中國供給管理制度總則一、目的為了加強(qiáng)公司的供給管理，規(guī)范供給流程，提高供給效率，降低供給成本，保障公司生產(chǎn)運營的順利進(jìn)行，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有涉及物資、服務(wù)等供給活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、外包服務(wù)采購等。三、基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保供給活動合法合規(guī)。2.效益優(yōu)先原則：在保證供給質(zhì)量的前提下，追求供給成本的最小化，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。3.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，通過公平競爭選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購過程公正透明。4.協(xié)同合作原則：加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)作，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同應(yīng)對市場變化。供給管理組織架構(gòu)與職責(zé)一、供給管理部門1.部門職責(zé)制定和完善公司供給管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理。組織實施物資、服務(wù)等的采購工作，包括采購計劃制定、采購訂單下達(dá)、采購合同簽訂與執(zhí)行等。監(jiān)控采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。負(fù)責(zé)采購成本的控制與分析，進(jìn)行市場調(diào)研，尋找性價比高的采購資源。管理采購檔案，做好采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析工作。2.崗位設(shè)置及職責(zé)供給管理經(jīng)理全面負(fù)責(zé)供給管理部門的日常工作，制定部門工作計劃并組織實施。領(lǐng)導(dǎo)和管理團(tuán)隊，提高團(tuán)隊整體業(yè)務(wù)水平和工作效率。負(fù)責(zé)重大采購項目的決策和組織實施，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系。對采購成本、質(zhì)量和交付等關(guān)鍵指標(biāo)負(fù)責(zé)，確保供給管理工作符合公司要求。采購專員根據(jù)采購計劃，負(fù)責(zé)具體物資、服務(wù)的采購操作，包括詢價、比價、議價等。與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，解決采購過程中的問題。協(xié)助整理采購合同，做好合同簽訂、變更和執(zhí)行等工作。收集市場信息，為采購決策提供參考依據(jù)。供應(yīng)商管理員負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)與拓展，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對供應(yīng)商進(jìn)行日常評估和考核，定期更新供應(yīng)商信息。處理供應(yīng)商的投訴和糾紛，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。參與供應(yīng)商的選擇和淘汰工作，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和穩(wěn)定性。二、需求部門1.部門職責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和生產(chǎn)運營需求，及時提出物資、服務(wù)等的采購申請。協(xié)助供給管理部門進(jìn)行采購需求的明確和細(xì)化，提供技術(shù)參數(shù)、規(guī)格要求等相關(guān)信息。參與采購合同的評審，對采購物資、服務(wù)的質(zhì)量、交付等方面提出意見和建議。負(fù)責(zé)接收和驗收采購的物資和服務(wù)，反饋使用過程中的問題。2.崗位設(shè)置及職責(zé)（以生產(chǎn)部門為例）生產(chǎn)計劃員根據(jù)生產(chǎn)訂單制定物資需求計劃，提交采購申請。跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時調(diào)整物資需求計劃，確保生產(chǎn)物資的及時供應(yīng)。質(zhì)量檢驗員參與采購合同評審，提出質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求。負(fù)責(zé)采購物資的到貨檢驗工作，確保物資質(zhì)量符合要求。對不合格物資進(jìn)行標(biāo)識和處理，跟蹤供應(yīng)商整改情況。三、財務(wù)部門1.部門職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同的評審，對合同中的付款條款進(jìn)行審核。辦理采購款項的支付手續(xù)，進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄。對采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供財務(wù)支持。2.崗位設(shè)置及職責(zé)財務(wù)經(jīng)理全面負(fù)責(zé)公司財務(wù)工作，包括采購資金的預(yù)算管理和成本控制。參與重大采購項目的決策，從財務(wù)角度提供專業(yè)意見。審核財務(wù)報表和財務(wù)分析報告，保障財務(wù)信息的真實性和準(zhǔn)確性。會計負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理，記錄采購發(fā)票、付款等相關(guān)信息。定期核對采購賬目，與供給管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)溝通，確保賬賬相符。協(xié)助編制財務(wù)報表，提供采購相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)。供應(yīng)商管理一、供應(yīng)商開發(fā)1.根據(jù)公司采購需求和市場情況，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃。2.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面情況。4.向符合基本條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價函或邀請其參與項目投標(biāo)，要求提供公司介紹、產(chǎn)品資料、報價等相關(guān)信息。二、供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括但不限于以下方面：產(chǎn)品質(zhì)量：考察供應(yīng)商提供產(chǎn)品的合格率、穩(wěn)定性等。價格水平：對比市場價格，評估供應(yīng)商的報價合理性。交付能力：供應(yīng)商的交貨及時性、訂單履行率等。售后服務(wù)：包括售后響應(yīng)速度、維修保養(yǎng)能力等。企業(yè)信譽(yù)：查看供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)、是否存在違規(guī)記錄等。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為季度或年度。3.評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、與其他合作客戶交流等多種形式。三、供應(yīng)商選擇1.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合排名，選擇排名靠前的供應(yīng)商作為合作對象。2.對于重要物資或大額采購項目，組織相關(guān)部門進(jìn)行供應(yīng)商評審會議，共同商討確定最終供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。