進口部日常管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范進口部日常工作流程，提高工作效率，確保進口業(yè)務的順利開展，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司進口部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策，確保進口業(yè)務合法合規(guī)。2.準確性原則：工作中要保證信息準確、數據精確，避免因失誤給公司帶來損失。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時處理各項進口業(yè)務。4.協作性原則：各崗位之間要密切協作，形成良好的工作團隊，共同完成進口任務。二、部門組織架構及崗位職責（一）部門組織架構進口部設部門經理一名，下設采購組、物流組、報關報檢組、單證組。（二）崗位職責1.部門經理全面負責進口部的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協調與公司其他部門及外部合作伙伴的關系，確保進口業(yè)務順利進行。審核進口業(yè)務相關文件和合同，把控業(yè)務風險。負責部門人員的績效考核和培訓發(fā)展。2.采購組尋找、篩選優(yōu)質的國外供應商，建立供應商數據庫。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購成本合理、交貨期準確。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題。3.物流組選擇合適的物流運輸方式，安排貨物運輸，確保貨物安全、及時到達。協調物流過程中的各項事宜，如訂艙、報關、報檢等。跟蹤貨物運輸狀態(tài)，及時向相關部門和人員反饋信息。4.報關報檢組負責辦理進出口貨物的報關、報檢手續(xù)，確保手續(xù)齊全、合規(guī)。收集、整理報關報檢所需資料，與海關、檢驗檢疫機構保持良好溝通。及時了解報關報檢政策法規(guī)變化，調整工作流程。5.單證組制作、審核進口業(yè)務相關單證，如發(fā)票、提單、裝箱單等，確保單證準確無誤。負責單證的歸檔和管理，方便查詢和追溯。協助其他組處理單證相關問題。三、工作流程（一）業(yè)務洽談1.市場調研：采購組根據公司業(yè)務需求，開展市場調研，了解國外相關產品的市場情況、價格水平、供應商信息等。2.供應商開發(fā)：通過多種渠道尋找潛在供應商，如行業(yè)展會、網絡平臺、客戶推薦等。對新供應商進行資質審核，包括公司信譽、生產能力、產品質量等方面。3.商務談判：采購組與選定的供應商進行商務談判，明確采購產品的規(guī)格、數量、價格、交貨期、付款方式等條款。談判過程中要充分考慮公司利益，爭取有利條件。4.合同簽訂：談判達成一致后，由采購組起草采購合同，提交部門經理審核。審核通過后，按照公司合同簽訂流程，與供應商簽訂正式合同。（二）訂單執(zhí)行1.采購訂單下達：采購組根據合同要求，及時向供應商下達采購訂單，明確訂單細節(jié)和交貨要求。2.生產跟蹤：對于需要生產的產品，采購組要定期與供應商溝通，了解生產進度，確保按時完成生產任務。3.貨物出運：物流組根據采購訂單和貨物情況，選擇合適的物流運輸方式，安排訂艙、裝箱、報關、報檢等手續(xù)。在貨物出運前，要對貨物進行檢驗，確保貨物符合合同要求。4.運輸跟蹤：物流組要實時跟蹤貨物運輸狀態(tài)，及時向相關部門和人員反饋信息。如遇到運輸延誤、貨物損壞等問題，要及時協調解決。（三）報關報檢1.資料準備：報關報檢組根據貨物情況和海關、檢驗檢疫機構要求，準備報關報檢所需資料，如合同、發(fā)票、提單、裝箱單、原產地證書等。2.申報：報關報檢組在規(guī)定時間內，向海關、檢驗檢疫機構提交報關報檢申請，并配合相關部門進行查驗、抽檢等工作。3.稅費繳納：根據海關核定的稅費金額，及時繳納進口關稅、增值稅等稅費。4.放行：報關報檢手續(xù)完成且稅費繳納后，貨物予以放行。報關報檢組要及時領取報關單、檢驗檢疫證書等相關文件。（四）單證處理1.單證制作：單證組根據業(yè)務實際情況，制作進口業(yè)務相關單證，如發(fā)票、提單、裝箱單等。單證內容要準確、完整，符合相關標準和要求。2.單證審核：單證制作完成后，由單證組組長進行初審，確保單證無誤。然后提交部門經理進行終審，審核通過后加蓋公司印章。3.單證交付：單證組將審核后的單證及時交付給客戶或相關部門，如銀行、貨代等。同時，要做好單證的歸檔和管理工作，以便日后查詢和追溯。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.進口部文件分為內部文件和外部文件。內部文件包括部門工作計劃、工作總結、會議紀要、業(yè)務報告等；外部文件包括采購合同、報關單、提單、發(fā)票等。2.文件的起草、審核、批準、發(fā)布、修訂等按照公司文件管理制度執(zhí)行。