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文檔簡介
關(guān)于高校圖書館中文圖書采購招標(biāo)工作探討——以華中師范大學(xué)圖書館中文圖書招標(biāo)為例〔作者:___________單位:___________:___________〕
[論文摘要]圖書市場的開展與繁榮,為高校圖書館的中文圖書采購工作提供了極大的選擇余地。采用招標(biāo)模式,可使圖書館充分利用市場競爭的鼓勵機制,獲得高質(zhì)量高水平的效勞,同時也可使高校圖書館的圖書采訪工作在更標(biāo)準(zhǔn)、更適應(yīng)市場需求的前提下,充分滿足高校圖書館圖書采購的原那么和要求。本文分析了高校圖書館中文圖書采購實行招標(biāo)方式的背景、意義,并結(jié)合華中師范大學(xué)圖書館中文圖書招標(biāo)的實例,著重對中文圖書采購招標(biāo)工作的操作步驟進行了探討并給出了建議。
[論文關(guān)鍵詞]中文圖書采購;招標(biāo);圖書館
高校圖書館圖書的采購,是圖書館文獻資源建設(shè)的首要環(huán)節(jié),對館藏質(zhì)量、館藏結(jié)構(gòu)起著關(guān)鍵性的作用,是為學(xué)校教學(xué)科研效勞的重要保障之一。隨著改革開放的深入,圖書的發(fā)行與供給格局產(chǎn)生了很大的變化,由以前新華書店一統(tǒng)天下變?yōu)樾氯A書店、出版社、書商、民營書店、網(wǎng)絡(luò)書店互相競爭的多元化局面,使得中文圖書采購招標(biāo)成為一種可行的模式。本文以華中師范大學(xué)圖書館2007年度的中文圖書招標(biāo)采購工作為例,就這一方式的可行性、意義及操作步驟進行探討。
1高校圖書館中文圖書實行招標(biāo)采購的背景
1.1市場經(jīng)濟的開展已孕育了較為成熟的圖書發(fā)行市場
二十多年的改革開放,方案經(jīng)濟模式下新華書店主渠道的地位大大下降,民營書店、個體書商、網(wǎng)絡(luò)書店大量出現(xiàn)并迅速開展,圖書發(fā)行業(yè)呈現(xiàn)出百花齊放的局面。參加WTO后,隨著我國出版發(fā)行體制的變化與完善,以及在2004年放開省會城市圖書零售市場承諾的兌現(xiàn),境內(nèi)外各種經(jīng)濟形態(tài)的圖書發(fā)行商之間的競爭更加劇烈。日益成熟的圖書發(fā)行市場為高校圖書館進行招標(biāo)采購選擇提供了條件。
1.2國家招標(biāo)法的制定和實施給高校圖書館中文圖書采購招標(biāo)提供了法律依據(jù)
?中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法?和?中華人民共和國政府采購法?的制定與實施,為高校書館中文圖書采購招標(biāo)工作提供了操作程序以及法律保障,對發(fā)行商及高校圖書館本身提供法律保護。在法律標(biāo)準(zhǔn)下,在當(dāng)事各方的有效監(jiān)督下,高校圖書采購工作得以公開、公平和公正地開展。
1.3通訊業(yè)和運輸業(yè)迅速開展,有力支持高校圖書館進行中文圖書采購招標(biāo)工作
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的飛速開展,計算機網(wǎng)絡(luò)在高校圖書館和圖書發(fā)行業(yè)廣泛應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)費用的大幅下降,使得高校圖書館與圖書供給商之間可以借助網(wǎng)絡(luò)進行遠程數(shù)據(jù)傳輸和業(yè)務(wù)洽談。同時,我國貨物運輸市場迅速開展與繁榮的現(xiàn)狀使得圖書運輸速度顯著提高。兩個產(chǎn)業(yè)的開展,使高校圖書館在進行中文圖書采購招標(biāo)工作時可以不受地區(qū)范圍的限制,擴大選擇范圍。
2高校圖書館中文圖書實行招標(biāo)采購的意義
2.1招標(biāo)采購有利于高校圖書館與資信優(yōu)良的圖書供給商之間進行有效互動