四、供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行考核評分。2.考核指標(biāo)與評估指標(biāo)保持一致，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)獎懲。優(yōu)秀供應(yīng)商：給予一定的獎勵，如增加訂單份額、優(yōu)先付款、推薦給其他客戶等。合格供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作關(guān)系，督促其持續(xù)改進(jìn)。不合格供應(yīng)商：發(fā)出書面警告，要求限期整改；若多次考核不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重問題，終止合作關(guān)系。3.定期向供應(yīng)商反饋考核結(jié)果，與供應(yīng)商共同分析問題，尋求改進(jìn)措施，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提升服務(wù)質(zhì)量和供應(yīng)水平。采購管理一、采購計劃制定1.需求部門每月末根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展和生產(chǎn)運營計劃，編制次月物資需求清單，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.供給管理部門對需求部門提交的物資需求清單進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物資明細(xì)、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)及時填寫緊急采購申請表，說明緊急原因和需求情況，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，供給管理部門優(yōu)先安排采購。二、采購實施1.采購專員根據(jù)采購計劃，通過詢價、比價、議價等方式選擇合適的供應(yīng)商。詢價過程中，應(yīng)至少向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價函，獲取其報價和產(chǎn)品信息。2.對比各供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并向其下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等詳細(xì)條款。3.在采購訂單執(zhí)行過程中，采購專員要與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解訂單進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。如因特殊情況需要變更采購訂單，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程辦理相關(guān)審批手續(xù)。三、采購合同管理1.采購合同由供給管理部門負(fù)責(zé)起草，涉及重大采購項目或復(fù)雜條款的合同，可聘請法律顧問進(jìn)行審核。2.合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括但不限于物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購合同簽訂前，需經(jīng)供給管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。4.加強(qiáng)對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，應(yīng)及時采取措施追究其責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。四、采購成本控制1.采購專員應(yīng)定期關(guān)注市場價格動態(tài)，通過市場調(diào)研、與供應(yīng)商談判等方式，爭取更有利的采購價格。2.優(yōu)化采購批量和采購頻率，根據(jù)物資的使用規(guī)律和市場供應(yīng)情況，合理確定采購數(shù)量，降低采購成本。3.在保證質(zhì)量的前提下，鼓勵采購專員尋找性價比更高的替代產(chǎn)品或供應(yīng)商，實現(xiàn)采購成本的有效控制。4.財務(wù)部門定期對采購成本進(jìn)行分析和核算，對比預(yù)算執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供給管理部門溝通，共同采取措施進(jìn)行改進(jìn)。物資驗收與付款一、物資驗收1.采購物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具和場地等。2.物資到貨時，采購專員應(yīng)及時通知需求部門和質(zhì)量檢驗員進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量等進(jìn)行檢查。3.對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗的物資，質(zhì)量檢驗員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檢驗，出具檢驗報告。檢驗合格的物資辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理，包括退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等異常情況，驗收人員應(yīng)及時做好記錄，并向供給管理部門反饋，由供給管理部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系解決。二、付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，審核付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、物資名稱、數(shù)量、金額、發(fā)票號碼等相關(guān)信息，并附驗收報告、發(fā)票等證明文件。2.對于符合付款條件的采購項目，財務(wù)部門按照公司財務(wù)審批流程辦理付款手續(xù)。付款方式可根據(jù)合同約定選擇電匯、支票、承兌匯票等。3.財務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時，定期與供給管理部門核對付款情況，保證賬實相符。4.如因供應(yīng)商原因?qū)е赂犊钛舆t或出現(xiàn)其他付款問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與供給管理部門溝通，共同采取措施解決，維護(hù)公司資金安全和利益。信息管理與監(jiān)督一、信息管理1.供給管理部門應(yīng)建立完善的供給管理信息系統(tǒng)，包括供應(yīng)商信息庫、采購訂單管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、物資驗收記錄等，實現(xiàn)供給管理工作的信息化、規(guī)范化。2.及時更新和維護(hù)供給管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。采購專員、供應(yīng)商管理員等相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定權(quán)限使用信息系統(tǒng)，不得擅自修改或刪除數(shù)據(jù)。3.定期對供給管理信息進(jìn)行分析和統(tǒng)計，生成采購報表、供應(yīng)商分析報告等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。二、監(jiān)督與審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對供給管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制效果等。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見和建議，要求相關(guān)部門限期整改。供給管理部門應(yīng)積極配合審計工作，對審計提出