文件起草人要確保文件內容準確、規(guī)范，審核人要認真把關，批準人要嚴格審批。3.文件發(fā)布后，要及時傳達給相關人員，并確保文件的有效執(zhí)行。對于需要修訂的文件，要按照規(guī)定的流程進行修訂和更新。（二）檔案管理1.進口部檔案包括業(yè)務檔案和人事檔案。業(yè)務檔案主要包括采購合同、報關報檢資料、物流單據、單證等；人事檔案包括員工簡歷、績效考核記錄、培訓記錄等。2.檔案管理人員要負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。檔案要分類存放，便于查找和管理。3.借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，經部門經理批準后，方可借閱。借閱人要妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、丟失。歸還檔案時，要進行核對，確保檔案完整無損。五、會議管理（一）部門例會1.每周定期召開部門例會，由部門經理主持。會議時間、地點提前通知部門全體員工。2.會議內容主要包括上周工作總結、本周工作計劃安排、業(yè)務進展情況匯報、問題討論及解決等。3.參會人員要認真準備會議資料，積極發(fā)言，匯報工作情況，提出問題和建議。會議要形成紀要，明確工作任務和責任人，會后跟蹤落實。（二）專題會議1.根據業(yè)務需要，不定期召開專題會議，如采購談判會議、物流協調會議、報關報檢問題研討會等。2.專題會議由相關負責人召集和主持，參會人員根據會議主題確定。會議要圍繞特定問題進行深入討論，制定解決方案和措施。3.專題會議也要形成會議紀要，確保會議決策得到有效執(zhí)行。六、出差管理（一）出差申請員工因工作需要出差，要提前填寫出差申請表，注明出差時間、地點、事由、預計費用等信息，提交部門經理審批。部門經理根據工作實際情況進行審批，審批通過后交行政部門備案。（二）出差安排行政部門根據出差申請表，協助員工預訂機票、酒店等。員工要按照公司規(guī)定的標準選擇合適的交通工具和住宿酒店，不得超標。（三）出差報銷員工出差結束后，要在規(guī)定時間內填寫出差報銷單，附上相關發(fā)票、車票等憑證，按照公司報銷流程進行報銷。報銷金額要與出差申請表一致，如有特殊情況需要調整，要提前說明并經審批。七、保密管理（一）保密范圍1.公司進口業(yè)務涉及的商業(yè)秘密，如采購價格、供應商信息、客戶資料、業(yè)務合同等。2.公司內部文件、資料、數據等，未經授權不得對外披露。（二）保密措施1.員工要簽訂保密協議，明確保密義務和責任。2.對涉及保密信息的文件、資料要妥善保管，設置訪問權限，防止信息泄露。3.在對外交流和業(yè)務活動中，要嚴格遵守保密規(guī)定，不得隨意透露公司機密信息。4.如發(fā)現保密信息泄露，要及時采取措施進行補救，并追究相關人員的責任。八、績效考核（一）考核指標1.工作業(yè)績：包括采購任務完成情況、物流運輸準時率、報關報檢準確率、單證處理及時率等。2.工作能力：如業(yè)務知識水平、溝通協調能力、問題解決能力等。3.工作態(tài)度：包括責任心、團隊合作精神、工作積極性等。（二）考核周期績效考核周期為月度考核與年度考核相結合。月度考核于次月上旬進行，年度考核于次年1月份進行。（三）考核方式1.月度考核：由員工本人進行工作自評，上級主管進行評價，同時參考同事評價。評價結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.年度考核：根據月度考核結果、年度工作表現等進行綜合評價。年度考核結果作為員工晉升、調薪、獎勵等的重要依據。（四）考核結果應用1.對于月度考核優(yōu)秀的員工，給予適當的獎勵，如績效獎金、榮譽證書等。2.對于年度考核優(yōu)秀的員工，在晉升、調薪等方面給予優(yōu)先考慮。3.對于考核不合格的員工，要進行績效面談，分析原因，制定改進計劃。如連續(xù)兩個考核周期不合格，公司將視情況進行崗位調整或辭退處理。九、培訓與發(fā)展（一）培訓需求分析根據公司業(yè)務發(fā)展和員工崗位需求，定期進行培訓需求分析。了解員工在業(yè)務知識、技能、管理能力等方面的不足，確定培訓內容和方式。（二）培訓計劃制定根據培訓需求分析結果，制定年度培訓計劃。培訓計劃要明確培訓目標、培訓內容、培訓時間、培訓師資等信息。培訓計劃要報部門經理審核，公司領導批準后實施。（三）培訓實施1.內部培訓：由部門內部業(yè)務骨干或邀請外部專家進行培訓。培訓方式可以采用集中授課、案例分析、小組討論等多種形式。2.外部培訓：根據業(yè)務需要，選派員工參加外部專業(yè)培訓課程、研討會、行業(yè)展會等。員工參加外部培訓要提前向部門經理申請，經批準后參加。3.培訓效果評估：培訓結束后，要對培訓效果進行評估。評估方式可以采用考試、實際操作、問卷調查、學員反饋等多種形式。根據評估結果，總結經驗教訓，不斷改進