圖書館特別是高校圖書館普遍采用了圖書館計算機集成管理系統(tǒng),先進的管理系統(tǒng)需要相應(yīng)的工作模式、技術(shù)要求。通過招標(biāo)采購,高校圖書館不但可以有效地保證中文圖書的采購質(zhì)量,而且可以獲得相應(yīng)的技術(shù)支持。比方說,中文圖書采購的電子征訂目錄必須能夠轉(zhuǎn)入圖書館采購系統(tǒng),書商必須提供能被轉(zhuǎn)入的DBF、MARC、TXT、ISO等格式的數(shù)據(jù),從而促使圖書供給商提供更多針對高校圖書館的效勞。
2.2招標(biāo)采購有利于發(fā)揮有限資金的使用效益,并防止可能產(chǎn)生的腐敗現(xiàn)象
一方面,高校擴招帶來的在校生數(shù)量激增和圖書價格的不斷上漲,使得高校圖書館中文圖書的購置經(jīng)費相對緊張。通過招標(biāo),可以獲得較合理的優(yōu)惠,實際上降低了文獻的購價,使有限的資金購得更多的圖書,充分發(fā)揮有限資金的使用效益。另一方面,由于圖書發(fā)行業(yè)內(nèi)競爭日趨劇烈,許多不法商人采用非法手段推銷圖書,致使圖書館工作人員中少數(shù)意志薄弱者放棄了專業(yè)操守、吃回扣等。實行招標(biāo)采購,可以增強采購工作的透明度,標(biāo)準(zhǔn)市場競爭行為,防止“暗箱操作〞,從源頭上防止采購中腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。
2.3降低圖書采購本錢,提高效率
圖書實行公開招標(biāo)采購,引入了市場競爭機制,市場上的各類圖書發(fā)行商,為了爭取圖書館這類大客戶,會在文獻價格方面讓步,并在效勞方面盡量滿足圖書館的要求。圖書館可以用較少的資金購得更多的圖書,也有利于圖書館的業(yè)務(wù)外包。例如,在標(biāo)書中可明確要求中標(biāo)單位提供CNMARC數(shù)據(jù)、蓋館藏章、粘書標(biāo)、貼防盜磁條等效勞,這對于即將進行評估或升級的高校圖書館來說,無疑是一種行之有效的方法。通過招標(biāo),圖書館業(yè)務(wù)外包,對圖書館來說,既不用為這種一次性工作專門引進人才,造成人力資源的浪費,又可以在較短時間內(nèi)完成較大的工作量,一舉兩得。
3高校圖書館中文采購招標(biāo)工作的步驟
根據(jù)招投標(biāo)法的規(guī)定,高校圖書館中文圖書采購招標(biāo)工作應(yīng)依法按操作步驟進行。招投標(biāo)的步驟一般為招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)等。
3.1招標(biāo)
中文圖書實行采購招標(biāo),與一般設(shè)備物資的采購招標(biāo)相比,有其特殊性。首先,圖書采購具有采購品種多而單個品種數(shù)量少的特點;其次,圖書采購任務(wù)不能一次完成,而是持續(xù)的、分批次進行。顯然,它與設(shè)備和大宗物資采購的單一性、大批量性以及有具體交貨期不同,其特殊性要求圖書館必須高度參與招標(biāo)工作。華中師范大學(xué)從有進行圖書招標(biāo)的意向開始,校領(lǐng)導(dǎo)就給予了圖書館最充分的信任和最大的自主權(quán),支持圖書館有序地開展招標(biāo)工作:首先,建立相應(yīng)的組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu),下設(shè)工作小組與評標(biāo)小組具體負責(zé)招標(biāo)與評標(biāo)的相應(yīng)工作;其次,為了制定出科學(xué)合理的招標(biāo)方案,進行了充分調(diào)研。我校招標(biāo)工作小組分別走訪或咨詢了武漢、浙江、廣州等地圖書招標(biāo)比擬成功的高校,在學(xué)習(xí)他們好的經(jīng)驗的同時,針對他們招標(biāo)采購中出現(xiàn)的問題進行了細致的分析研究,從而擬定了一個較為標(biāo)準(zhǔn)合理的符合我校特色的招標(biāo)方案;再次,我校根據(jù)國家及地方有關(guān)招標(biāo)法規(guī)并結(jié)合圖書招標(biāo)工程特點及要求編寫了招標(biāo)文件。
3.2投標(biāo)
投標(biāo)是投標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)書參與競標(biāo)的行為。投標(biāo)人應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件編制投標(biāo)書。投標(biāo)書是投標(biāo)人競標(biāo)的核心文件,其中投標(biāo)報價是關(guān)鍵內(nèi)容,投標(biāo)人應(yīng)認(rèn)真如實地填寫。
