藥品廠物資管理制度一、總則1.目的為加強藥品廠物資管理，規(guī)范物資采購、驗收、儲存、發(fā)放、使用及報廢等環(huán)節(jié)的工作流程，確保物資的合理使用和有效管理，保障藥品生產(chǎn)的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于藥品廠內(nèi)所有物資的管理，包括但不限于原材料、包裝材料、輔料、低值易耗品、設備及備件等。3.職責分工采購部門：負責物資的采購計劃制定、供應商選擇與管理、采購合同簽訂及執(zhí)行等工作。質(zhì)量部門：負責物資的質(zhì)量檢驗與驗收工作，確保所采購物資符合藥品生產(chǎn)質(zhì)量標準。倉儲部門：負責物資的入庫、儲存、保管、發(fā)放及庫存盤點等工作。使用部門：負責提出物資需求計劃，合理使用物資，并配合做好物資的驗收、盤點等工作。財務部門：負責物資采購資金的審核、支付及成本核算等工作。二、物資采購管理1.采購計劃制定使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況及設備運行狀況等，定期（每月/每季度）編制物資需求計劃，詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計到貨時間等信息，并提交至采購部門。采購部門結(jié)合使用部門的需求計劃，考慮物資的市場供應情況、價格波動趨勢以及庫存水平等因素，制定年度、季度及月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容，并經(jīng)相關部門負責人審核后報主管領導批準。2.供應商選擇與管理采購部門應建立供應商評估與選擇機制，對潛在供應商進行調(diào)查、評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。對于關鍵物資的供應商，應實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營狀況，并要求提供相關資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證證書等。只有通過評估合格的供應商才能列入合格供應商名錄。采購部門應定期對供應商進行考核評價，考核指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、價格合理性、售后服務質(zhì)量等。根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商及時進行淘汰或整改。3.采購合同簽訂采購部門在選定供應商后，應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款，確保雙方的權利和義務清晰明確。采購合同簽訂前，應提交至法務部門進行審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風險。審核通過后的采購合同方可正式簽訂，并加蓋公司公章。4.采購執(zhí)行與跟蹤采購部門應按照采購合同的約定，及時向供應商下達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。在采購過程中，如遇到供應商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題或其他異常情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的解決措施，并將情況及時反饋給相關部門。采購部門應定期對采購工作進行總結(jié)分析，評估采購任務的完成情況、采購成本控制情況以及供應商合作情況等，不斷改進采購工作流程和方法，提高采購效率和質(zhì)量。三、物資驗收管理1.驗收準備質(zhì)量部門應根據(jù)物資的特性和質(zhì)量標準，制定相應的驗收方案，明確驗收的方法、步驟、標準以及驗收人員的職責分工等內(nèi)容。倉儲部門應提前做好驗收場地、設備及工具等方面的準備工作，確保驗收工作能夠順利進行。驗收人員應熟悉物資的質(zhì)量標準和驗收要求，在驗收前對相關資料進行認真查閱，如采購合同、質(zhì)量證明文件、檢驗報告等，為驗收工作做好充分準備。2.到貨驗收物資到貨后，倉儲部門應及時通知質(zhì)量部門進行驗收。質(zhì)量部門按照驗收方案的要求，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進行初步檢查，并核對物資的質(zhì)量證明文件是否齊全、有效。對于需要進行檢驗檢測的物資，質(zhì)量部門應按照規(guī)定的檢驗方法和標準進行抽樣檢驗，確保物資的質(zhì)量符合藥品生產(chǎn)要求。檢驗檢測結(jié)果應記錄在案，并出具檢驗報告。在驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格型號不符等問題，驗收人員應及時填寫《物資驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并通知采購部門與供應商協(xié)商解決。3.驗收結(jié)果處理對于驗收合格的物資，質(zhì)量部門應在物資上加蓋“合格”標識，并出具《物資驗收合格報告》。倉儲部門憑《物資驗收合格報告》辦理入庫手續(xù)，將物資存放至指定的倉庫區(qū)域。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。如因特殊情況需要讓步接收不合格物資，必須經(jīng)相關部門負責人審批同意，并在后續(xù)生產(chǎn)過程中加強對該物資的質(zhì)量監(jiān)控。四、物資儲存管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉儲部門應根據(jù)物資的類別、特性、用途等因素，對倉庫進行合理規(guī)劃和布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、包裝材料區(qū)、輔料區(qū)、成品區(qū)、不合格品區(qū)等，并設置明顯的標識牌。倉庫內(nèi)應保持整潔、通風良好、溫度和濕度適宜，滿足物資儲存的要求。同時，應配備必要的消防、安全設施和設備，確保倉庫的安全。2.物資入庫物資到貨后，倉儲部門驗收人員應按照驗收要求進行驗收。驗收合格的物資，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫入庫單、登記物資臺賬等，確保物資信息準確無誤。物資入庫時，應按照倉庫規(guī)劃的存儲區(qū)域進行存放，并遵循先進先出、分類存放的原則。