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供方清單管理制度一、總則(一)目的為了加強(qiáng)公司對(duì)供方的管理,確保所采購(gòu)的物資、服務(wù)等符合公司要求,保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行,特制定本供方清單管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司所有與物資采購(gòu)、服務(wù)外包等相關(guān)的供方管理活動(dòng)。(三)定義1.供方:指向公司提供物資、服務(wù)的供應(yīng)商、承包商等組織或個(gè)人。2.供方清單:記錄公司認(rèn)可的合格供方信息的清單,包括供方名稱、地址、聯(lián)系方式、供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)范圍、評(píng)價(jià)結(jié)果等。二、職責(zé)分工(一)采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)供方的開發(fā)、選擇、評(píng)價(jià)和日常管理工作。2.建立和維護(hù)供方清單,定期更新清單信息。3.與供方溝通采購(gòu)需求、合同簽訂、交貨跟蹤等事宜。(二)質(zhì)量部門1.參與供方的評(píng)價(jià)工作,提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見和建議。2.對(duì)采購(gòu)物資、服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收,反饋質(zhì)量問題。(三)使用部門1.提出物資、服務(wù)的需求和使用要求。2.協(xié)助采購(gòu)部門對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià),反饋使用過程中的問題。(四)財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核與供方相關(guān)的費(fèi)用結(jié)算等財(cái)務(wù)事項(xiàng)。2.提供財(cái)務(wù)方面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和建議。(五)法務(wù)部門1.審核與供方簽訂的合同等法律文件,確保合法合規(guī)。2.處理與供方相關(guān)的法律糾紛。三、供方開發(fā)與選擇(一)信息收集1.采購(gòu)部門通過多種渠道收集潛在供方信息,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會(huì)等。2.收集的信息包括供方基本情況(名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍等)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力、信譽(yù)等方面。(二)初步篩選1.采購(gòu)部門根據(jù)收集的信息,對(duì)潛在供方進(jìn)行初步篩選,排除明顯不符合要求的供方。2.初步篩選的標(biāo)準(zhǔn)可包括:具有合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、生產(chǎn)能力滿足公司需求、產(chǎn)品質(zhì)量有一定保障、價(jià)格合理、信譽(yù)良好等。(三)實(shí)地考察1.對(duì)于通過初步篩選的供方,采購(gòu)部門組織相關(guān)人員(如質(zhì)量、技術(shù)、使用部門人員等)進(jìn)行實(shí)地考察。2.實(shí)地考察內(nèi)容包括供方的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員狀況、環(huán)保措施等方面。3.考察人員填寫實(shí)地考察報(bào)告,記錄考察情況和評(píng)價(jià)意見。(四)樣品測(cè)試1.要求供方提供樣品進(jìn)行測(cè)試,測(cè)試內(nèi)容根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的要求確定。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試,出具測(cè)試報(bào)告。3.測(cè)試合格的供方進(jìn)入供方評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)。(五)供方評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)供方進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)內(nèi)容包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)、信譽(yù)等方面。2.評(píng)價(jià)方法可采用打分法,設(shè)定各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)的權(quán)重,計(jì)算供方綜合得分。3.評(píng)價(jià)結(jié)果分為合格、不合格。得分達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的供方為合格供方,納入供方清單;得分未達(dá)標(biāo)的供方為不合格供方,不予納入。四、供方清單的建立與維護(hù)(一)清單建立1.采購(gòu)部門將評(píng)價(jià)合格的供方信息錄入供方清單,清單內(nèi)容包括供方名稱、地址、聯(lián)系方式、供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)范圍、評(píng)價(jià)結(jié)果、有效期等。2.供方清單應(yīng)進(jìn)行分類管理,如按照物資類別、服務(wù)類型等進(jìn)行分類,便于查詢和使用。(二)清單更新1.定期對(duì)供方清單進(jìn)行更新,更新周期一般為每年一次。2.更新內(nèi)容包括供方基本信息的變更、評(píng)價(jià)結(jié)果的調(diào)整、供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)范圍的變化等。3.對(duì)于因各種原因不再合格的供方,及時(shí)從供方清單中刪除。(三)動(dòng)態(tài)管理1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供方進(jìn)行跟蹤和評(píng)估,收集使用部門、質(zhì)量部門等的反饋意見。2.對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況的供方,及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理,根據(jù)情況調(diào)整評(píng)價(jià)結(jié)果,直至采取暫停合作、取消供方資格等措施。五、采購(gòu)實(shí)施(一)采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求,提前制定采購(gòu)計(jì)劃,明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。2.采購(gòu)計(jì)劃提交給采購(gòu)部門,采購(gòu)部門根據(jù)供方清單選擇合適的供方進(jìn)行采購(gòu)。(二)采購(gòu)訂單1.采購(gòu)部門向選定的供方發(fā)送采購(gòu)訂單,明確采購(gòu)物資或服務(wù)的詳細(xì)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、價(jià)格、付款方式等條款。2.采購(gòu)訂單應(yīng)經(jīng)雙方確認(rèn)后生效,作為雙方履行合同的依據(jù)。(三)合同簽訂1.對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)等重要采購(gòu)項(xiàng)目,采購(gòu)部門應(yīng)與供方簽訂書面合同。2.合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同,確保合同合法合規(guī)。(四)交貨跟蹤1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤供方的交貨情況,及時(shí)與供方溝通交貨進(jìn)度,確保按時(shí)交貨。2.如因不可抗力等原因?qū)е陆回浹舆t,供方應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門,并提供相關(guān)證明文件。(五)驗(yàn)收1.質(zhì)量部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)辦理入庫(kù)等手續(xù);驗(yàn)收不合格的,采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供方協(xié)商處理,如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。六、供方激勵(lì)與約束(一)激勵(lì)措施1.對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供方,公司給予一定的激勵(lì),如頒發(fā)優(yōu)秀供應(yīng)商證書、增加采購(gòu)份額、給予價(jià)格優(yōu)惠、提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)等。2.建立供方獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,根據(jù)供方在質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等方面的表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。(二)約束措施1.對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況的供方,公司采取相應(yīng)的約束措施,如扣除貨款、暫停合作、取消供方資格等。2.在合同中明確違約責(zé)任,對(duì)供方的違約行為進(jìn)行約束。七、培訓(xùn)與溝通(一)培訓(xùn)1.采購(gòu)部門定期組織供方培訓(xùn),內(nèi)容包括公司的采購(gòu)政策、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面。2.通過培訓(xùn),提高供方對(duì)公司需求的理解和滿足能力,促進(jìn)雙方的合作。(二)溝通1.建立定期溝通機(jī)制,采購(gòu)部門與供方

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