會員禮品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會員禮品管理，確保禮品的合理使用，增強會員對公司的認同感和忠誠度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有會員禮品的采購、存儲、發(fā)放、使用及相關管理活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.合理性原則：根據(jù)會員等級、消費金額、貢獻程度等因素合理確定禮品標準和發(fā)放范圍。3.成本效益原則：在保證禮品質(zhì)量和效果的前提下，控制禮品采購成本，提高資源利用效率。4.公平公正原則：確保禮品發(fā)放過程公平、公正、公開，避免人為因素干擾。二、禮品采購管理（一）采購預算編制1.每年年底，由市場部門根據(jù)公司會員發(fā)展規(guī)劃、會員活動計劃等，預估下一年度會員禮品需求，并編制禮品采購預算草案。2.預算草案應詳細列出禮品種類、數(shù)量、預計單價、采購時間等信息，并提交財務部門進行審核。3.財務部門根據(jù)公司年度財務預算和資金狀況，對禮品采購預算草案進行審核，提出調(diào)整建議。經(jīng)公司管理層審批后，確定最終的禮品采購預算。（二）采購流程1.供應商選擇采購部門根據(jù)禮品采購預算和需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。建立供應商名錄，選擇優(yōu)質(zhì)供應商作為合作伙伴，并與之簽訂采購合同。2.采購執(zhí)行采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。供應商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或備貨，并在規(guī)定時間內(nèi)將禮品送達公司指定地點。采購部門負責對到貨禮品進行驗收，檢查禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合采購合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應商溝通協(xié)商解決。（三）采購成本控制1.采購部門應與供應商進行談判，爭取優(yōu)惠的采購價格和條款。通過批量采購、集中采購等方式，降低采購成本。2.定期對市場上同類禮品的價格進行調(diào)研，了解價格動態(tài)，為采購決策提供參考。如發(fā)現(xiàn)有更合適的供應商或產(chǎn)品，應及時調(diào)整采購方案。3.在采購過程中，嚴格控制禮品的采購成本，杜絕浪費和不合理開支。對于超預算采購的情況，需經(jīng)公司管理層特批。三、禮品存儲管理（一）存儲地點設立專門的禮品倉庫，用于存放會員禮品。倉庫應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保禮品的安全存儲。（二）存儲方式1.根據(jù)禮品的種類、規(guī)格、性質(zhì)等進行分類存放，便于管理和查找。2.對貴重禮品、易碎禮品等應采取特殊的存儲措施，如單獨存放、加墊防護材料等，防止損壞。3.建立禮品庫存臺賬，詳細記錄禮品的入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息，并定期進行盤點，確保賬實相符。（三）庫存盤點1.每月末，倉庫管理人員對禮品庫存進行盤點，并編制庫存盤點表。2.盤點結(jié)果與庫存臺賬進行核對，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調(diào)整。3.對于盤盈、盤虧的禮品，應填寫盤盈盤虧報告，說明原因及處理意見，經(jīng)財務部門審核后，報公司管理層審批。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放對象根據(jù)公司會員制度，確定禮品發(fā)放的對象為符合條件的會員。（二）發(fā)放標準1.根據(jù)會員等級、消費金額、會員積分等因素，制定不同的禮品發(fā)放標準。例如：普通會員：每年生日當月可獲得一份價值[X]元的生日禮品。銀卡會員：除生日禮品外，每消費滿[X]元可獲得一份價值[X]元的消費回饋禮品。金卡會員：生日禮品價值提升至[X]元，每消費滿[X]元可獲得一份價值[X]元的消費回饋禮品，且每年額外享有一次價值[X]元的專屬禮品。