對于有特殊儲存要求的物資，如易燃易爆物品、易制毒化學品等，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.物資保管倉儲部門應建立物資保管制度，明確物資保管人員的職責和工作要求。保管人員應定期對物資進行檢查和盤點，確保物資的數(shù)量準確、質(zhì)量完好、存儲安全。對于易受潮、易變質(zhì)、易揮發(fā)等物資，應采取相應的防潮、防蟲、防霉、防火、防盜等措施，保證物資的質(zhì)量不受影響。同時，應定期對倉庫進行清潔和消毒，保持倉庫環(huán)境整潔衛(wèi)生。物資保管過程中，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)等情況，保管人員應及時填寫《物資損壞/變質(zhì)報告》，通知相關部門進行處理。4.庫存盤點倉儲部門應定期（每月/每季度）對物資進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點工作應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、時間安排以及人員分工等內(nèi)容。盤點過程中，盤點人員應認真核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，并與物資臺賬、庫存系統(tǒng)記錄進行逐一核對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異報告》。對于庫存盤點差異，倉儲部門應組織相關人員進行分析和調(diào)查，查明原因后采取相應的調(diào)整措施。如因人為因素導致的差異，應追究相關人員的責任；如因系統(tǒng)故障、記錄錯誤等原因?qū)е碌牟町?，應及時進行數(shù)據(jù)修正和系統(tǒng)維護。五、物資發(fā)放管理1.發(fā)放原則物資發(fā)放應遵循“先進先出、按需發(fā)放”的原則，確保物資的合理使用和庫存的動態(tài)平衡。使用部門應根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際需求，填寫物資領用申請表，詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審批后提交至倉儲部門。2.發(fā)放流程倉儲部門收到物資領用申請表后，應核對申請表的內(nèi)容是否完整、準確，審批手續(xù)是否齊全。如申請表符合要求，倉儲部門應按照申請表的要求進行物資發(fā)放。物資發(fā)放時，倉庫保管人員應根據(jù)物資臺賬記錄，對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等進行再次核對，并在物資領用申請表上簽字確認。同時，應辦理物資出庫手續(xù)，填寫出庫單，登記物資臺賬，確保物資發(fā)放信息準確無誤。對于貴重物資、易燃易爆物品、易制毒化學品等特殊物資的發(fā)放，應嚴格按照相關規(guī)定進行審批和發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領用部門、領用人、發(fā)放時間等信息，以便追溯和查詢。3.發(fā)放監(jiān)督與控制財務部門應定期對物資發(fā)放情況進行檢查和分析，核對物資領用申請表與出庫單、物資臺賬等記錄是否一致，確保物資發(fā)放的合理性和合規(guī)性。審計部門應不定期對物資發(fā)放管理進行審計監(jiān)督，檢查物資發(fā)放流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、發(fā)放記錄是否完整等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。六、物資使用管理1.使用計劃與審批使用部門應根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際需求，制定物資使用計劃，并提交至相關部門審批。物資使用計劃應明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時間、使用用途等內(nèi)容，確保物資的使用合理、有效。物資使用計劃審批通過后，使用部門應嚴格按照計劃組織物資的使用，不得擅自更改計劃內(nèi)容。如因特殊情況需要調(diào)整物資使用計劃，必須重新提交審批申請，并說明調(diào)整原因和調(diào)整后的計劃安排。2.使用培訓與指導對于新采購的物資或使用方法較為復雜的物資，采購部門或相關技術部門應組織使用部門人員進行培訓，使其熟悉物資的性能、特點、使用方法和注意事項等內(nèi)容。在物資使用過程中，相關技術人員應定期到使用部門進行指導和檢查，及時解決使用過程中出現(xiàn)的問題，確保物資的正確使用和生產(chǎn)的順利進行。3.使用記錄與統(tǒng)計使用部門應建立物資使用記錄臺賬，詳細記錄物資的使用情況，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時間、使用用途、使用人等信息。物資使用記錄應及時、準確、完整，以便于追溯和統(tǒng)計分析。倉儲部門應定期對物資使用記錄進行收集和整理，并與物資出庫記錄進行核對，確保物資使用情況與出庫情況一致。同時，應根據(jù)物資使用記錄進行統(tǒng)計分析，為物資采購計劃的制定和庫存管理提供數(shù)據(jù)支持。七、物資報廢管理1.報廢申請物資因損壞、變質(zhì)、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應填寫《物資報廢申請表》，詳細說明物資報廢的原因、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時間等信息，并提交至相關部門審批?！段镔Y報廢申請表》應經(jīng)使用部門負責人、質(zhì)量部門、財務部門、主管領導等相關人員審批同意。審批通過后的《物資報廢申請表》作為物資報廢處理的依據(jù)。2.報廢鑒定與審核質(zhì)量部門應組織相關人員對申請報廢的物資進行鑒定，確認物資是否確實無法繼續(xù)使用，并出具鑒定意見。鑒定意見應明確物資報廢的原因、質(zhì)量狀況等內(nèi)容。財務部門應根據(jù)質(zhì)量部門的鑒定意見和物資賬面價值，對物資報廢申請進行審核，確定報廢物資的損失金額，并辦理相關財務手續(xù)。3.報廢處理經(jīng)審批同意報廢的物資，倉儲部門應按照規(guī)定的程序進行處理。對于有回收價值的報廢物資，應進行回收處理，回收所得款項應及時上繳財務部門；對于無回收價值的報廢物資，應按照環(huán)保要求進行妥善處置，如報廢銷毀、委托有資質(zhì)的單位進行處理等，并做好相關記錄。物資報廢處理過程中