會務(wù)服務(wù)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會務(wù)服務(wù)工作，提高會務(wù)服務(wù)質(zhì)量和效率，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門會議、員工大會等。（三）基本原則1.高效原則：以快速、準確的服務(wù)，保障會議按時、有序進行。2.專業(yè)原則：會務(wù)服務(wù)人員應(yīng)具備專業(yè)的知識和技能，提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范的服務(wù)。3.細致原則：注重細節(jié)，從會議籌備到結(jié)束，確保各項服務(wù)無差錯。4.保密原則：對會議涉及的機密信息嚴格保密，不得泄露。二、會務(wù)服務(wù)職責分工（一）會務(wù)服務(wù)團隊1.團隊組成：由資深會務(wù)主管、會務(wù)專員、技術(shù)支持人員、后勤保障人員等組成。2.職責分工會務(wù)主管全面負責會務(wù)服務(wù)團隊的管理和協(xié)調(diào)工作。制定會務(wù)服務(wù)計劃和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。與會議組織者溝通，了解會議需求，確保服務(wù)符合要求。對重大會議進行現(xiàn)場指揮，及時解決突發(fā)問題。會務(wù)專員根據(jù)會議安排，負責會議場地的布置、設(shè)備調(diào)試等工作。會議期間，提供茶水、咖啡等飲品服務(wù)，做好會議記錄等輔助工作。協(xié)助與會人員解決臨時需求，維護會議秩序。技術(shù)支持人員負責會議所需的音響、燈光、投影儀等設(shè)備的安裝、調(diào)試和維護。確保會議期間設(shè)備正常運行，及時處理技術(shù)故障。后勤保障人員負責會議場地的清潔衛(wèi)生、餐飲安排等后勤保障工作。準備會議所需的文具、文件袋等物品。協(xié)助會務(wù)專員進行會議場地的布置和清理。（二）會議組織者1.負責提出會議需求，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程等。2.與會務(wù)服務(wù)團隊溝通會議細節(jié)，確保服務(wù)方案符合要求。3.對會議效果進行評估，提出改進建議。三、會議籌備（一）會議需求溝通1.會議組織者提前[X]個工作日將會議需求以書面形式提交給會務(wù)服務(wù)團隊。2.會務(wù)服務(wù)團隊接到需求后，及時與會議組織者溝通，確認會議的各項細節(jié)，如有疑問及時反饋。（二）場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地。2.提前檢查場地的設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。3.按照會議要求進行場地布置，包括桌椅擺放、橫幅懸掛、資料擺放等。（三）設(shè)備準備1.根據(jù)會議需要，準備好音響、燈光、投影儀、麥克風等設(shè)備。2.提前調(diào)試設(shè)備，確保其性能良好，畫面清晰、聲音正常。3.準備好備用設(shè)備，以防萬一。（四）資料準備1.根據(jù)會議議程，準備好相關(guān)的文件、資料、發(fā)言稿等。2.將資料分類整理，裝入文件袋，并標明會議名稱、參會人員等信息。3.在會議開始前，將資料發(fā)放到參會人員手中。（五）餐飲安排1.根據(jù)會議時間和參會人數(shù)，確定餐飲標準和形式。2.選擇合適的餐飲供應(yīng)商，提前預訂餐飲。3.在會議期間，按時提供餐飲服務(wù)，確保食品衛(wèi)生和質(zhì)量。（六）人員培訓1.對會務(wù)服務(wù)人員進行培訓，使其熟悉會議流程和服務(wù)要求。2.培訓內(nèi)容包括服務(wù)禮儀、溝通技巧、設(shè)備操作等。3.定期組織培訓，不斷提高會務(wù)服務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平。四、會議服務(wù)（一）會前服務(wù)1.提前[X]分鐘到達會議場地，進行最后的準備工作。2.檢查設(shè)備運行情況，確保會議按時開始。3.在會議室門口迎接參會人員，引導其就座，并提供茶水、咖啡等飲品。（二）會中服務(wù)1.會議期間，保持會議室的安靜和整潔，及時清理垃圾。2.關(guān)注會議進程，根據(jù)需要提供文具、文件等物品。3.協(xié)助會議組織者進行會議記錄，如有需要及時提供技術(shù)支持。4.注意觀察參會人員的需求，及時提供幫助。（三）會后服務(wù)1.會議結(jié)束后，引導參會人員有序離開會議室。2.清理會議場地，整理桌椅，關(guān)閉設(shè)備電源。3.對會議設(shè)備進行檢查和維護，如有損壞及時報修。4.將會議資料收集整理，交回會議組織者。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會務(wù)專員負責會議記錄工作，記錄內(nèi)容應(yīng)準確、完整。2.記錄會議的時間、地點、參會人員、議程、發(fā)言內(nèi)容、決議等。3.采用電子記錄和紙質(zhì)記錄相結(jié)合的方式，確保記錄的準確性和可追溯性。（二）會議紀要1.會議結(jié)束后，會務(wù)專員應(yīng)及時整理會議紀要。2.會議紀要應(yīng)突出會議的重點內(nèi)容和決議，語言簡潔明了。3.會議紀要經(jīng)會議組織者審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。六、會議保密管理（一）保密要求1.會務(wù)服務(wù)人員應(yīng)對會議涉及的機密信息嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.會議期間，嚴禁在會議場地內(nèi)使用手機等電子設(shè)備進行拍照、錄音、錄像等行為。3.對會議資料和文件要妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。（二）保密措施1.對會議場地進行保密管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.在會議資料上標明保密標識，提醒參會人員注意保密。3.對會議記錄和紀要進行加密存儲，只有授權(quán)人員才能訪問。七、會議評估與改進（一）評估方式1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)對會議服務(wù)進行評估，填寫評估表。2.評估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、設(shè)備運行情況、會議效果等方面。3.參會人員也可對會議服務(wù)提出意見和建議。（二）改進措施1.會務(wù)服務(wù)團隊根據(jù)評估結(jié)果和意見建議，分析存在的問題和不足。2.制定改進措施，明確責任人和時間節(jié)點，及時進行整改。3.定期對改進措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，不斷提高會務(wù)服務(wù)質(zhì)量。八、費用管理（一）費用預算1.會務(wù)服務(wù)團隊根據(jù)會議需求，編制會務(wù)服務(wù)費用預算。2.費用預算包括場地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、文具、資料等費用。3.費用預算經(jīng)會議組織者審核后，報公司領(lǐng)導審批。（二）費用報銷1.會務(wù)服務(wù)結(jié)束后，會務(wù)服務(wù)團隊應(yīng)及時整理費用報銷憑證。2.費用報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、合同、清單等，確保其真實、合法、有效。3.按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，辦理費用報銷手續(xù)。九、應(yīng)急處理（一）應(yīng)急預案制定1.針對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員突發(fā)疾病等，制定應(yīng)急預案。2.應(yīng)急預案應(yīng)明確應(yīng)急處理流程、責任人和聯(lián)系方式。（二）應(yīng)急處理措施1.發(fā)生突發(fā)情況時，會務(wù)服務(wù)人員應(yīng)立即按照應(yīng)急預案進行處理