鉆石會員：生日禮品價值[X]元，每消費滿[X]元可獲得一份價值[X]元的消費回饋禮品，每年享有兩次價值[X]元的專屬禮品，以及其他特殊待遇。2.會員積分達到一定分值時，可兌換相應的禮品。積分兌換禮品的標準由市場部門制定，并定期公布。（三）發(fā)放流程1.信息收集：會員管理部門負責收集會員的相關信息，如會員等級、消費記錄、積分情況、聯(lián)系方式等，為禮品發(fā)放提供依據(jù)。2.禮品選擇：根據(jù)禮品發(fā)放標準，市場部門為符合條件的會員選擇相應的禮品，并將禮品信息通知會員管理部門。3.發(fā)放通知：會員管理部門通過短信、郵件、電話等方式向會員發(fā)送禮品發(fā)放通知，告知會員禮品的種類、領取方式、領取時間、領取地點等信息。4.禮品領?。簳T在規(guī)定時間內(nèi)，憑有效證件到指定地點領取禮品。領取時，需在禮品領取登記表上簽字確認。5.記錄與反饋：會員管理部門對禮品發(fā)放情況進行記錄，包括會員姓名、會員等級、禮品名稱、發(fā)放時間等信息。同時，收集會員對禮品的反饋意見，以便改進禮品管理工作。五、禮品使用管理（一）使用范圍會員禮品主要用于會員關懷、會員活動、市場推廣等方面，以增強會員與公司的互動和聯(lián)系。（二）使用原則1.禮品使用應遵循合理、適度、有效的原則，確保禮品能夠發(fā)揮最大的作用。2.在會員活動中使用禮品時，應注重禮品與活動主題的契合度，提高會員的參與度和滿意度。3.嚴禁將會員禮品用于非公司規(guī)定的用途或個人私利。（三）使用流程1.活動策劃：相關部門根據(jù)公司業(yè)務需求和會員情況，策劃會員活動，并制定活動方案。在活動方案中，明確禮品的使用方式、數(shù)量、預算等內(nèi)容。2.禮品申請：活動策劃部門根據(jù)活動方案，填寫禮品使用申請表，注明禮品名稱、數(shù)量、用途、預計發(fā)放時間等信息，提交公司管理層審批。3.禮品發(fā)放：經(jīng)審批通過后，會員管理部門按照活動方案和禮品使用申請表的要求，組織禮品的發(fā)放工作。在發(fā)放過程中，應做好記錄和統(tǒng)計工作。4.效果評估：活動結(jié)束后，相關部門對禮品使用效果進行評估，收集會員對禮品的反饋意見，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的禮品使用管理提供參考。六、禮品退換貨管理（一）退換貨原因1.禮品存在質(zhì)量問題，如損壞、變質(zhì)、與描述不符等。2.會員對禮品不滿意，在規(guī)定的退換貨期限內(nèi)提出退換貨申請。（二）退換貨流程1.會員申請：會員發(fā)現(xiàn)禮品存在問題或不滿意時，應在規(guī)定時間內(nèi)（一般為收到禮品后的[X]個工作日內(nèi)）向會員管理部門提出退換貨申請，并說明原因。2.審核處理：會員管理部門收到退換貨申請后，對申請進行審核。如情況屬實，批準會員的退換貨申請，并通知采購部門與供應商協(xié)商處理。3.供應商處理：采購部門與供應商溝通協(xié)商，確定退換貨的具體事宜。供應商應在規(guī)定時間內(nèi)（一般為收到通知后的[X]個工作日內(nèi)）辦理退換貨手續(xù)，并承擔相應的運輸費用。4.會員退換貨：會員在收到采購部門通知后，按照要求將禮品退回公司指定地點。公司收到退回禮品后，在確認禮品符合退換貨條件后，及時為會員辦理換貨或退款手續(xù)。（三）退換貨記錄會員管理部門對禮品退換貨情況進行詳細記錄，包括會員姓名、會員等級、禮品名稱、退換貨原因、處理結(jié)果等信息。定期對退換貨記錄進行分析，總結(jié)退換貨原因和規(guī)律，為改進禮品管理工作提供依據(jù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立禮品管理監(jiān)督小組，由財務部門、審計部門、會員管理部門等相關人員組成，負責對禮品管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應檢查禮品采購、存儲、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，是否符合本制度及公司相關規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.會員管理部門應定期向公司管理層匯報禮品管理工作情況，接受公司管理層的監(jiān)督和指導。（二）考核辦法1.建立禮品管理工作考核指標體系，對相關部門和人員的禮品管理工作進行考核。考核指標包括禮品采購成本控制、禮品發(fā)放準確率、會員滿意度等。2.每年年底，由人力資源部門組織對禮品管理工作進行年