保潔合同管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司保潔合同的管理，確保保潔服務質量，明確雙方權利義務，保障公司辦公環(huán)境的整潔與衛(wèi)生，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與保潔服務供應商簽訂的所有保潔合同，包括但不限于辦公區(qū)域、公共區(qū)域、附屬設施等的保潔服務。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：保潔合同的簽訂、履行應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂保潔合同，明確各自的權利和義務。3.誠實守信原則：雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，確保保潔服務的質量和效果。4.監(jiān)督考核原則：建立有效的監(jiān)督考核機制，對保潔服務供應商的服務質量進行定期評估和考核，確保保潔工作達到合同要求。二、合同簽訂（一）供應商選擇1.供應商篩選人力資源部負責對保潔服務供應商進行篩選，收集相關供應商信息，包括公司資質、業(yè)績、信譽等。通過實地考察、參考其他客戶評價等方式，對候選供應商進行綜合評估，確定符合公司要求的供應商名單。2.招標采購根據公司保潔服務需求，對于金額較大或服務期限較長的保潔項目，采用招標方式進行采購。編制招標文件，明確保潔服務的范圍、標準、期限、費用支付方式等要求。組織開標、評標會議，按照評標標準確定中標供應商。3.合同談判與中標供應商進行合同談判，進一步明確雙方權利義務、服務細節(jié)、違約責任等條款。談判過程中，應充分溝通，確保合同條款清晰、合理、公平，符合公司利益。（二）合同條款1.服務內容詳細描述保潔服務的具體范圍，包括辦公區(qū)域的地面清潔、桌面擦拭、垃圾清運，公共區(qū)域的樓梯、電梯、走廊清潔，衛(wèi)生間的日常保潔等。明確各項保潔工作的頻次和標準，如地面每日清掃[X]次，達到無明顯污漬、水漬；衛(wèi)生間每[X]小時巡查并清潔一次，保持無異味、設施完好等。2.服務期限明確保潔合同的起始日期和終止日期，合同期限一般為[X]年，期滿后根據雙方合作情況決定是否續(xù)簽。3.費用支付約定保潔服務費用的計算方式，通常按照每月[X]元或每平方米[X]元計算。明確費用支付周期，如每月[X]日前支付上月保潔服務費用。規(guī)定費用支付方式，如銀行轉賬等，并要求供應商提供正規(guī)發(fā)票。4.雙方權利義務公司權利義務有權對保潔服務質量進行監(jiān)督檢查，提出整改意見和要求。按照合同約定及時支付服務費用。為保潔工作提供必要的協(xié)助和支持，如提供清潔工具存放空間、告知特殊區(qū)域清潔要求等。供應商權利義務按照合同約定提供優(yōu)質的保潔服務，配備足夠的保潔人員，并確保人員穩(wěn)定。遵守公司的規(guī)章制度，不得在工作期間從事與保潔工作無關的事情。定期對保潔人員進行培訓，提高服務水平和質量。負責保潔工具和清潔用品的采購和更換，但應符合公司環(huán)保要求。5.違約責任明確雙方若未履行合同約定的義務應承擔的違約責任。例如，供應商若未達到保潔服務標準，公司有權扣除相應的服務費用，并要求供應商限期整改；若整改后仍不符合要求，公司有權解除合同。公司若未按時支付服務費用，每逾期一日應按照未支付金額的[X%]向供應商支付違約金。6.保密條款雙方應對在合同履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、公司內部信息等予以保密。未經對方書面同意，任何一方不得向第三方披露或使用對方的保密信息。（三）合同簽訂流程1.合同起草：人力資源部根據談判結果起草保潔合同文本，確保合同條款完整、準確、合法。2.審核會簽合同文本起草完成后，提交公司法務部門進行法律審核，確保合同不存在法律風險。同時，送相關部門如行政部門、財務部門等進行會簽，各部門根據職責對合同條款進行審核，提出意見和建議。3.領導審批：經法務審核和各部門會簽后的合同文本，提交公司領導審批。領導根據公司整體利益和合同內容進行審批，決定是否簽訂合同。4.合同簽訂：合同經領導審批通過后，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂保潔合同，并加蓋雙方公章。