電子章使用管理制度總則目的為規(guī)范公司電子章的使用，確保電子章使用的安全性、合法性和有效性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在處理公司業(yè)務(wù)過程中涉及電子章使用的相關(guān)事宜。定義1.電子章：指公司依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過特定的電子簽名技術(shù)制作的，以電子形式存在的印章，與公司實體印章具有同等法律效力。2.電子章使用場景：包括但不限于合同簽訂、文件審批、報表蓋章、對外函件等需要加蓋公司印章的業(yè)務(wù)場景。電子章的管理職責(zé)公司管理層職責(zé)1.負責(zé)審批電子章使用的重大事項，如涉及重大合同、重要文件等的電子章使用申請。2.監(jiān)督電子章使用管理制度的執(zhí)行情況，確保制度的有效實施。人事部門職責(zé)1.負責(zé)電子章使用權(quán)限的設(shè)置與管理，包括員工電子章使用權(quán)限的開通、變更和注銷。2.定期對電子章使用情況進行統(tǒng)計和分析，向公司管理層匯報相關(guān)情況。3.協(xié)助處理電子章使用過程中的違規(guī)行為，按照公司規(guī)定進行相應(yīng)的處罰。信息部門職責(zé)1.負責(zé)電子章系統(tǒng)的技術(shù)維護和安全保障，確保電子章系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.對電子章使用過程中的技術(shù)問題進行及時處理和解決，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。3.配合人事部門做好電子章使用權(quán)限的技術(shù)設(shè)置和管理工作。使用部門及員工職責(zé)1.使用部門負責(zé)本部門電子章使用申請的初審，確保申請事項真實、合規(guī)，并對申請事項的真實性負責(zé)。2.員工在獲得電子章使用權(quán)限后，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定使用電子章，不得違規(guī)操作。3.員工對自己電子章賬號的安全負責(zé)，妥善保管賬號密碼，不得泄露給他人。電子章的申請與審批申請流程1.使用部門或員工如需使用電子章，應(yīng)填寫《電子章使用申請表》，詳細說明使用事項、使用文件名稱、使用時間、使用范圍等信息。2.將填寫完整的申請表提交至本部門負責(zé)人進行初審，部門負責(zé)人應(yīng)認真審核申請事項的真實性、必要性和合規(guī)性，簽署初審意見后提交至人事部門。3.人事部門對申請表進行審核，重點審核申請權(quán)限是否符合規(guī)定、申請事項是否與員工工作職責(zé)相符等，審核通過后提交至公司管理層審批。4.公司管理層根據(jù)申請事項的重要程度和風(fēng)險程度進行審批，審批通過后由人事部門通知信息部門開通電子章使用權(quán)限。審批權(quán)限1.一般事項的電子章使用申請，由部門負責(zé)人初審，人事部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要事項的電子章使用申請，如涉及重大合同、重要文件等，由部門負責(zé)人初審，人事部門審核，公司總經(jīng)理審批。3.緊急事項的電子章使用申請，可先通過電話或其他方式向公司管理層匯報，經(jīng)同意后先行使用電子章，但事后應(yīng)及時補辦申請審批手續(xù)。電子章的使用規(guī)范使用原則1.電子章的使用必須嚴(yán)格遵循法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保使用行為合法、合規(guī)、有效。2.電子章只能用于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)和經(jīng)公司授權(quán)的對外業(yè)務(wù)，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。3.電子章的使用應(yīng)確保電子文檔的完整性和真實性，不得對電子文檔進行篡改或偽造。使用流程1.員工在獲得電子章使用權(quán)限后，登錄電子章系統(tǒng)，選擇需要加蓋電子章的文檔。2.按照系統(tǒng)提示進行電子章的加蓋操作，確保電子章的位置準(zhǔn)確、清晰，與紙質(zhì)印章加蓋位置一致。3.加蓋電子章后的電子文檔應(yīng)進行保存，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。使用記錄1.電子章系統(tǒng)應(yīng)自動記錄每一次電子章的使用情況，包括使用時間、使用人員、使用文件名稱、使用事項等信息。2.人事部門應(yīng)定期對電子章使用記錄進行檢查和統(tǒng)計，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。電子章的安全管理賬號安全1.員工應(yīng)妥善保管自己的電子章賬號密碼，不得將賬號密碼告知他人。2.如發(fā)現(xiàn)賬號密碼泄露或存在被盜用風(fēng)險，應(yīng)立即向人事部門報告，并及時修改密碼。系統(tǒng)安全1.信息部門應(yīng)采取必要的安全技術(shù)措施，保障電子章系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止電子章數(shù)據(jù)被篡改、泄露或丟失。2.定期對電子章系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.建立電子章系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份機制，定期對電子章使用記錄等重要數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。網(wǎng)絡(luò)安全1.在使用電子章過程中，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用電子章。2.禁止在連接公共網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備上使用電子章系統(tǒng)，如需使用，應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或VPN等安全通道進行連接。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.人事部門應(yīng)定期對電子章使用情況進行檢查，重點檢查電子章使用申請審批流程是否規(guī)范、使用記錄是否完整、使用行為是否合規(guī)等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門和人員進行整改，并跟蹤整改情況。外部審計1.公司應(yīng)定期接受外部審計機構(gòu)的審計，審計內(nèi)容包括電子章使用管理制度的執(zhí)行情況、電子章系統(tǒng)的安全性等。2.根據(jù)審計意見，及時完善電子章使用管理制度和相關(guān)技術(shù)措施，確保電子章使用的合規(guī)性和安全性。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用電子章的。2.超越審批權(quán)限使用電子章的。3.使用電子章進行違法違規(guī)或損害公司利益行為的。4.故意泄露電子章賬號密碼或協(xié)助他人違規(guī)使用電子章的。5.對電子章系統(tǒng)進行惡意攻擊、篡改或破壞的。處理措施1.對于首次發(fā)生違規(guī)行為的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次發(fā)生違規(guī)行為或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的員工，除給予警告處分外，還將視情節(jié)輕重給予罰款、降職、撤職等處分，直至解除勞動合同。3.因違規(guī)使用電子章給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.構(gòu)