訪問等措施，確保信息安全。3.離職員工應(yīng)將其在工作期間使用的郵箱中涉及公司機密的郵件進行清理或移交，并配合公司做好相關(guān)保密工作。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.信息技術(shù)部門負責對郵箱系統(tǒng)的運行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。2.人力資源部門和各部門負責人負責對員工郵箱使用情況進行不定期抽查，檢查郵件收發(fā)規(guī)范、處理及時性等方面是否符合要求。（二）考核標準1.將郵箱使用情況納入員工績效考核體系，考核指標包括郵件及時處理率、郵件回復(fù)質(zhì)量、郵件安全保密等方面。2.對于違反本制度的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、績效扣分、辭退等。（三）申訴處理1.員工如對郵箱使用考核結(jié)果有異議，可在收到考核通知后的[X]個工作日內(nèi)，向人力資源部門提出書面申訴。