三、合同執(zhí)行（一）服務監(jiān)督1.日常檢查行政部門負責對保潔服務進行日常檢查，安排專人定期對辦公區(qū)域、公共區(qū)域等的清潔情況進行巡查。檢查內容包括保潔工作是否按照合同約定的頻次和標準執(zhí)行，如地面是否干凈、衛(wèi)生間是否無異味等。對于發(fā)現的問題，及時記錄并拍照留存，當場反饋給保潔服務供應商，要求其限期整改。2.定期評估每月末由行政部門組織相關人員對保潔服務供應商的服務質量進行全面評估。評估方式包括查看現場清潔效果、查閱保潔工作記錄、收集員工反饋意見等。根據評估結果，填寫《保潔服務質量評估表》，對供應商的服務質量進行打分，并提出改進建議。（二）溝通協(xié)調1.建立溝通機制公司與保潔服務供應商建立定期溝通機制，每周召開一次保潔工作協(xié)調會議。會議由行政部門主持，雙方就保潔工作中存在的問題、改進措施、下周工作計劃等進行溝通和交流。2.及時反饋問題行政部門或公司員工在日常工作中發(fā)現保潔服務問題時，應及時向保潔服務供應商反饋。反饋方式可包括口頭通知、書面通知或通過工作群等方式告知供應商具體問題及整改要求。3.供應商反饋保潔服務供應商應及時響應公司提出的問題和要求，對于需要協(xié)調解決的事項，應在規(guī)定時間內給予回復。如因特殊情況無法按時完成整改或需要變更服務安排，應提前向公司說明原因，并提出解決方案。（三）費用支付1.費用核算財務部門每月根據行政部門提供的保潔服務質量評估表及相關工作記錄，對保潔服務費用進行核算。核實本月保潔服務是否達到合同約定標準，按照費用計算方式準確計算應支付的服務費用。2.支付申請財務部門在完成費用核算后，填寫《保潔服務費用支付申請表》，附上相關證明材料，如評估表、發(fā)票等。將申請表提交給財務負責人審核，審核通過后提交公司領導審批。3.費用支付經公司領導審批同意后，財務部門按照合同約定的支付方式和時間，將保潔服務費用支付給供應商。四、合同變更與終止（一）合同變更1.變更情形在保潔合同履行過程中，如因公司需求變化、法律法規(guī)調整、不可抗力等原因需要變更合同條款，雙方可協(xié)商一致進行變更。例如，公司新增辦公區(qū)域需要納入保潔服務范圍，或因環(huán)保要求需更換清潔用品等情況。2.變更流程任何一方提出合同變更申請，應填寫《保潔合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容等。提交申請后，由雙方進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂《保潔合同變更協(xié)議》，作為原合同的補充文件。《保潔合同變更協(xié)議》簽訂后，按照合同簽訂流程進行審核、會簽和領導審批。（二）合同終止1.終止情形保潔合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動終止。在合同履行期間，若一方嚴重違反合同約定，另一方有權解除合同。例如，供應商連續(xù)多次未達到保潔服務標準且拒不整改，公司有權解除合同；或公司未按時支付服務費用，經催告后仍未支付，供應商有權解除合同。因不可抗力等原因導致合同無法繼續(xù)履行的，合同可以終止。2.終止流程合同終止前，雙方應進行工作交接。行政部門負責監(jiān)督保潔服務供應商清理現場、歸還公司提供的工具和設備等。供應商完成工作交接后，提交《保潔合同終止申請》，說明合同終止原因及工作交接情況。公司相關部門對合同終止事項進行審核，確認無誤后辦理合同終止手續(xù)，并按照合同約定處理相關費用結算、違約責任等事宜。五、檔案管理（一）合同檔案建立1.人力資源部負責建立保潔合同檔案，對每份保潔合同進行編號管理，確保檔案的完整性和可追溯性。2.合同檔案應包括合同文本、招標文件、投標文件、談判記錄、變更協(xié)議、終止申請等相關資料。（二）檔案保管1.保潔合同檔案由專人負責保管，存放于安全、保密的檔案柜中。2.定期對合同檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料的整齊、有序。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱保潔合同檔案的，需填寫《保潔合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因和查閱內容。2.