3.3開標(biāo)
開標(biāo)在投標(biāo)人按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間、地點和方式交送競標(biāo)文件后公開進行。所有投標(biāo)人及被邀參加的監(jiān)督部門都是開標(biāo)活動的參加者。開標(biāo)時將對投標(biāo)文件進行形式審查,對符合法定要求的,應(yīng)當(dāng)眾拆封、驗證投標(biāo)資格,并宣布投標(biāo)入名稱、投標(biāo)價格及其它主要內(nèi)容。開標(biāo)后應(yīng)立即組織評標(biāo),以保證公正和提高效率。
3.4評標(biāo)與定標(biāo)
評標(biāo)應(yīng)由依法組建的評標(biāo)委員會負責(zé),根據(jù)規(guī)定需要回避的人員不應(yīng)擔(dān)任評委。為保持圖書評標(biāo)的客觀性和結(jié)果的可參照性,可為評標(biāo)設(shè)計評分表,對主要指標(biāo)進行分值量化,經(jīng)專家討論確認(rèn)后執(zhí)行。
3.4.1資金方面要求
資金缺乏是圖書館界共同存在的現(xiàn)實問題。特別是在現(xiàn)階段,各高校圖書館為了到達教育部的藏書標(biāo)準(zhǔn)要求,需要大量采購圖書,資金的困難尤其突出。因此,在進行圖書采購招標(biāo)時,各館都會根據(jù)自身資金的情況,對書商提出適當(dāng)?shù)囊?,在付款方式和折扣上爭取更多的?yōu)惠。
(1)圖書折扣
圖書折扣在招標(biāo)工程中是最重要的內(nèi)容。高校圖書采購招標(biāo)工作,圖書館和校方的出發(fā)點和角度不同,對價格要素的要求也有區(qū)別。校方重視優(yōu)惠率,圖書館重視質(zhì)量和效勞。圖書折扣這一評分工程應(yīng)在充分調(diào)研市場行情的根底上,綜合考慮學(xué)校和圖書館的雙方需求,取一個適宜的折扣起點和權(quán)重,給予較多的分值,爭取最大的優(yōu)惠。
(2)付款方式
付款方式是圖書采購招標(biāo)時根據(jù)圖書館資金的現(xiàn)狀和能力,向書商說明自己方案付款或分期付款的時間、金額等。各館可以根據(jù)自己的資金實力提出付款條件并在合同中有所約定。書商在投標(biāo)時會根據(jù)自身的經(jīng)濟實力和圖書館提出的付款方式來確定投標(biāo)的價格和效勞內(nèi)容。
3.4.2效勞承諾
隨著信息資源生產(chǎn)與利用模式的演化,圖書出版發(fā)行、銷售和組織管理與利用出現(xiàn)了社會化再分工。圖書供給商的效勞承諾日益全面具體。而圖書館利用社會的再分工,把一些根本業(yè)務(wù)(如編目、加工)實行外包后,可以將圖書館人力資源重新優(yōu)化配置,提高了工作效率。全面具體的效勞承諾和售后效勞是書商在劇烈的市場競爭中獲勝的必備條件,也是圖書館提高工作效率的根底。
(1)圖書訂購
目前有實力的書商均提供網(wǎng)上訂購系統(tǒng),功能包括多途徑書目檢索、輔助選書、在線訂購、在線輸出MARC記錄,并且每年提供15萬條采訪數(shù)據(jù);圖書現(xiàn)采時,提供人員、采集器等設(shè)備效勞。因此,圖書招標(biāo)時應(yīng)該將這些內(nèi)容作為招標(biāo)工程明確提出,要求具備這種能力的書商作為中標(biāo)條件之一,從而保證圖書館訂購工作順利開展。
(2)到書率和到書時間
到書率是圖書館采訪工作重要的指標(biāo),它一方面表達了書商的誠信和實力,另一方面也表達了圖書館的采訪工作水平。由于圖書銷售商實力不同,受其實力的限制和資金運作等因素的影響,書商與出版社的信譽不盡相同。有實力的書商信譽較好,到書快、比率高;相反,實力一般或較弱的書商到書慢、比率低,信譽差,使圖書館的采訪和利用率受到嚴(yán)重影響。所以,在招標(biāo)工程中規(guī)定到書率的指標(biāo),對圖書到書率提出明確要求,既保證了圖書的質(zhì)量,又不會影響圖書館的工作效率。為了保證圖書采購工作按時完成,圖書的到書時間也是不容無視的一個內(nèi)容,圖書館可結(jié)合本館的采購方案和任務(wù),對到書時間提出具體要求。
(3)免費加工
在市場日益劇烈的競爭中,圖書供給商的效勞工作越做越好,免費提供粘磁條、蓋館藏章、貼條碼、貼書標(biāo)等圖書加工已是普遍現(xiàn)象,并且所使用材料的質(zhì)量也越來越好,圖書館完全可以把圖書加工交由書商去做,并對加工使用的材料提出具體要求,保證加工質(zhì)量。如書標(biāo)的款式、粘貼的位置、磁條的要求和條形碼的設(shè)計均可以具體要求書商怎樣去做(比方目前我館要求合作的書商都統(tǒng)一將磁條更換為科晶平安復(fù)合性磁條)。由此節(jié)約本錢、解放人力、提高工作效率。
(4)CNMARC編目數(shù)據(jù)
目前,大多數(shù)書商能提供標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC編目數(shù)據(jù),盡管其數(shù)據(jù)質(zhì)量離圖書館的要求存在一些距離,但是書商可以努力根據(jù)每個圖書館的具體要求,提供全部、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)的CNMARC編目數(shù)據(jù)。
本館經(jīng)過幾年的采編業(yè)務(wù)外包經(jīng)驗得出,圖書館與書商經(jīng)過短期的磨合后,如事先將使用的圖書集成管理系統(tǒng)、學(xué)校的學(xué)科和專業(yè)設(shè)置等信息傳遞給書商,書商所提供的編目數(shù)據(jù)均能符合各館的要求,由此可以緩解編目工作的壓力,解放人力資源。由于書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量是圖書館提供資源共享的根底,圖書館對CNMARC編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的要求須明確具體,并在招標(biāo)時作為重要的工程內(nèi)容給予較多的權(quán)重或分值,以保證有實力的書商中標(biāo)。
(5)無條件退貨
文獻資源是圖書館效勞的根底,質(zhì)量是效勞的保證。圖書館作為招標(biāo)人非常重視圖書的質(zhì)量,怎樣把握圖書質(zhì)量是設(shè)計招標(biāo)評分工程時不容無視的問題。對圖書包括附盤所應(yīng)具備的要素,如正版、最新、完好、內(nèi)容健康、印裝質(zhì)量等應(yīng)有明確要求。另外,圖書館流通部門中的圖書經(jīng)過一段時間外借后容易發(fā)生破損、遺失現(xiàn)象,需向書商說明補貨事宜。
3.4.3對書商的要求
(1)資信要求
書商的資質(zhì)和誠信狀況是能否履行合同的前提。一般有實力的書商能夠較好地履行合同,可以形成長期的合作伙伴關(guān)系,而一些假、大、空的書商虛夸實力,既沒有誠信也不能履行合同,由于它們拖欠出版社的書款,出版社對這樣的書商的貨源組織有顧慮,不發(fā)貨,造成圖書的到書率和速到率較低,也提供不了編目數(shù)據(jù),只能是圖書館自己下載數(shù)據(jù),書商付下載費用,使圖書館工作受到影響,假設(shè)與這種書商合作,就會給圖書館帶來很多煩惱。因此,對書商資質(zhì)和誠信的要求是招標(biāo)要項中不可缺少的內(nèi)容。
(2)協(xié)作承諾
書商的合作態(tài)度、效勞效率尤為重要,雙方合作的工程內(nèi)容越是具體,需要磨合的工作也就越多,面對存在的問題,需要書商有良好的效勞態(tài)度,講究誠信。因此,協(xié)作方式也需給予一定的分值去約束書商履行合約。要求書商履行合同,售后效勞細致到位,能夠積極配合圖書館協(xié)調(diào)處理合作中產(chǎn)生的矛盾,也是對書商管理水平的考驗。
(3)其它優(yōu)惠
書商為了中標(biāo),會根據(jù)自己的實力和圖書館的現(xiàn)狀提出招標(biāo)要項以外的優(yōu)惠,如定期發(fā)送紙本新書目錄、贈書、會員待遇、贊助等,這些優(yōu)惠也應(yīng)給予加分,以表達招標(biāo)采購的公正和公平。
3.5后續(xù)工作
依據(jù)評分綜合結(jié)果公布中標(biāo)者后,再依程序簽訂購書合同后,招投標(biāo)工作就完成了,但采購工作才剛剛開始。很顯然,招投標(biāo)工作的公開、
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